Elaborer le plan de formation de votre entreprise : les pistes à  suivre

La formation est un investissement qui a un impact certain sur le développement de l’entreprise.
Qualité de l’analyse et de l’établissement des besoins,
qualité de la conception de l’ensemble du dispositif, qualité de
la réalisation, et qualité des feed-back sont les quatre conditions
d’une formation efficace.

Discourir aujourd’hui sur les bienfaits de la formation du personnel n’est plus nécessaire, tant il est évident que le développement de l’entreprise se trouve intimement lié au développement de ses hommes.
Considérée dans les années quatre-vingt comme un coût supplémentaire, la formation est aujourd’hui regardée comme un investissement qui permet à  l’entreprise de se développer sur de nouveaux marchés et d’utiliser de nouvelles technologies. En un mot, la formation est un moyen de répondre aux objectifs stratégiques de développement. C’est dans cette optique qu’il faut comprendre les taux élevés de la masse salariale, dépassant les 12 %, que de grandes entreprises (et cela explique leurs performances) y consacrent.
La rentabilité de l’investissement a été prouvée par un ensemble de recherches menées sous l’angle financier et comptable. Cependant, le problème porte sur la visibilité immédiate de l’impact, lequel varie selon le domaine o๠se déploie cette formation. Cet impact est en effet plus visible quand il s’agit, par exemple, d’évaluer la maà®trise des outils bureautiques par les collaborateurs que quand il s’agit de travailler sur les comportements, les mentalités…

Typologie des formations

Du point de vue de leurs contenus, on distingue différents types de formation :
La formation générale : elle concerne les apprentissages de base (lire, écrire, calculer, etc., les cours d’alphabétisation entrant de fait dans cette catégorie) ;
La formation professionnelle ou professionnalisée : axée sur le métier ou l’activité qu’exerce ou est appelé à  exercer le collaborateur. Elle vise l’adaptation du collaborateur à  son poste, son perfectionnement, son accompagnement ;
La formation en développement personnel : ces programmes n’ont pas de relation directe avec le cÅ“ur du métier qu’exerce le collaborateur, mais contribuent largement (gestion de soi, gestion du stress, techniques de créativité, etc.) au développement personnel de celui-ci, donc à  sa performance.

A qui est destinée la formation ?

Elle concerne toutes les parties prenantes dans l’entreprise, en interne comme en externe :
– équipe de direction ;
– hiérarchie, unités, services, cellule … ;
– agents d’exécution / instances représentatives ;
– clientèle / usagers /partenaires.
Toutefois, on remarque que les cadres qui sont déjà , au départ, bien formés, sont ceux-là  mêmes qui, en règle générale, bénéficient davantage des programmes de formation interne, ce qui creuse encore l’écart sur le plan du savoir entre collaborateurs.

Qu’est-ce qu’une formation efficace ?

Une formation efficace est une formation qui répond à  quatre niveaux de qualité :
Qualité de l’analyse et de l’élaboration des besoins en formation ;
Qualité de la conception de l’ensemble du dispositif de formation ;
Qualité de la réalisation en maà®trisant les outils, méthodes, processus … ;
Qualité des feed-back.

A qui peut être confiée la réalisation d’un plan de formation ?

En interne : idéalement, la mission doit être confiée au responsable ou directeur de la formation. A défaut, au responsable des ressources humaines.
En externe : le cabinet conseil de l’entreprise dans ce domaine ; cette sous-traitance peut concerner également la fonction formation dans sa globalité.

