Les notaires mettent de l’ordre dans leurs archives

Les notaires planchent sur un projet de centre d’archivage de leurs actes au format numérique. Celui-ci devrait être basé à Rabat et rassemblera tous les documents dressés par la profession (actes de cessions de biens, de location, certificats de propriété, actes de successions…). L’intérêt immédiat est de sécuriser ces documents. «En l’état actuel des choses ils sont conservés au format papier, à vie, au niveau des études notariales. En cas de sinistre touchant ces locaux, ils peuvent donc être définitivement perdus», explique Abdellatif Yagou, président du Conseil national de l’ordre des notaires du Maroc. C’est par exemple le problème qui s’est posé lors de l’effondrement en août dernier d’un immeuble à Sbata (Casablanca), qui était occupé entre autres par un notaire. Au-delà, le futur centre a pour objectif de fournir aux notaires les outils pour débusquer plus facilement les transactions frauduleuses au moyen desquels s’opère notamment la spoliation immobilière, fortement décriée ces dernières années. «La base de données du centre sera en effet consultable par les professionnels au moyen d’un moteur de recherche de sorte à leur permettre de faire un ensemble de vérifications. L’on pourra par exemple retracer l’historique complet des opérations passées sur un bien, ce qui limitera les possibilités de falsification et de détournement», illustre  M. Yagou. L’on prévoit même de rattacher la base de données du futur centre à celle de la Sûreté nationale pour mettre à nu les détenteurs de fausses identités qui approchent régulièrement les notaires. Le tout promet d’être bien plus pratique pour les professionnels que les démarches de vérifications actuelles. «Celles-ci se font aujourd’hui encore par échange direct d’informations entre notaires, ce qui devient de plus en plus laborieux à mesure que les rangs de la profession s’élargissent», reconnaît-on au sein de la profession. Les praticiens s’en remettent aussi aux archives de la Conservation foncière qui ne répondent pas toujours à leurs besoins d’informations spécifiques.

La dématérialisation des actes et la signature électronique pour bientôt

Le nouveau centre, qui devrait être opérationnel d’ici 6 mois ainsi que s’y est engagé l’ordre des notaires du Maroc qui chapeaute le projet avec l’appui de la CDG et de Barid Al Maghrib, devrait à vrai dire constituer sa base de données en deux temps. Dans une première étape il n’archivera que les actes postérieurs à sa création qui seront à la base électronique. C’est là un autre chantier que mène actuellement l’ordre national, consistant en la dématérialisation des actes notariés avec l’indispensable signature électronique qui permettra de conserver la force authentique de ces documents afin qu’ils puissent toujours servir de moyen de preuve. Ce chantier que les professionnels espèrent boucler avant la mise en place du futur centre permettra désormais de dresser des minutes de manière dématérialisée. L’organisation qu’espèrent mettre en place les professionnels consistera dès lors à archiver les actes dématérialisés au niveau du futur centre tout en maintenant l’archivage papier au niveau des études. Ce n’est que dans un deuxième temps que les initiateurs du centre envisagent de s’attaquer au stock historique d’actes existants au niveau national. «Ceux-ci seront numérisés progressivement», explicite le président de l’ordre national. Le chantier est titanesque, sachant qu’il s’agira de traiter la production documentaire de plus d’un siècle. Naturellement, ce n’est qu’en abattant ce travail que le centre pourra véritablement servir d’outil contre la spoliation immobilière.

Tout un plan pour moderniser la profession

Dans l’immédiat, l’ordre national doit encore finaliser le budget et le cahier des charges de sa future structure, sachant qu’il a déjà reçu des propositions de prestataires. Il s’agira aussi de traiter quelques points techniques dont notamment la modification de la loi sur la profession notariale de manière à permettre à la future structure de disposer des archives des notaires, aux côtés de l’Etat qui en reste actuellement le seul propriétaire. Dans la foulée, l’ordre national des notaires compte mettre sur pied un centre de documentation juridique destiné à aider les praticiens à satisfaire tous leurs besoins en informations dans le cadre de leur activité professionnelle.

Ces efforts interviennent dans le sillage d’un plan déployé par l’ordre depuis quelques mois pour moderniser la profession notariale. Celui-ci s’est déjà matérialisé par la contribution au chantier de la dématérialisation de la procédure d’enregistrement dans le cadre des transactions immobilières qui est progressivement étendue à d’autres impôts et taxes. Les notaires sont acculés à se mettre à la page ne serait-ce que pour se mettre au diapason de l’administration publique qui, une fois n’est pas coutume, a pris de l’avance sur le secteur privé, reconnaissent les notaires.