Archivage numérique : de 8 000 DH à  plus de 10 millions pour stocker ses documents

Le secteur bancaire, celui des assurances et les opérateurs télécoms sont les plus gros demandeurs. Par rapport à  l’archivage physique, les économies potentielles sont significatives. L’aversion au changement bloque la croissance de l’activité.

L’archivage électronique est au cœur de la stratégie marocaine pour le développement de l’économie numérique à travers le plan Maroc Numeric 2013. En effet, la dématérialisation des documents introduit une dimension nouvelle dans la gestion des personnes morales en favorisant la communication, le classement et la recherche d’informations.

C’est ainsi que de plus en plus de sociétés privées mais également certaines administrations, quoique de manière très timide, optent pour cette solution afin de réduire les délais de traitement, éviter les aléas de stockage physique de papiers ou de microfilms pouvant être altérés et ainsi gagner en efficience. C’est le cas notamment du secteur bancaire (pour la gestion des chèques) et le secteur de l’assurance (pour les contentieux et le service juridique). Ces deux secteurs, avec les opérateurs télécoms, constituent pour l’instant les principaux demandeurs en matière de systèmes d’archivage électronique (SAE).

Les prestataires sur le marché marocain ne sont pas nombreux et restent pour la plupart des revendeurs ou distributeurs d’outils de gestion électronique des données (GED). Les offres restent donc assez peu diversifiées et répondent pour l’essentiel aux besoins d’un marché à peine émergent.

Ne pas confondre GED et archivage numérique

Globalement, deux solutions sont proposées quel que soit le type d’archivage souhaité (à valeur juridique ou pas), ainsi qu’une troisième basée sur l’hébergement Cloud destinée aux PME-TPE qui souhaitent dématérialiser leurs documents. Toutefois, selon les professionnels du secteur, il faut faire attention à certaines subtilités. «On a tellement parlé d’archivage numérique et de solutions informatisées pour la gestion des documents que la plupart des personnes n’arrivent pas à différencier les concepts», déplore Christian Dessert, DG de Digital Trust Software.

Si la GED est un système opérationnel qui permet de mieux diffuser les documents, les partager, les modifier et les valider, «l’archivage consiste à donner un statut “d’archives” au document ou au lot de documents considérés. Il s’agit de verrouiller ces informations pour une durée déterminée afin d’assurer leur authenticité (document non modifiable)», explique Christian Dessert. Au terme de cette durée de rétention, le document pourra être détruit, simplement restitué ou à nouveau archivé pour une nouvelle période. Cependant, entreposer ses documents dans un outil de GED ou sur un simple disque réseau partagé ne répond pas au besoin de l’archivage. Les documents restent «vivants» et peuvent évoluer mais en aucun cas ne sont considérés comme «archivés».

Le coût de la mise en place fait hésiter les clients potentiels

Selon les besoins, le prix peut donc largement différer et évolue dans une fourchette de 8 000 DH pour l’offre la plus basique à 10 millions par an pour les gros contrats. «Avec le développement de la technologie, le coût du document scanné est d’à peine quelques dirhams voire quelques centimes pour la page. Le plus gros du travail reste la préparation du document et son indexation», souligne Eric Aguilard, DG d’Archivex.

Toutefois, malgré les avantages certains en matière de gestion et d’efficacité, beaucoup d’obstacles ralentissent le développement de l’archivage numérique. Le premier concerne le coût de la mise en place d’un tel système qui peut être très lourd même si à terme l’investissement sera rentable.

Le cas d’une grande entreprise publique marocaine est édifiant à ce sujet. Le montant du marché initial pour la mise en place d’une structure d’archivage classique s’est élevé à 5,3 MDH, en plus du coût de conservation de 4,9 millions par an (estimé à plus de 10 millions à horizon 2018). Pourtant, 20% des documents restent introuvables. Or, avec un archivage numérique, l’amortissement du coût initial se fera en 3 ans avec un coût de maintenance annuel de 1,8 MDH, soit 18% des estimations de 2018.
Autre obstacle et de loin le plus important, c’est celui lié aux choix de l’utilisateur. Certains appels d’offres lancés par des entreprises et adjugés trainent encore sans motifs. A l’instar de ce qui s’est passé dans les administrations marocaines lors de l’introduction de l’outil informatique au début des années 2000, les mentalités et l’aversion au changement bloquent la généralisation de la solution d’archivage électronique.