Les étapes de l’élaboration d’un plan de formation

De manière générale, on recense cinq phases.
Etude des besoins en formation
L’identification des besoins de formation se fait et peut se faire indirectement, tout au long de l’année, en partant d’un ensemble de constats :
– constats de dysfonctionnements ;
– constats d’insuffisance en compétences ou de préoccupations précises : travail sur le système des valeurs de l’entreprise, problèmes de motivation, nouveaux objectifs, nouvelles orientations, etc.
Cette identification peut se faire également et surtout comme démarche structurée et standardisée, s’inscrivant dans le calendrier de l’entreprise à  la fin de chaque exercice pour préparer l’exercice à  venir.
Dans le cadre de l’élaboration d’un plan de formation, l’étude des besoins en formation doit se faire en adoptant une démarche descendante. Au départ, un entretien avec la direction générale est tout indiqué pour passer en revue le contexte présent de l’entreprise, les projections, les stratégies à  venir, l’évolution des compétences sur le marché, l’articulation de la formation et de la gestion prévisionnelle des ressources humaines. Il permet par conséquent de tracer les orientations dévolues à  la formation à  court, moyen ou long termes.
Viennent ensuite les entretiens avec les responsables hiérarchiques pour étudier les besoins qu’ils ont définis pour leurs collaborateurs. Après quoi, on passe aux collaborateurs eux-mêmes, pour recueillir leur propre expression concernant leurs besoins en formation. A ce propos, l’efficacité d’une technique de recueil des besoins en formation vient de la capacité de l’interviewer à  faire exprimer leurs besoins de formation à  des populations qui ont du mal à  le faire. Le rôle de celui qui est chargé de recueillir les besoins en formation est ici primordial, tant au niveau de la technique du questionnement qu’au niveau de l’interprétation du sens de ce qui est dit par les salariés et qui relève du domaine de la formation
Plusieurs modèles de fiches de recueil des besoins en formation existent. Globalement, ces dernières traitent :
– des questions relatives à  la fonction exercée par le salarié ;
– des difficultés inhérentes à  l’exercice de sa fonction ;
– des attentes en matière de formation pour pouvoir dépasser ses difficultés professionnelles ou parvenir à  un autre niveau de performance.
L’étude des besoins en formation peut aussi être enrichie par une recherche documentaire complémentaire voire souhaitable (dossier du personnel, fiches d’évaluations, indications sur les formations reçues par le collaborateur – académiques, professionnelles ou autres -, la trajectoire de carrière au sein de l’entreprise, etc.).

Analyse des données recueillies par unités de gestion et validation des besoins exprimés
Après la phase de recueil des besoins en formation vient la phase d’analyse des besoins recueillis. Il s’agit également de confronter les avis et d’arbitrer entre les besoins exprimés par les salariés et ceux pressentis par leurs responsables hiérarchiques respectifs. Cela permet de passer ainsi des besoins exprimés à  ceux autorisés, lesquels doivent être satisfaits par le plan de formation à  mettre en place.
Le résultat à  l’issue de cette phase prend la forme d’un répertoire des axes de formation ainsi que des thèmes retenus pour les collaborateurs, toutes unités confondues. Ce document, une fois réalisé, sera soumis à  la direction générale pour discussion et validation.

Identification de l’offre de formation, choix des prestations et budgétisation
Il s’agit ici d’identifier l’offre de formation par axes et par thèmes de formation et de choisir, après négociation, le prestataire qui va réaliser ladite formation.
A ce titre, l’entreprise doit choisir le prestataire le mieux offrant en terme de qualité de prestation et non forcément «le moins-disant» et, là , la responsabilité des entreprises est complètement engagée pour tirer vers le haut les prestataires de formation.
Si l’accord est trouvé avec les prestataires de formation, il faut convenir du timing et autres modalités d’organisation des actions de formation.
Toutes ces informations, une fois précisées, seront consignées dans un ensemble de fiches de présentation (une fiche par action de formation).
Ces dernières précisent les objectifs de la formation, son contenu, les personnes concernées, le prestataire, le lieu d’animation, les dates et le coût de cette formation.
Toutes ces fiches seront rassemblées dans ce qu’il convient désormais d’appeler le plan formation de l’exercice à  venir et qu’il faut soumettre au directoire de la société pour validation finale.
Ce plan, une fois validé, pourra être soumis pour la demande de remboursement dans le cadre des contrats spéciaux de formation.

Phase de mise en Å“uvre du plan
Une fois le plan de formation validé, sa mise à  exécution consistera en la veille sur l’organisation, le déroulement, et l’évaluation de chaque action, l’une après l’autre.
De même qu’il faut gérer les aspects administratifs, financiers, logistiques, déontologiques… avec les acteurs et partenaires concernés.
Des tableaux de bord regroupant les indicateurs les plus significatifs sont tout à  fait adéquats pour un meilleur pilotage du plan de formation.

Evaluation globale et finale du plan de formation
Une fois le plan achevé, il faut procéder à  l’évaluation de l’ensemble. Cette évaluation permettra d’apporter une appréciation globale du plan, en examinant les écarts, tant au niveau quantitatif que qualitatif entre les prévisions et les réalisations (amélioration du niveau des compétences, élévation du niveau de satisfaction de la clientèle, amélioration des résultats financiers , etc.), ce qui permettra de tirer des conclusions et des recommandations d’amélioration pour les plans ultérieurs.

Younes Mouhib
DG Positif conseil, cabinet de formation et recrutement.