Règlement intérieur : mode d’emploi

Toute entreprise employant un nombre égal ou supérieur à 10 personnes est tenue d’établir un règlement intérieur
Les contrevenants sont passibles d’une amende de 2 500 à 5 000 DH si ce document n’est pas établi deux ans après le début de l’activité.

Les entreprises employant un nombre supérieur ou égal à 10 salariés sont tenues d’établir un règlement intérieur dans les deux années suivant le début de l’activité de l’entreprise. Ce dernier s’impose, par son contenu, à tous les salariés de l’entreprise, même s’ils ont été embauchés avant son élaboration.
La mise en place du règlement intérieur doit obéir à une procédure précise, à laquelle doivent être associés dès le départ les représentants du personnel.
Ce document doit contenir certaines dispositions obligatoires prévues par le Code du travail (voir plus loin la procédure à suivre pour l’approbation du règlement intérieur par le ministère de l’Emploi).
Tout amendement au règlement intérieur est soumis aux mêmes formalités de consultation.

L’employeur est tenu de respecter certaines règles telles que :

  La communication aux salariés par écrit, lors de tout recrutement, des dispositions relatives au règlement intérieur ;
Porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés et l’afficher dans un lieu habituellement fréquenté par ces derniers et dans le lieu où les salaires leur sont habituellement payés, si certains sont payés en espèces;
Délivrer une copie du règlement intérieur au salarié à sa demande ;
Fixer dans le règlement intérieur les conditions, le lieu, les jours et heures pendant lesquels (il) l’employeur ou son représentant reçoit individuellement tout salarié qui lui en fait la demande, accompagné ou non d’un délégué des salariés ou d’un représentant syndical dans l’entreprise, le cas échéant, sans qu’il puisse y avoir moins d’un jour de réception par mois.
Dans le règlement intérieur et selon les dispositions du Code du travail pourront figurer des dispositions plus favorables à celles consenties par la loi. Par exemple :

La période d’essai. Elle peut être inférieure à celle prévue par la loi. Exemple, si pour les cadres la loi précise que la période d’essai est de 3 mois, le règlement intérieur pourrait en prévoir une de 2 mois.
Le délai et la durée du préavis. Si la loi prévoit un délai de préavis maximum de 3 mois pour les cadres et assimilés, le contrat de travail ne pourra en aucun cas prévoir un délai et une durée de préavis inférieurs à ceux prévus par la loi.

Le montant de l’indemnité de licenciement normal (basée sur le taux horaire : 96/144/192/244 heures). Si la loi prévoit un barème basé sur un taux horaire précis, rien n’empêche l’employeur de prévoir dans son règlement intérieur un barème beaucoup plus attrayant.

Attention, l’employeur, dans ce cas, se doit de prendre en considération le fait que les lois fiscales et sociales ne l’exonèrent que de ce qui est prévu par le Code du travail.
Le congé de maternité. Si la loi prévoit un congé de maternité (standard) de quatorze semaines, des conditions plus favorables pourront figurer dans le contrat de travail, la convention collective de travail ou le règlement intérieur.

Attention, l’employeur doit tenir compte du fait que la CNSS ne prévoit de rembourser les indemnités journalières de maternité qu’en fonction de ce qui est prévu par le Code du travail, à savoir 14 semaines (standard).

Les congés. La loi prévoit un minimum de 18 jours ouvrables. Le règlement intérieur peut en prévoir beaucoup plus mais jamais moins que ce qui est prévu par la loi.
L’assurance maladie. Avec l’avènement de l’AMO, l’employeur peut octroyer une mutuelle beaucoup plus attrayante.
La retraite. A côté de la CNSS, l’employeur peut prévoir la CIMR et/ou également une retraite complémentaire.
Etc.

Enfin, l’employeur et les salariés sont tenus au respect des dispositions du règlement intérieur.

Cas spécifique de règlement intérieur

  Pour ce qui est des entreprises occupant moins de 10 salariés, et selon les dispositions du Code du travail, un modèle de règlement intérieur devrait être fixé par le ministère de l’Emploi en consultation avec les organisations syndicales des salariés les plus représentatives et les organisations professionnelles des employeurs. Il doit comporter notamment :

Des dispositions générales relatives au recrutement des salariés, au mode de licenciement, aux congés et aux absences.
Des dispositions particulières relatives à l’organisation du travail, aux mesures disciplinaires, à la protection de la santé et à la sécurité des salariés.
Des dispositions relatives à l’organisation de la réadaptation des salariés handicapés à la suite d’un accident du travail ou à une maladie professionnelle.

A ce jour, ledit modèle est a priori non encore disponible. Ce qui induit pour l’instant que les entreprises de moins de 10 salariés sont soumises aux mêmes dispositions législatives et règlementaires que celles prévues pour les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 10 salariés.
 
