«On me critique parce que je veille au respect des procédures !»

Je travaille dans le service des achats d’une multinationale et à chaque fois je dois supporter les critiques parce que tout simplement je demande l’application des procédures ! Ils veulent travailler avec LEURS prestataires et bien sûr s’en rendent compte à la dernière minute et voudraient que nous «passions une commande» sans consultations préalables à 3 différents prestataires au moins. Du coup nous sommes pointés du doigt à chaque fois qu’il y a un retard. Il suffirait simplement qu’ils respectent la procédure pour que tout marche de manière fluide et après tout je ne fais que mon job ! Que me conseillez-vous ? D.O.- Casablanca

Certaines fonctions dans l’entreprise sont très souvent au centre de beaucoup d’attention et cristallisent ainsi nombre de frustrations, à juste titre ou pas ! Or, appliquer les procédures est certes très important, mais développer sa flexibilité l’est encore plus dans notre monde d’aujourd’hui qui nous demande toujours plus de réactivité, voire d’anticipation. Peut-être est-ce là une excellente opportunité de vous assoir autour d’une table avec vos principaux clients internes pour passer en revue leurs attentes, comment vous pourriez y répondre encore mieux, comment EUX pourraient aussi répondre aux vôtres et, pourquoi pas, en quoi certaines procédures pourraient être revues à la lumière de cette «vitesse» que nous devons tous augmenter pour gagner des points !

Marketez vos «non»

Savez-vous ce qui dérange le plus une personne lorsque son interlocuteur lui répond non ? D’abord le fait qu’il ne prend -le plus souvent- pas le temps de l’écouter jusqu’au bout pour émettre cette fin de non-recevoir ! Eh oui, si vous répondez non sans laisser votre client interne vous expliquer sa problématique il considérera que QUELLE QUE SOIT cette problématique votre réponse sera TOUJOURS négative. Aussi, prenez le temps d’écouter jusqu’au bout votre client interne et expliquez-lui ce qui est impossible de faire mais aussi et SURTOUT ce qui est POSSIBLE ! Vous voulez être considéré comme un véritable partenaire? Alors ne laissez pas vos clients internes repartir avec ce non sans aucune solution. Saisissez aussi l’occasion de rappeler que si ces procédures ont été mises en place c’est bien pour répondre au mieux aux attentes de chacun mais aussi pour le protéger de tout risque!

Si vous n’êtes «connu» et reconnu que par votre rigidité quant aux procédures, vous allez au fil du temps construire autour de vous des murs d’incompréhension et de rejets. Or, vous avez besoin de gagner la coopération de chacun de vos clients internes. Et pour cela vous devez apprendre à les connaître mais aussi à vous faire connaître d’eux !

Rapprochez-vous de vos clients internes

Vous n’êtes certainement pas QUE ce responsable des achats respectant à la lettre les procédures, à vous de vous dévoiler un peu pour que vos collègues puissent mieux vous connaître et donc vous comprendre. Faites-le de manière informelle, par exemple autour d’un déjeuner ou tout simplement d’une pause-café.

Le fait de tisser des liens avec eux vous permettra aussi d’être mieux informé de leurs projets et donc des différentes consultations qui devront être lancées : à temps cette fois-ci !

Le fait de développer sa flexibilité ne remet pas en question ses convictions mais permet au contraire de les transmettre avec encore plus d’efficacité. Lao Tseu l’a si joliment dit: «Rien sur cette terre n’est plus flexible et élastique que l’eau. Pourtant lorsqu’elle s’attaque à ce qui est solide et ferme, nul ne peut lui résister. C’est pourquoi le flexible l’emporte sur l’inflexible, l’élastique l’emporte sur la force».

A vous de jouer !