De 25 000 DH à  12 MDH pour dématérialiser la gestion des archives

Pour une entreprise structurée, conserver ses archives en version papier, c’est bien. Les protéger précieusement de la dégradation par l’air ou tout simplement éviter leur perte pure et simple, c’est encore mieux. Les grandes entreprises marocaines et même les administrations l’ont déjà compris. Opérateurs de télécommunications, banques, compagnies d’assurance,  conservation foncière…, beaucoup ont déjà opté pour des solutions de gestion électronique de documents, plus communément appelées GED. Ces types de progiciels permettent la prise en charge du document de sa numérisation à sa mise en circulation virtuelle au sein de l’entreprise. Bien sûr, la numérisation via un scanner continue de s’effectuer de façon manuelle. Toutefois, il est possible pour les plus grandes sociétés, aux archives volumineuses, d’inclure la numérisation dans le contrat la liant à l’intégrateur de la solution.

Un marché encore restreint

Flairant l’opportunité, plusieurs intégrateurs marocains ont choisi de mettre à la disposition des entreprises ce type d’applications. Ainsi, depuis 2003, CBI propose la solution FileNet éditée par IBM. «Afin de gérer la dématérialisation du courrier entrant et sortant d’une entreprise, cette application définit un véritable bureau d’ordre numérique. Les documents sont d’abord scannés par l’employé puis envoyés automatiquement vers des paniers workflow, lorsque cette option a été ajoutée au logiciel de base. Ceux-ci permettent aux destinataires d’un courrier de le recevoir directement de façon virtuelle, puisque le logiciel GED a décrypté le document», précise Ali Benharbit, directeur du pôle intégration à CBI. Dans une version plus élaborée, il est même possible de générer automatiquement le paiement d’allocations. Ainsi, lorsqu’un retraité fait parvenir à la CNSS son certificat de vie, celle-ci est numérisée et automatiquement envoyée au service concerné, après validation de l’opérateur, pour effectuer dans la foulée le paiement de la pension. «Il s’agit d’un processus automatisé à 70 %» , précise M. Benharbit. Une fois numérisé, tout document intègre par la suite un processus précis. La solution permet ainsi de stocker l’ensemble de la documentation d’une entreprise sur ses serveurs internes, ou externes, tout en gérant les différentes versions d’un document. En cas d’outsourcing du stockage, le client loue un serveur par le biais du prestataire de service. Cela vaut ainsi pour CBI qui souhaite par ailleurs développer cette formule en se dotant d’un data center digne de ce nom. Jusque-là, les serveurs mis à la disposition de certains de ses clients sont simplement loués auprès d’un tiers. Et bien sûr, FileNet permet également de gérer les différents niveaux d’accès à la documentation et d’effectuer des recherches pointues. De telles fonctions ont un coût. La solution FileNet démarre à 300 000 DH, avec un accès limité à 5 connexions, ou login. Et la facture peut aisément atteindre 12 MDH lorsque l’application intègre une problématique métier, avec un accès donné à près de 1 000 utilisateurs. Aujourd’hui, CBI dispose d’une trentaine de références marocaines équipées de FileNet. 95% sont d’ailleurs de grandes entreprises. Bien sûr, celles-ci sont très souvent contraintes par leur productivité, leur compétitivité, ou plus simplement un texte de loi.

Des solutions adaptées pour les PME

Néanmoins, «le marché marocain de la GED est très limité. Les grandes entreprises ont lancé de grands projets dans ce sens il y a seulement 5 à 10 ans, avec une forte accélération ces 3 dernières années. Mais aujourd’hui, même parmi les grandes entreprises, il y a encore des clients qu’on ne trouve pas» , explique M. Benharbit.
Loin d’être épargnées des contraintes auxquelles sont sujettes les grandes entreprises, les PME et TPE ont du mal à se convertir. Les dernières inondations en date à Casablanca sont là pour le rappeler. Cabinets d’avocats, architectes, médecins…tous ont intérêt à archiver de façon électronique leurs dossiers. Une des solutions disponibles sur la place est DocuShare éditée par Xerox et commercialisée par XOS, le distributeur exclusif au Maroc. «La méthode la plus répandue consiste en un simple abonnement en ligne et pour lequel le client s’acquitte d’une redevance mensuelle de 500 DH. Cette formule lui permet un stockage de ses archives sur des serveurs Xerox en dehors du Maroc et pour lequel un nombre d’accès illimité lui est donné» , explique Rachid Khssassi, directeur commercial et marketing chez XOS. Pour la version logicielle complète permettant de gérer un document depuis sa numérisation jusqu’à son impression, et destinée aux professions libérales et PME, il faut compter en moyenne 25 000 DH, avec 10 accès. Il faut savoir également que l’ensemble des contrats inclut le service de maintenance, avec notamment l’installation de mises à jour et une assistance technique.