Le Code du travail prévoit des sanctions en cas de non respect de certaines dispositions

  L’employeur encourt une amende de 2 000 à 5 000 dirhams dans les cas suivants :
Le non établissement du règlement intérieur dans un délai de deux années suivant le début de l’activité de l’entreprise.
Le défaut de porter le règlement intérieur à la connaissance des salariés ou le défaut d’affichage ou d’affichage dans un lieu habituellement fréquenté par ces derniers et dans le lieu où les salaires leur sont habituellement payés ;
Le défaut de fixation par l’employeur du jour où il reçoit chaque salarié dans les conditions fixées par l’article 141 ou la fixation d’un jour où le tour du salarié ne vient qu’après une période supérieure à celle fixée par ledit article.

Pour rappel, et comme susmentionné, l’article 141 du Code du travail stipule que : «L’employeur ou son représentant doit fixer dans le règlement intérieur les conditions, le lieu, les jours et heures pendant lesquels il reçoit individuellement tout salarié qui lui en fait la demande, accompagné ou non d’un délégué des salariés ou d’un représentant syndical dans l’entreprise, le cas échéant, sans qu’il puisse y avoir moins d’un jour de réception par mois ».

La procédure à suivre

  Après établissement d’un règlement intérieur conformément aux dispositions du Code du travail et en collaboration avec le personnel ou ses représentants, un projet est adressé à l’inspection du travail dont dépend l’entreprise.
Cette dernière, et après vérification de son contenu, l’approuve ou y apporte des modifications.
Les modifications apportées, l’entreprise joint au projet de règlement intérieur un certain nombre de documents dont :

Une fiche de renseignement afférente à l’entreprise et dans laquelle figure :
La dénomination sociale de l’entreprise ;
L’adresse du siège social ainsi que celles des succursales ;
Les noms et prénoms du directeur général ou administrateur ;
L’effectif du personnel ;
La date de création ;
Le numéro de registre du commerce ;
Le numéro d’affiliation à la CNSS et si possible à la CIMR (la fiche de renseignement n’étant pas figée. Bien au contraire, elle donne une image de l’entreprise) ;
Le numéro d’identification fiscale ;
Le numéro de la patente;
Le type de société (SA ou SARL, etc.) ;
Les membres du conseil d’administration ;
La maison mère ;
Les activités de l’entreprise.

Copie de ou des listes électorales désignant les délégués du personnel accompagnée d’un procès-verbal faisant ressortir que le projet de règlement intérieur a bien été soumis au personnel ou à ses représentants ;
Un exemplaire du modèle de la carte de travail délivrée au personnel de l’entreprise.
Pour ce qui est des multinationales établies au Maroc, certaines sont astreintes par leur maison mère à joindre au règlement intérieur les documents ci-joints (chose que ne refuse en aucun cas l’inspection du travail puisque ces documents ne contiennent généralement que des dispositions plus favorables à celles prévues par la législation locale) :

Le guide des valeurs fondamentales et professionnelles ;
Le code d’éthique ;
Le manuel d’intégration des nouvelles recrues.

Le projet de règlement, accompagné de l’intégralité de la documentation y annexée, est remis contre accusé de réception à la délégation de l’emploi (Inspection du travail) dont dépend l’entreprise, qui se chargera de le transmettre à la direction de l’Emploi (ministère de l’Emploi) sise à Rabat, pour approbation.

Dès réception du dossier et selon les procédures en vigueur au sein du ministère de l’Emploi, ladite direction se chargera d’étudier le projet de règlement ainsi que les pièces qui y sont jointes.
Dès accomplissement de ces formalités, un courrier recommandé sera adressé à l’entreprise, soit pour confirmer son approbation pour le projet de règlement, soit pour émettre un avis sur une ou plusieurs dispositions.

Dernière formalité : Vu que la plupart des projets de règlement sont adressés en langue française (outil de travail de l’ensemble des entreprises), la direction de l’Emploi demandera à ce que la mouture définitive puisse être traduite en langue arabe et en deux exemplaires, le tout joint au dossier définitif. Ce qui est tout à fait logique puisque, généralement, il y a des employés dans les entreprises qui ne maîtrisent pas la langue française.
Après accomplissement de ces formalités et envoi du dossier à la direction de l’Emploi, cette dernière adresse à l’entreprise un courrier d’approbation qui rappelle, entre autres, que ledit règlement est approuvé et que l’employeur se doit de l’afficher dans les lieux prévus par l’article 140 du Code du travail.

Remarque importante

Pour le bon déroulement de la procédure afférente à l’établissement du règlement intérieur, l’inspection du travail doit être associée aussi bien en amont qu’en aval. Toute documentation devant être adressée à la direction de l’Emploi (ministère de l’Emploi) doit comporter une copie à l’intention de la délégation de l’Emploi (Inspection du travail) dont dépend l’entreprise.

Ali Serhani Consultant senior Gesper Services