La fonction Achats : entretien avec Yassine Serhani, Président de l’Association marocaine de la communauté achats (AMCA)

Manque alarmant de compétences formées exclusivement en achats. Les méthodes traditionnelles de recrutement sont insuffisant pour trouver le bon professionnel. Un acheteur performant doit avoir la capacité de stimuler son marché fournisseur, être un bon négociateur et veiller à créer de la valeur pour son entreprise

La fonction Achats a fortement progressé ces dix dernières années sous l’impact de la conjoncture nationale et internationale. Jadis considérée comme une fonction d’approvisionnement, elle a acquis aujourd’hui ses lettres de noblesse et devient une fonction efficiente qui préserve et améliore les marges. Yassine Serhani, président de l’Association marocaine de la communauté achats (AMCA), revient sur les principaux enjeux de la fonction.

Comment analysez l’évolution de la fonction achats au sein des entreprises ? Est-elle stratégique ?

La fonction Achats a été considérée depuis toujours comme une fonction support dont le principal but était de rendre accessible aux clients et aux utilisateurs internes des ressources externes à l’entreprise aux meilleures conditions de prix et de qualité. 

Mais le contexte économique actuel -caractérisé par un ralentissement de la croissance mondiale croisé à une internationalisation  croissante des échanges- impacte négativement les marges bénéficiaires des entreprises qui s’exposent à une concurrence rude et à une pression sur les prix de vente qui sont désormais dictés par les lois du marché de l’offre et de la demande.

Dans ce contexte ultra-concurrentiel, le seul moyen de préserver sa marge consiste à réaliser des gains de productivité et des économies sur les achats. C’est ainsi que la fonction Achats, autrefois reléguée au second plan, a  émergé et s’est petit à petit imposée comme une des fonctions les plus importantes de l’entreprise.

Pour illustrer nos propos, prenons l’exemple d’une entreprise dont les achats représentent 50% du chiffre d’affaires (hypothèse minimaliste) et dont la marge nette est de 10%. Une augmentation de 15% des chiffres d’affaires produira une marge supplémentaire équivalente à celle qui sera produite suite à une réduction des coûts d’achat de 3%.

Or on le sait très bien, il est aujourd’hui beaucoup plus facile et moins coûteux de réduire ses coûts d’achat de 3% que d’aller chercher des parts de marché et des hausses de chiffre d’affaires de 15%. Ceci est rendu possible – en plus des approches classiques de négociation et de sourcing-  par les opportunités de standardisation, de massification, de mutualisation des besoins et de co-conception de solutions d’achat, mais aussi par l’innovation, l’externalisation des activités non stratégiques et l’optimisation des coûts via un raisonnement en coût d’achat global (Total operating cost) incluant les coûts induits avant, pendant et après l’acte d’achat jusqu’à extinction/consommation du produit et/ou du service acheté.

Ainsi le repositionnement progressif de la fonction Achats à un niveau stratégique au sein des entreprises et organisations devient incontournable pour pouvoir réussir les différents défis de compétitivité, de qualité, d’agilité et d’innovation. 

La fonction se trouve au carrefour de toutes les fonctions de l’entreprise. Elle touche au marketing, à la logistique, à la gestion ou à la finance. Qu’est-ce qui explique cette place ?

Elle est tout à fait naturelle et résulte principalement de la professionnalisation et de la maturité croissante de la fonction Achats au sein des organisations.

En effet, historiquement, la fonction Achats ne prenait pas en charge l’achat des produits et services caractérisés par une certaine complexité technique ou nécessitant une expertise logistique en matière d’approvisionnement et d’exploitation.

A ce stade, la fonction Achats – au meilleur des cas – n’assurait qu’une fonction de liaison entre le client interne et le fournisseur, c’est le cas par exemple des achats relatifs aux fonctions Marketing/ Informatique / Logistique / Recherche et Développement…

Néanmoins, la professionnalisation et la spécialisation croissante de la fonction Achats a fait émerger des approches de ‘Category Management’ spécifiques à la fonction où les acheteurs se spécialisent par famille d’achat et jouent un rôle de contre expert interne avec une intervention structurante et plus intrusive sur le plan organisationnel, technique et administratif vis-à-vis des autres fonctions de l’entreprise.

L’externalisation croissante des activités de support et le recentrage progressif des entreprises autour des activités de base/stratégiques a renforcé davantage cette tendance et a positionné le taux de couverture ou de centralisation des Achats de l’entreprise par la fonction Achats comme un indicateur de performance ‘‘KPI’’ de référence en ce qui concerne la maturité ‘‘Achat’’ de l’entreprise.

