Toujours en déplacement, je n’ai pas assez de temps pour mes clients

Je suis responsable d’une région assez vaste. Aussi, je dois «me partager» entre plusieurs pays, et donc plusieurs clients internes avec des problématiques toutes plus variées et urgentes que les autres ! Mon problème vient  de certains de mes clients internes qui ne cessent de se plaindre que je ne leur dédie pas assez de temps. Ils sont en permanence dans la critique et j’ai bien l’impression que quoi que je fasse (alors que je suis en permanence débordée) pour eux ils ne seront jamais satisfaits.
Que me conseillez-vous ?

Vous avez certainement un métier passionnant ! En effet, couvrir toute une région vous permet de découvrir des spécificités de business (et culturelles), mais aussi d’avoir une vision globale de certaines problématiques. Mais cumuler autant de responsabilités requiert une organisation en béton et une diplomatie sans faille !

Organisez-vous

Vous devez clairement avoir des journées bien remplies !
Alors, dans ce cas de figure, un maître mot : organisation ! En effet, sans une organisation sans faille, vous ne pourrez pas répondre de manière adéquate aux requêtes de vos clients internes.
Quelques idées : optez pour «un seul» support sur lequel vous noterez toutes les tâches que vous aurez à faire (plusieurs supports ne font qu’ajouter de la confusion), et priorisez par la méthode «urgent/important».
Afin d’éviter les appels et autres emails «spontanés» et nombreux, mettez en place une Visioconférence hebdomadaire qui aura pour objet de collecter les requêtes et de répondre à celles de la semaine précédente. En créant ce rendez-vous régulier vous réduirez certainement ces interruptions intempestives qui doivent vous déconcentrer en permanence !
Enfin, n’oubliez pas de communiquer sur votre scope de travail et votre mode d’organisation, car c’est en jouant la transparence la plus totale que vous lèverez les doutes sur l’équité en termes de temps dédié à chacun !

Développez leur autonomie

N’oubliez pas un point nodal de votre mission : développer l’autonomie de vos correspondants ! En effet, à force de leur «mâcher» le travail, d’être celui qui détient toutes les réponses, vous ne ferez que développer cette dépendance que vous ne cherchez certainement pas et qui est consommatrice de temps pour tous !
Alors saisissez chaque opportunité pour développer les compétences de vos interlocuteurs !
Mais avant tout, assurez-vous qu’ils connaissent et comprennent parfaitement les procédures, car dans les environnements de type multinationale les procédures sont souvent si complexes que certaines personnes baissent les bras et préfèrent «passer un coup de fil» plutôt que de vérifier par elles-mêmes.
Alors n’hésitez pas à multiplier les «refreshers» en la matière !

Spécificités culturelles

Oui, tous vos collègues travaillent au sein de la même entreprise et partagent donc (normalement) les mêmes procédures et valeurs. Mais dans les faits, nous le savons, la réalité est beaucoup plus complexe !
Spécificités culturelles : voici une donnée incontournable, et qui peut représenter un frein considérable à toute coopération ! Il serait vain (voire naïf) de croire que puisqu’il s’agit de la même région, ces spécificités sont moindres. Elles existent, et vous devez les prendre en compte. Pour cela, documentez-vous, posez des questions à quelques collègues et vous vous apercevrez que gérer cet aspect demande beaucoup de doigté et de…patience.
Car l’important dans ce cas n’est pas ce QUE nous disons mais COMMENT et QUAND nous le disons !