Gérer sans stress le casse-tête des congés

Avec le mois d’août, les entreprises affrontent un phénomène bien particulier : l’absence notable de nombreux cadres partis en vacances. Cette période, souvent qualifiée de calme estival, offre une ambiance unique dans les bureaux. Mais comment les entreprises gèrent-elles cette période de congés massifs, surtout dans un contexte global où l’activité ne s’arrête jamais vraiment ? Pour les DRH, c’est souvent un casse-tête : qui prendra ses vacances en premier ? Qui jouera le rôle de remplaçant ? Entre les souhaits des salariés et la nécessité de continuité du service, certains managers ne savent plus où donner de la tête. Cependant, dans les entreprises bien organisées qui suivent une politique de gestion des ressources humaines rigoureuse, ce défi est des plus faciles à relever.

En matière de bonnes pratiques, les multinationales montrent souvent l’exemple. Certaines ont des politiques de congés illimités, où les employés peuvent prendre autant de congés qu’ils le souhaitent, à condition que leur travail soit terminé. Cela renforce la confiance entre l’employeur et l’employé et encourage un meilleur équilibre vie professionnelle-vie privée. Amazon, par exemple, encourage ses employés à prendre régulièrement des pauses pour éviter l’épuisement professionnel. Ces pauses incluent des congés courts et des journées de bien-être pour recharger les batteries.

Les entreprises marocaines ne sont pas en reste. Chez Capgemini TS Maroc, la culture du travail à distance est bien ancrée depuis longtemps avant même la période du Covid. Elle permet aux employés de travailler depuis n’importe quel endroit. En août, bien que de nombreux cadres restent absents, les projets continuent d’avancer grâce à la collaboration en ligne. Les équipes utilisent intensivement les outils de communication interne pour rester en contact avec leurs collègues en vacances. La planification anticipée des congés et la rotation des équipes garantissent la continuité des projets clés.

Cependant, pour les entreprises qui optent pour une fermeture annuelle durant cette période, il est inévitable que certains salariés se sentent lésés. La législation est claire sur ce point : une entreprise ne peut pas forcer un salarié à prendre ses congés à une date précise, mais elle peut établir un programme en fonction des impératifs de production. Tout est donc une question d’organisation, tant pour la planification des départs que pour le fonctionnement interne. En l’absence de directives claires, les dysfonctionnements peuvent rapidement surgir.

Dans certaines structures, l’absence de hauts responsables peut paralyser la prise de décision. D’autres entreprises, où la délégation horizontale est de mise, comme un directeur financier qui délègue ses pouvoirs au DRH au lieu de son comptable, ou un directeur de production remplaçant un directeur financier, peuvent également rencontrer des blocages. Ces situations créent parfois des déséquilibres au sein des équipes, par exemple, en ayant trop d’auditeurs dans un département financier mais pas assez de contrôleurs de gestion, ou de comptables et pas de trésoriers.

Gérer les désaccords sur les dates de congé
«Les désaccords sont courants, surtout quand le manager n’a pas établi de règles claires pour la gestion des congés. Les critères de priorité, les normes internes et l’arbitrage en cas de désaccord sont essentiels pour une gestion efficace des congés. Le temps joue également un rôle crucial : plus la décision est tardive, plus la gestion des congés devient compliquée. Une planification prévisionnelle permet de lisser les obstacles», note Mohamed Benouarrek, DRH de Promamec.

Une bonne ambiance de travail peut également faciliter la tâche. Le manager doit donc veiller à entretenir de bonnes relations entre les membres de son équipe grâce à des normes claires et des pratiques de mobilisation positive. En fin de compte, une organisation bien huilée et une communication ouverte sont les clés pour naviguer avec succès à travers la période des congés.

Certains collaborateurs préfèrent ne pas partir en vacances pendant l’été, car l’activité est en baisse. Ils veulent ainsi rester en été en «absence déguisée» et partir en vacances quand l’activité reprend de plein fouet. Pour contrecarrer ce type de pratiques, certaines entreprises observent un arrêt annuel en été pour ne pas cumuler des soldes de congé inutilement. Car le cumul de congé est un phénomène de plus en plus observé. Certains collaborateurs le considèrent comme une bouée de secours en cas de départ, car ils veulent le convertir en argent dans leur solde de tout compte. La responsabilité de l’entreprise est indéniable, car c’est au manager direct de planifier les activités et les arrêts.

Paradoxalement, le calme d’août offre aussi un moment de réflexion stratégique pour les entreprises. Sans l’urgence du quotidien, les dirigeants peuvent prendre du recul et envisager les grandes orientations pour la rentrée.
Certains managers et cadres qui ne partent pas en vacances profitent de cette période peu stressante pour effectuer un travail de fond, revoir leur stratégie et planifier des actions futures. Parce qu’on n’avait pas le temps d’écouter les collaborateurs pendant l’année, on peut saisir l’occasion d’être plus proche avec eux, mettre de l’ordre dans son bureau, améliorer l’ergonomie du travail…, c’est un excellent exercice de prospection.

Mohamed Benouarrek,
DRH de Promamec
«Plus la planification est retardée, plus la gestion des congés devient complexe»
En matière de congés, l’anticipation est essentielle. Dès le début de l’année, une planification rigoureuse des congés doit être mise en place afin de garantir la disponibilité continue des cadres. Idéalement, cette planification commence dès février ou mars, en prévision des besoins de l’année.
La continuité des opérations est cruciale, notamment dans les secteurs où la mise en marche de certaines machines est coûteuse en termes de temps et d’énergie. Pour éviter toute interruption, les entreprises doivent assurer une continuité de la production et organiser une rotation efficace du personnel.
L’entreprise privilégie également une gestion proactive des projets et mise sur la délégation des responsabilités. En partageant les tâches entre plusieurs collaborateurs, elle évite toute dépendance excessive à un seul individu. Ainsi, même en l’absence d’un cadre en congé, ses fonctions sont reprises par d’autres membres de l’équipe.
Par ailleurs, l’absence de règles prédéfinies pour la gestion des congés peut entraîner des désaccords. Pour une gestion efficace, il est crucial d’établir des critères de priorité, des normes internes et des mécanismes d’arbitrage en cas de conflit. De plus, la dimension temporelle joue un rôle clé : plus la planification est retardée, plus la gestion des congés devient complexe. Une planification prévisionnelle permet de surmonter ces obstacles.
Enfin, une bonne ambiance de travail facilite également la gestion des congés. Le manager doit entretenir des relations positives entre les membres de l’équipe en instaurant des normes claires et en favorisant des pratiques de mobilisation positive. Une équipe soudée et bien organisée rend la tâche de gestion des congés moins laborieuse.