Un circuit de validations qui me retarde dans mon travail !

J’imagine que ce que je rencontre aujourd’hui est assez courant, mais, là , j’avoue que je ne sais plus quoi faire : nous avons tellement de procédures dans notre entreprise que pour la moindre décision nous devons passer par un circuit presque sans fin de validations. Résultat, l’année est presque terminée et je suis toujours en train de courir pour les obtenir. Et après ce sera encore la course pour réaliser tout ça avant le 31/12 !

Oui, vous avez raison, c’est en effet une problématique courante que d’être bloqué par des procédures internes contraignantes, qui plus est «portées» par des personnes qui, parfois, n’accordent pas la même importance que nous à certains sujets.

Le circuit des parapheurs

Il existe un véritable circuit de parapheurs dans nos entreprises, mais parfois les «aiguilleurs de parapheurs» sont en panne et c’est là que toute la machine s’enraye! Et il est vrai que certains «patrons» ont tendance à procrastiner largement lorsqu’il s’agit d’émettre un avis, voire d’apposer une simple signature sur un document à propos duquel les discussions ont déjà eu lieu ainsi que les «accords de principe» donnés.
Il serait d’ailleurs intéressant de quantifier cette perte de temps au sein des entreprises ! Nous arriverions certainement à un chiffre qui donnerait à réfléchir à certains «décideurs»…
Comment simplifier la complexité ?

Aide à la signature !

D’abord, soyez très clair sur ce que vous attendez comme validation avec votre n+1 en détaillant clairement le sujet pour qu’il n’ait pas besoin de vous lancer la terrible phrase: «Laissez-moi le dossier, je vais y réfléchir», et si possible préparez le document à signer lors de votre réunion. Ainsi, il pourra -qui sait ?- signer sur le champ votre document.
L’autre maître mot ? SUIVI! En effet, vous connaissez parfaitement «le circuit décisionnel», alors suivez ce jeu de pistes à chaque étape, sans jamais lâcher et… en gardant le sourire !
Pensez aussi à soigner votre relationnel en interne, multipliez les occasions d’échanges avec ces acteurs, et aussi avec leurs assistants. Ainsi, lorsqu’une demande émanera de votre service elle sera considérée dans un esprit de collaboration… efficace !
Cela est valable pour évoluer dans un système existant, mais pourquoi ne pas aussi envisager de CHANGER le système ?

Keep it simple

Les procédures ne sont pas des vérités absolues et pérennes ! Si certaines ne peuvent être changées, beaucoup d’autres peuvent être aménagées pour mieux correspondre aux nouvelles donnes de votre environnement. Comment ?
Eh bien, d’abord en invitant tous les acteurs impliqués autour d’une même table pour en discuter. Ainsi, vous pourriez saisir l’opportunité d’un séminaire ou même d’une convention pour proposer de travailler sur le sujet.
Alors réfléchissez ensemble pour réduire le nombre de validations nécessaire, et, pourquoi pas, proposez que votre champ de décision soit élargi pour que vous puissiez vous-même faire avancer vos dossiers ! Mais une fois responsabilisé, n’oubliez pas  d’ouvrir aussi vos parapheurs et de les signer sans plus attendre ! n