Quel est le profil du bon acheteur ?

Un bon acheteur doit avoir la capacité de stimuler son marché fournisseur, d’installer un climat de confiance et d’exigence, doit être excellent négociateur, doit veiller à la création de la valeur pour son entreprise, considère les fournisseurs comme autant de ressources extérieures à motiver pour collaborer de manière durable, innover, générer des avantages concurrentiels et gagner les marchés.

Pour ce faire, l’acheteur doit maîtriser 3 types de compétences :

• Les compétences à dominante technique incluent les savoirs et le savoir-faire liés à l’exercice du métier. Il s’agit de maîtriser les dimensions linguistiques, financières, juridiques, méthodologiques et technologiques liés au processus d’achat. Une formation diplômante et spécialisée en achat est nécessaire pour maîtriser ces aspects.

• Les compétences à dominante comportementale font référence au savoir-être de l’acheteur. Les compétences sollicitées à ce niveau sont l’écoute, l’humilité, l’éthique et la facilité à communiquer.

• Les compétences à dominante métacognitive : c’est la capacité de l’acheteur de considérer de façon critique ses représentations mentales. Il s’agit principalement de la vision globale, de la capacité à identifier ses propres compétences, la prise de recul, l’empathie, la proactivité, l’esprit de synthèse, la capacité d’influence et le leadership.

Trouve-t-on facilement ce genre de compétence sur le marché de l’emploi ?

Ce n’est pas évident car, tout d’abord, il y a un manque alarmant de personnes formées exclusivement en achats. Souvent, on trouve des diplômés en logistique qui ont étudié, entre autres, l’achat en guise de module complémentaire.

Ensuite, les candidats qui ont eu des expériences antérieures au sein des entreprises de petite ou de moyenne taille et dont la maturité achats est insuffisante affichent souvent des difficultés à s’adapter et de travailler un environnement plus structuré qui sera plutôt perçue comme étant très contraignant.

Enfin, les méthodes conventionnelles de recrutement s’avèrent insuffisantes pour dénicher le bon candidat. Certains managers se fient à leur flair au risque de se tromper, d’autres préfèrent utiliser des tests psychotechniques et recourir à des méthodes de mises en situation (jeux de rôles, business games) pour pouvoir évaluer correctement les acheteurs candidats à l’embauche.           

Quels sont les salaires pratiqués sur la place concernant les différents postes au sein de la fonction ?

Suivant une étude réalisée par le Cabinet Crop & Co intitulé ‘‘Le Baromètre Achats Maroc 2015’’, les acheteurs séniors touchent en moyenne 196 kdh par an, les responsables d’achat touchent 281 kdh par an, enfin, les directeurs achats touchent annuellement un salaire de 535 kdh.

Une pratique développée dans les pays étrangers consiste à indexer les primes d’intéressement sur le montant du ‘‘saving’’ (réduction des coûts), cette pratique motive considérablement l’équipe Achats qui reste continuellement en veille active par rapport aux sources potentielles d’économie. Malheureusement, cette pratique n’est pas courante au niveau national, ce qui ne permet pas, par conséquent, d’atteindre le plein potentiel en termes d’apport de cash à l’entreprise par la fonction Achats.

Vous êtes notamment président de l’Association marocaines de la communauté des achats. Quels sont les principaux défis actuels de la fonction achats ? Quelle a été l’action de l’association à ce niveau ? Et quels sont les sujets sur lesquels vous débattez entre membres ?

Effectivement, l’Association marocaine de la communauté achats (AMCA) se positionne aujourd’hui comme la seule structure nationale représentative de la fonction Achats et –chemin faisant- de la Communauté des acheteurs, responsables et directeurs des achats au Maroc.

L’AMCA, depuis sa création, s’est donnée pour mission de relever le défi du repositionnement de la fonction Achats au rang des fonctions stratégiques et de professionnaliser davantage l’exercice de la fonction afin de lui permettre d’assurer pleinement son rôle au sein des entreprises nationales. Pour ce faire, des plateformes web collaboratives accessibles exclusivement aux adhérents exerçant la fonction Achats ont vu le jour, permettant la collaboration entre tous les membres de l’AMCA et l’échange d’informations, surtout celle qui a trait à l’innovation dans les façons de faire et le partage des bonnes pratiques ainsi que des expériences pertinentes et enrichissantes. Cet échange est encore plus fructueux entre membres d’une même branche d’activité qui ont des réalités économiques semblables.

