Frais de déplacement : des moyens plus modernes à la disposition des PME

Avec des collaborateurs amenés à se déplacer de plus en plus fréquemment, que ce soit en Afrique ou ailleurs pour leurs besoins commerciaux, de représentation ou de d’expansion vers de nouveaux marchés, les PME marocaines se doivent d’optimiser les frais de déplacement. Entre restauration, hôtels, billets d’avion, déplacements inter-urbains…, les voyages d’affaires peuvent s’avérer coûteux, surtout pour les PME. Elles veulent impérativement réduire ces frais sans pour autant compromettre le niveau de confort et, par ricochet, le rendement de leurs collaborateurs.

Des solutions existent. Il faut d’abord réaliser une liste des hôtels et établissements référencés avec lesquels l’entreprise négocie une tarification avantageuse. En moyenne, dans le monde, les nuitées d’hôtels représentent 40% du coût du voyage. Au regard des transports, les entreprises européennes encouragent leurs salariés à privilégier les voyages en train au détriment de l’avion, surtout pour les distances courtes. Par contre, au Maroc, la voiture personnelle est toujours très utilisée par les salariés. Pour optimiser les coûts, il faut que les tarifs de l’indemnité kilométrique soient bien étudiés et largement communiqués parmi les employés.

Réservez les billets d’avion à l’avance !

Il est aussi recommandé d’inciter les salariés à réserver leurs billets d’avion à l’avance pour bénéficier de prix bas et d’opter impérativement pour la classe économique. En cas d’échange de billets avec surcoût, certaines entreprises iront jusqu’à instaurer des pénalités à leurs salariés.

Toutes ces démarches ont pour objectif de maîtriser les dépenses en matière de frais de déplacement. Chez les PME, les salariés bénéficient d’un remboursement sur présentation de ticket ou reçoivent un montant cash à l’avance. Mais la tendance actuelle est de munir les commerciaux et chefs d’entreprises de cartes bancaires personnalisées marocaines et/ou internationales. Depuis novembre 2017, une nouvelle circulaire du ministère des finances a même augmenté le montant de dotation annuelle pour les voyages d’affaires des PME et importateurs ne disposant pas de compte en devises ou en dirhams convertibles de 40 000 à 60 000 DH. Une bonne nouvelle pour les banques ! 

[tabs][tab title = »Avis d’expert : Mme Kawtar Bouarich Directrice de la Banque Transactionnelle Retail de Société Générale Maroc« ]

Quels sont les enjeux que revêt la gestion des frais de déplacement pour les entreprises ?

Les entreprises sont amenées à se développer géographiquement aussi bien au Maroc qu’à l’étranger. Elles ont davantage de collaborateurs mobiles et la question de la gestion des frais de déplacement devient cruciale. L’entreprise se retrouve donc confrontée à une importante source de dépenses et elle doit mettre en place une organisation lui permettant de gérer ce poste de façon optimale, en préservant les intérêts de ses salariés (qui doivent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions), ainsi que ses propres intérêts (en optimisant les dépenses liées à ces missions). L’enjeu porte donc sur l’optimisation des coûts, la sécurité, la limitation de l’utilisation du cash et les possibilités de suivi et de reporting des frais de déplacement.

Qu’en est-il des moyens mis à la disposition des PME pour la gestion de ces frais ?

Les PME peuvent opter pour des dotations en cash et un suivi manuel. Mais cette méthode n’est pas optimale en termes de gestion des espèces et de traçabilité des dépenses. Il existe des solutions plus avantageuses et adaptées à l’entreprise qui souhaite optimiser ses processus et améliorer son image vis-à-vis de ses collaborateurs et ses partenaires. Les cartes bancaires constituent un moyen sûr et pratique pour la gestion des frais de déplacement: elles permettent aux entreprises de loger leurs dotations pour les déplacements professionnels, au Maroc ou à l’étranger, tout en restituant des reportings des transactions effectuées, pour plus de traçabilité et de transparence.

Que propose Société Générale Maroc à ses clients ?

Nous proposons une large panoplie de cartes, adaptées aux différents besoins des PME, pour tous les niveaux hiérarchiques de leurs collaborateurs. Ainsi, nos cartes peuvent être valables au Maroc, à l’étranger, ou les deux. Elles peuvent être personnalisées avec le logo de l’entreprise. Elles peuvent aussi être rechargeables ou adossées au compte de l’entreprise (compte courant, en dirhams convertibles ou en devises). Ces cartes permettent aux entreprises de gérer les plafonds accordés à chaque collaborateur, avec un suivi des dépenses selon un reporting détaillé. Enfin, elles donnent également accès, selon la gamme de la carte, à une panoplie d’avantages : assurances, assistance, dépannage en cas de perte de la carte, discounts auprès de partenaires, conciergerie, accès aux lounges dans les grands aéroports, …[/tab][/tabs]