Comment est organisée la cession d’une étude notariale

Les études notariales ne sont pas des exploitations comme les autres. La fin d’activité d’un notaire (décès, retraite, démission) signifie la transmission de l’étude à un autre notaire. Or, cette cession ne s’opère pas comme un simple transfert d’un fonds de commerce. Il y a d’une part les éléments liés à l’exercice de la fonction en qualité de fonctionnaire public et, d’autre part, les éléments liés à l’exercice de la profession libérale. Sauf que ces deux éléments demeurent indissociables. Le notaire démissionnaire ne peut donc céder que le bien immeuble abritant l’étude. Les minutes et répertoires, expéditions, testaments olographes et autres dépôts de confiance d’un notaire remplacé sont remis sans indemnités, par lui ou par ses héritiers, au notaire nommé en remplacement, dans le mois à compter de sa prestation de serment. Par contre, tous les éléments corporels et incorporels liés à l’organisation de l’étude, ainsi que les honoraires dus pour les expéditions et les honoraires d’exécution, doivent être remis au notaire nommé en remplacement, mais cette fois moyennant indemnités.

L’évaluation de l’actif est supervisée par le Conseil national des notaires

L’indemnité due par le cessionnaire est fixée selon la valeur des actifs et des passifs liés à l’étude à céder, calculée en «going concern» et non sur la base d’une liquidation, de manière à ne devoir appliquer aucune correction qui prenne en compte les effets d’un arrêt éventuel de l’activité professionnelle. Entre le moment de la fixation de l’indemnité et le moment de la cession, le cédant reste en possession des actifs et des passifs qui sont à reprendre. L’étude continue à fonctionner.

Au cours de cette période transitoire, le cédant ou ses associés ou suppléants sont tenus de poursuivre de manière optimale l’activité professionnelle et ils ne peuvent plus apporter de modifications profondes à la composition du patrimoine à céder, ni à l’organisation, la structure et le fonctionnement de l’étude, qui sont susceptibles de modifier manifestement l’objet de la cession. Durant cette période il y a également lieu de s’abstenir d’engager ou de congédier du personnel, sauf en cas d’extrême urgence, de force majeure, de faute grave et remplacement nécessaire, d’acquérir du matériel et des biens dont le coût ne peut pas être pris en charge au cours de l’exercice comptable de l’acquisition (mais devrait être amorti), de contracter de nouveaux engagements dont la durée excède l’exercice fiscal en cours, sauf après un avis favorable de la Chambre provinciale des notaires.

Concernant l’évaluation, tous les actifs mobiliers liés à l’étude et appartenant entièrement ou en partie indivise au patrimoine du notaire titulaire ou de la société unipersonnelle sont cédés au cessionnaire. Les biens mobiliers corporels sont pris en compte lors de la cession, parce qu’ils sont nécessaires au bon fonctionnement de l’étude et pour la poursuite des activités. Tout comme les biens mobiliers incorporels tels que l’organisation de l’étude, la clientèle et le droit aux honoraires pour la délivrance d’expéditions et pour l’exécution d’actes.

Cette évaluation est d’ailleurs supervisée par le Conseil national des notaires qui intervient surtout comme régulateur puisque la convention est signée de gré à gré. Cependant, pour ce qui est des archives, la transmission est fortement encadrée.

L’affectation des archives est une prérogative du ministère de la justice

En effet, vu qu’il reçoit délégation de l’autorité publique pour donner aux actes et contrats le caractère d’authenticité, c’est l’Etat, et plus précisément le ministère de la justice, qui a toute latitude d’affecter les archives des notaires. La loi du 5 juillet 2012 indique justement qu’en cas de suspension temporaire de l’activité du notaire, les minutes des actes, les documents qui leur sont annexés, les registres officiels, les legs et les documents comptables relatifs à l’étude ainsi que l’ensemble des archives sont remis sans contrepartie par le notaire remplacé au nouveau notaire. Si le notaire décède, l’autorité locale ou le président du Conseil régional des notaires informe immédiatement le procureur du Roi près le tribunal de première instance dans le ressort duquel se situe l’étude du notaire décédé.

Les scellés ne peuvent être apposés sur les documents, les registres et les archives que sur demande du procureur du Roi ou du président du Conseil régional des notaires. L’article 67 ajoute même que «le procureur général du Roi près la Cour d’appel a le droit de contrôler et viser les archives, les registres statutaires, ainsi que les registres de comptabilité en y indiquant la date du contrôle. En matière disciplinaire, le parquet peut également autoriser une ‘‘suspension provisoire’’». Celle-ci peut être ordonnée selon les mêmes modalités, même avant l’engagement des poursuites pénales ou disciplinaires lorsqu’un contrôle ou une inspection révèlent l’existence d’un risque pour les minutes, les archives, les fonds, les titres et les valeurs confiées au notaire. Celui à l’encontre duquel la révocation ou la suspension a été prononcée doit remettre, dans les quinze jours à compter de la date de la notification de la décision, au notaire désigné à sa place l’ensemble des archives.