Gestion de projets : Avis de Youssef Jermoumi, DG du cabinet IP Expert

Aujourd’hui, la gestion de projets est de plus en plus structurée avec la mise en place d’une charte de projet, fixation d’objectifs, sélection des acteurs, définition d’un calendrier, établissement d’un budget…
En tant que cabinet spécialisé dans la mise en place des infrastructures réseaux et télécoms, nous travaillons souvent en mode projet pour le compte de nos clients. Ce sont de gros projets qui nécessitent de gros investissements en temps et en ressources.
Le plus difficile dans l’affaire est la formalisation des procédures. Quand le périmètre du projet n’est pas bien défini au départ entre les parties interactives, la situation peut conduire à des quiproquos ou litiges par la suite. Toute action nouvelle identifiée au cours du projet doit être formalisée dans le cahier des charges.

Autre élément important à mettre en place, la prévention des risques. Tout projet est amené à connaître un rallongement des délais, un dépassement de budget, des conflits interpersonnels… il est possible d’anticiper ces aléas en établissant une grille d’analyse des risques. On y dresse la liste des risques recensés (matériels, juridiques, humains, techniques…), leur probabilité d’apparition ainsi que leurs conséquences. Ainsi, on identifie les risques repérés comme sensibles, on opère des reportings plus fréquents, on trouve des solutions alternatives…

D’autre part, il faut savoir s’adapter à la situation.  Quelle que soit la difficulté rencontrée, il faut être réactif et flexible. Ne pas attendre le dernier moment pour prendre le problème en compte et aussi accepter que tout ne se passe pas exactement comme prévu.

Les problèmes interpersonnels ne sont pas en reste. Il est question d’anticiper les conflits, c’est-à-dire d’accepter d’intégrer dans son style managérial la notion de négociation comme une activité qui met face à face des acteurs qui, confrontés à la fois à des divergences et à des interdépendances, choisissent de rechercher volontairement une solution mutuellement acceptable, qui leur permette de créer, maintenir ou développer une relation. Il est donc nécessaire d’appréhender sérieusement cette gestion des conflits en installant un climat propice à la communication et un style de management adapté à l’organisation. Face à un blocage technique, il est possible d’ouvrir l’équipe à des personnes extérieures, qui pourront apporter leur expertise ou tout simplement de nouvelles idées.

Enfin, tout projet doit conduire à une capitalisation de l’expérience. Souvent négligée, la phase d’archivage et de partage des acquis de l’expérience est pourtant essentielle pour éviter de répéter les mêmes erreurs. Un point de départ consiste à établir un document, basé sur le retour des personnes qui ont vécu le projet. On y retrace les résultats obtenus (service livré, budget et planning, modifications de la demande initiale opérées en cours de projet), le déroulement du projet (ce qui a bien fonctionné et les problèmes rencontrés, les solutions mises en œuvre).