Plusieurs conférences débat ont également été organisées dans le même objectif, la dernière en date a eu lieu le 15 avril 2017 dans le cadre de la rencontre annuelle des acheteurs du Maroc 2017 à Casablanca et avait pour thème ‘‘la professionnalisation de la fonction Achats au Maroc’’. Cette conférence a connu une affluence record avec la présence d’une centaine d’acheteurs, responsables et directeurs Achats qui ont débattu des principaux enjeux de la fonction Achats au niveau national avec des intervenants de marques ayant une grande expérience dans le domaine.

L’AMCA s’est également engagée à promouvoir la fonction Achats auprès des chefs d’entreprises grâce à sa participation aux salons professionnels tels que le salon international de la PME de Casablanca où l’action était de vulgariser le rôle des acheteurs auprès des patrons des PME qui gèrent généralement la fonction Achats de façon paternaliste et qui confondent souvent les fonctions Achats et Approvisionnements.    

Enfin, l’association n’a pas manqué de tendre la perche au monde académique afin d’accompagner les instituts spécialisés dans la formation professionnelle en discipline Achats en contribuant à l’actualisation et la revue de leurs programmes et contenus pédagogiques ainsi qu’à travers l’animation des séances d’orientation et des séminaires de formation.

Cette contribution a été initiée suite à la signature des conventions de partenariat à l’image de celle signée en novembre 2016 avec l’ESIAC à Casablanca.

De le même objectif de partenariat, l’AMCA a créé une plateforme Web nommée ‘‘AMCA-Intégration’’ destinée à améliorer l’employabilité des jeunes diplômés en leurs procurant la possibilité de faire des stages professionnels au sein des entreprises hôtes des adhérents AMCA et en leur informant des disponibilités en termes de débouchés en ce qui concerne les postes vacants en fonction Achats au niveau national. Un deuxième service assuré par ‘‘AMCA-Intégration’’ consiste à faire accompagner les nouvelles recrues des instituts de formation partenaires par des acheteurs séniors en répondant à tout type de question et/ou demande d’aide et de renseignement exprimés par ces jeunes acheteurs pendant la période d’intégration.   

Enfin, grâce à ce dispositif, à l’engagement des membres du bureau exécutif et à la contribution des membres adhérents et des partenaires de l’AMCA, les premiers jalons de la professionnalisation de l’exercice de la fonction Achats ont été posés afin de faire face à des enjeux de plus en plus contraignants et exigeants en matière de compétitivité économique, d’innovation, de gestion du risque fournisseur et d’image institutionnelle et de développement des partenariats des entreprises marocaines.    

La fonction n’échappe pas à des faits répréhensibles comme la corruption, les détournements… Comment  éviter ce genre de dérives ? Y a-t-il dès règles déontologiques à respecter ?

Plusieurs techniques de prévention et de dissuasion existent, mais n’ont pas permis d’éradiquer complétement le fléau de la corruption, nous pouvons  citer l’exemple des codes de bonne conduite, des chartes fournisseurs, des formations anticorruption, des contrôles de conformité, des audits …. 

A mon avis, la meilleure technique permettant de mettre fin à la corruption consiste à revoir les procédures de façon à ce que les offres financières et techniques soient ouvertes en séance publique ou en commission multidisciplinaire interne et de publier les appels d’offres, les correspondances, les résultats d’évaluation technique et financière, la décision d’adjudication et le contrat d’exécution avec les documents de réception sur le site web de l’administration ou de l’entreprise concernée.

Ces documents, rendus disponibles au personnel de l’entreprise, aux actionnaires et aux fournisseurs pour une durée minimale de 2 ans, permettront à tout moment aux lanceurs d’alertes potentiels de vérifier et de s’assurer de la conformité de la démarche et de la qualité de l’exécution.

Cette méthode a été appliquée en Slovénie par une municipalité à l’initiative du président du conseil municipal et a donné des résultats immédiats en termes de réduction des coûts et d’amélioration qualitative de l’exécution, ce qui a poussé à sa généralisation par la suite à tout le pays. Cette action a permis d’améliorer l’indice de transparence de la Slovénie en matière de perception de la corruption qui occupe la 31e position Vs le Maroc qui lui a occupé la 90e position (sur 176 pays) en 2016.

Cette technique a été réputée de redoutable et qualifiée la plus efficace –au niveau mondial- contre la corruption sous toutes ses formes.