Les Achats nous bloquent tout le temps !

Je m’occupe du département formation d’une entreprise assez importante et à  chaque fois c’est le même problème : les Achats. Ils ne veulent rien comprendre et trouvent en permanence des procédures inutiles pour ralentir le process, voire me faire travailler avec un prestataire médiocre. Pour eux, il n’y a que le prix qui compte et rien d’autre ! Que me conseillez-vous ?

K.D. Tanger

Sachez que si le département Achats vous impose l’application de certaines procédures, c’est d’abord et avant tout pour protéger vos transactions. En effet, en suivant les étapes des achats, vous vous assurez de ne pas avoir à gérer par la suite certaines difficultés avec vos prestataires comme le retard de règlement : «Pas de bon de commande, pas de chèque».
N’interprétez pas ces procédures comme des blocages, mais plutôt un moyen de fluidifier vos relations avec les différents prestataires. D’un autre côté, tant que vous n’avez pas pris le temps nécessaire pour bien comprendre ces procédures, vous n’en retiendrez que l’aspect contraignant.
Aussi, démontrez votre intérêt en demandant «aux personnes des Achats» de vous en expliquer les mécanismes et écoutez-les pour «comprendre» et non pour «juger».
Un prix seul ne veut strictement rien dire. Un prix lié à une valeur ajoutée et à un besoin spécifique est parlant pour tout le monde. Aussi -et surtout si votre département Achat n’est pas scindé en Service/matériel-vous allez devoir faire preuve de pédagogie pour expliquer vos besoins. Et non pas vous contenter d’indiquer dans votre demande «17 groupes en formation Gestion du Temps». Développez au maximum votre CPS, détaillez…

Benchmark

Démontrez également l’impact sur l’entreprise de ne pas opter pour le bon partenaire . Vous n’avez pas les moyens d’acheter bon marché. Pourquoi ? Tout simplement, en procédant de la sorte, vous serez obligé à terme de refaire cette formation et vous retrouver avec un coût cette fois-ci vraiment très élevé ! Et c’est cela que vous devez expliquer à vos collègues en charge des Achats. La pédagogie par l’exemple étant la plus efficace, demandez-leur d’assister à certaines formations : ils feront eux-mêmes la différence.
Certes, les prestations de services sont parfois difficiles à évaluer mais tout de même certains critères nous permettent de rester dans le factuel. Alors, proposez de mener une étude sur vos différents prestataires et ainsi d’avoir une liste définie de QUI FAIT QUOI/BIEN ?
Ainsi, vous pourrez adresser vos requêtes selon vos besoins et examiner avec le département Achats la possibilité de signer des contrats à moyen terme avec certains prestataires, et ce, afin de vous éviter la fastidieuse «consultation» pour chaque demande que vous aurez à traiter.

Remerciement

Nombreux sont ceux qui disent qu’on ne les remercie jamais et pourtant…
Aussi, n’oubliez pas de passer aux Achats de temps en temps pour dire tout simplement «merci» lorsque ces équipes auront fait le maximum pour consulter, analyser, négocier et sélectionner pour vous le meilleur prestataire !