«Ne m’invitez pas à toutes les réunions : je veux du temps pour bosser !»

Vous avez raison. Il semblerait en effet que nos journées doivent être jalonnées de réunions qui s’enchaîneraient l’une après l’autre sans avoir le temps de souffler un peu et encore moins d’être à son bureau (pièce de plus en plus inutile, puisqu’on passe son temps dans ces salles de réunions) pour enfin traiter de nos sujets. En même temps, c’est assez inévitable, car le travail en mode transverse est quasiment une généralité au sein de toutes les entreprises. Ce qui justifie ces réunions. Le pire c’est quand on se trouve embarqué dans une réunion qui ne nous concerne absolument pas, mais à laquelle nous avons été conviés pour ne pas froisser «notre susceptibilité».

Maintenant, ce que j’ai pu observer au sein des entreprises c’est que nous sommes de plus en plus nombreux à «hausser le ton» (parfois timidement) pour essayer de faire comprendre à nos interlocuteurs que certaines réunions sont peut être pas si indispensables que cela et qu’elles pourraient en effet être remplacées par d’autres voies de communication. Certains récalcitrants qui ont un besoin «vital» de voir les personnes pour pouvoir leur parler et échanger seront peut être plus difficiles à convaincre mais les autres pensent exactement la même chose que vous !

Tout le «jeu», c’est donc d’identifier les réunions que nous pourrions éviter. Et ce n’est pas toujours si évident pour une raison, elle aussi, si évidente : c’est qu’il n’y a pas d’agenda de réunions précis. Aussi, dans le doute, nous acceptons l’invitation.

Evitons la réunion inutile

Je vous suggère donc de passer un coup de fil à la personne qui l’organise et à lui poser quelques questions pour en savoir plus et évacuer la nécessité ou non de votre présence. Cela se corse quand c’est le big-boss qui est l’initiateur de ces nombreuses réunions. Proposez-lui de remplacer la réunion fastidieuse de reporting par un envoi de ce dernier avant et ne traiter que les points importants lors de la réunion, invitez-le aussi à sélectionner avec  soin les participants (pour éviter les “invités” non concernés) et surtout rappelez-lui que trop de réunions ne laissent pas un temps nécessaire pour passer à l’action.

Enfin, une règle simple, si elle était respectée, permettrait vraiment à tous de gagner du temps. Car, à force d’avoir tous les participants «scotchés» à leurs écrans d’ordinateurs écoutant d’une oreille ce qui se dit à la réunion, nous sommes obligés de répéter plusieurs fois la même info sans parler des malentendus qu’il faut régler et qui prennent donc deux fois plus de temps que prévu.Alors, on respecte le timing (et on laisse la place aux autres qui ont réservé la salle), on est concentré et rapide dans nos interventions et on évite la réunion qui ne nous concerne pas !

Ma journée sans réunion

Je rêve du jour où toutes les entreprises décideront ensemble d’une journée spécifique sans réunion.  Une journée par semaine où nous saurions tous que notre temps  nous appartient et où nous pourrions planifier sereinement notre to do. Ainsi, personne ne dérangerait personne et tout le monde serait au maximum de sa concentration bien tranquille devant son ordinateur En attendant que ce rêve se réalise vous pouvez décider de ce jour-là pour VOUS. Ainsi, sur votre agenda, rendez-vous indisponible à toute réunion un jour précis de la semaine.

Certes, cela peut paraître trés égoiste, voire peu réaliste par rapport à la réalité du terrain, mais quand on voit parfois comment une seule personne peut impacter tout son environnement, je pense même que vous ferez des émules !Et puis, n’oublions pas qu’en vous excluant du «terrain de jeu des réunions» vous vous donnez le temps pour répondre à vos clients internes et faire avancer vos sujets communs.

Enfin, pour vous faire sourire un peu (trés bon lorsque nous sommes stressés), cette phrase de Louis Chiflet, auteur et éditeur de «Une réunion sert à décider de l’ordre du jour de la réunion suivante».