Optimiser le séminaire stratégique en cabinet d’avocats

L’approche de l’été est bien souvent le moment choisi par les cabinets d’avocats, ou plus généralement par les cabinets de services professionnels (auditeurs, banquiers d’affaires, consultants, experts-comptables, investisseurs en capital, notaires, etc.), pour penser, créer et lancer le séminaire interne de réflexion stratégique. Moment clé pour fédérer les équipes autour des valeurs et de la vision du cabinet, pour échanger les bonnes pratiques et favoriser le cross-selling entre les associés, et plus encore pour (re)définir le positionnement et la stratégie de développement du cabinet en fonction des évolutions du marché, le séminaire annuel est aujourd’hui un incontournable du développement efficient d’un cabinet. A condition toutefois qu’il soit bien préparé, mené et suivi.
«Tout se joue AVANT le séminaire» : définir et préparer.
Il importe d’abord de bien définir les objectifs du séminaire : analyser les résultats et de définir le plan stratégique de l’année à venir ; travailler sur une question clé pour le cabinet – comme la perspective d’un rapprochement – développer le team building et les échanges au sein du cabinet ; ou bien encore, les trois ensemble. Quels que soient les objectifs retenus, il est essentiel de les avoir clairement identifiés et priorisés avant de lancer le séminaire. Par ailleurs, cette définition et hiérarchisation des objectifs ne saurait être décorrélée de la question des participants au séminaire. Certains cabinets, comme les grands cabinets d’avocats d’affaires internationaux, ne convient pour la plupart que leurs associés à leur séminaire stratégique annuel. D’autres, de plus petite taille, choisissent de convier un nombre plus important de collaborateurs, voire tout le cabinet. Il n’y a pas de bonne ou mauvaise pratique en la matière, l’essentiel étant de bien lier les objectifs du séminaire au profil des participants, car on abordera pas les mêmes questions avec tous les profils.

Il importe ensuite de bien préparer le séminaire. Le soin accordé à la préparation des données à présenter et partager lors du séminaire est clé. Les analyses effectuées porteront d’abord sur la performance du cabinet, laquelle doit être évaluée non seulement d’un point de vue quantitatif et chiffré (taux de croissance, chiffre d’affaires, répartition des revenus par domaines d’expertises, développement du CA à l’international, loi de Pareto 80/20, etc.) mais aussi d’un point de vue qualitatif (niveau de fidélisation des clients, satisfaction clients, image du cabinet sur le marché, perception d’une offre, etc.), et toujours bien sûr par rapport aux objectifs fixés lors des séminaires précédents. Certaines analyses porteront ensuite sur l’évolution du marché : taille, niveau de maturité et croissance du marché, nouveaux concurrents, nouvelles réglementations, enjeux à venir, etc. L’analyse du cabinet ne sera d’ailleurs pertinente que si elle a été faite par rapport au reste du marché, aux concurrents et aux évolutions de l’environnement. En effet, communiquer une croissance de 5, 10 ou 15% par exemple ne signifie rien ; il faut savoir, durant le même temps, comment a crû le marché afin de se comparer. D’autres analyses, enfin, porteront sur la dimension humaine du cabinet : structuration et évolution de la pyramide des ressources humaines, taux de turn-over, politique de mobilité, sources de motivation/démotivation exprimées lors d’études de satisfaction internes ou lors des entretiens annuels, etc.
«Tout se joue PENDANT le séminaire» : écouter, partager et valider ensemble.
Un séminaire stratégique est avant tout un moment, et ce moment doit être un temps d’écoute. Réaliser un séminaire à l’occasion duquel une vision purement verticale est imposée à chacun est ainsi un exercice totalement contre-productif. Il convient au contraire de capitaliser sur ce moment d’échange et de convivialité pour : recenser les points de vue et propositions de chacun ; analyser ensemble les facteurs de succès et d’échec, tout en valorisant les responsables des succès ; développer la connaissance de chacun sur le cabinet, en faisant savoir ce que chacun fait et comment, etc.
Le partage et le renforcement de la culture commune sont aussi des dimensions clés du séminaire stratégique. Il s’agit ici de créer un vécu commun qui peut se transformer en valeurs communes (tant à travers des réflexions communes, des ateliers en commun qu’à travers des activités sportives ou ludiques). L’échange informel effectué au cours du séminaire pourra permettre non seulement de personnaliser les relations de travail et ainsi de fluidifier les échanges à venir, mais aussi de favoriser naturellement le cross-selling et la transversalité, car en travaillant ensemble lors du séminaire, les associés ou collaborateurs apprennent à connaître le métier de l’autre, si bien qu’ils renforcent leur connaissance de l’offre du cabinet et qu’ils peuvent, le cas échéant, identifier des opportunités de missions.

Un séminaire dit «stratégique» doit permettre d’établir la stratégie à venir du cabinet et de la mettre en œuvre. Aussi la validation, et plus particulièrement la validation ENSEMBLE, doit elle être au cœur de l’exercice du séminaire. Valider ensemble au cours du séminaire annuel, cela signifie a minima acter les priorités stratégiques, fixer les objectifs collectifs et individuels en lien avec ces priorités, et définir un plan d’action avec un calendrier de mise en œuvre.
«Tout se joue APRES le séminaire» : agir et suivre.
Si l’importance de la dimension échange, nous l’avons vue, ne doit pas être négligée dans un séminaire, elle ne doit pas pour autant en occulter la dimension stratégique. S’il s’agit seulement de créer de la cohésion, l’organisation d’un événement purement festif pourra s’avérer amplement suffisante. Puisqu’il s’agit en l’occurrence de (re)définir la stratégie, cela implique – au-delà des échanges – des mises en œuvre concrètes. Pour mettre en œuvre le plan d’action d’une manière efficiente, il conviendra d’envoyer le compte rendu du séminaire à l’ensemble des associés (et collaborateurs si concernés), présents ou non présents, avec les décisions prises et actées, les responsabilités attribuées et la feuille de route. Il conviendra également d’évaluer de manière régulière l’avancée de la feuille de route à travers la mise en place d’indicateurs de performance sur l’évolution des projets.
La réussite d’un séminaire dépend de nombreux facteurs, tenant tant à sa préparation qu’à la manière dont il est mené, et à son suivi. A la fin d’un séminaire réussi, chacun doit repartir avec 2 ou 3 messages clés, dont le sentiment d’appartenance, et surtout une idée claire de là où le cabinet va et de ce que chacun, à son niveau, doit faire pour que le projet se transforme… en succès.