Tableaux de bord RH : entretien avec Asmae El Kohen Directrice du capital humain de l’ONDA

Devenu indispensable, un tableau de bord RH est un outil de reporting indispensable pour mesurer la performance des activités RH et ses contributions à l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise. Quels critères ou quels indicateurs prendre en compte ? Comment s’en servir efficacement et comment le communiquer aux populations concernées ? Asmae El Kohen, directrice du capital humain de l’Office national des aéroports (ONDA) et membre du bureau national de l’Association des gestionnaires et formateurs du personnel (AGEF), apporte son éclairage.

Les DRH gèrent beaucoup d’informations (effectifs, salaire, turn-over, arrêts maladie,…), que privilégient-elles généralement comme indicateurs ?

Avant de parler des indicateurs privilégiés pour le DRH, il y a lieu de rappeler que le tableau de bord, notion qui n’est pas propre au volet ressources humaines, est un instrument de mesure efficace composé d’indicateurs pertinents permettant de visualiser, d’un seul coup d’œil, une série de données définies comme étant stratégiques pour l’entreprise. Il permet de mesurer la situation en temps réel comparée à une référence, l’impact des actions entreprises pour l’améliorer, de dégager les écarts (entre une situation prévue et une situation réelle), de considérer les évolutions prévisibles afin d’y apporter les mesures correctives nécessaires en temps opportun.

Un tableau de bord RH, et comme son nom l’indique, est un outil de reporting indispensable pour mesurer la performance des activités RH et ses contributions à l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise. Il est considéré comme l’instrument incontournable de réduction de risques.

Certes, le DRH doit se doter d’instruments de mesure performants visant l’excellence en termes de recrutement, de formation, de gestion de carrières… sans oublier l’efficacité des processus administratifs générateurs de coûts nécessaires pour le pilotage et l’aide à la prise de décision.

L’identification des indicateurs RH pertinents, généralement appelés KPI (pour Key Performance Indicator) en marketing, est beaucoup moins facile que dans les autres domaines d’activité de l’entreprise, et ceci pour plusieurs raisons dont je cite la politique de l’entreprise, sa culture et ses valeurs, la complexité et diversité des activités RH, la difficulté à modéliser ou à quantifier les interrelations entre les actions RH et leur impact sur les autres domaines….

Tout en rappelant que toutes les informations manipulées au niveau de l’activité RH sont pertinentes, les indicateurs les plus usuels et privilégiés, je me contente essentiellement de cinq :

– Taux d’encadrement : nombre de salariés ayant une fonction d’encadrement par rapport au nombre total. Un faible taux peut expliquer des anomalies de fonctionnement au sein de l’entreprise.

– Evolution de la masse salariale par rapport au chiffre d’affaires : une forte évolution indique un déséquilibre de gestion liée soit à des rémunérations excessives, soit à une baisse du chiffre d’affaires.

– Chiffre d’affaires par salarié : cet indicateur permet de visualiser rapidement si les embauches nouvellement effectués ont eu un impact positif sur l’activité ;

– Taux de turn-over : exprimé en pourcentage, cet indicateur informe du nombre de départs volontaires par rapport au nombre total de salariés présents pendant la période considérée. Il permet au DRH de s’interroger sur la performance de sa politique sociale (rémunérations, ambiance de travail, tâches répétitives et non gratifiantes pour les salariés, inquiétudes quant à l’avenir de l’entreprise….) ;

– Taux d’absentéisme : c’est un indicateur clé de la motivation du personnel. Un fort taux d’absentéisme révèle le plus souvent un mal-être des salariés au travail.

Quelle est l’utilité des tableaux de bord  ?

En ressources humaines comme dans les autres domaines, la qualité des décisions est dépendante de la qualité des informations détenues.

Au niveau RH, la notion de tableau de bord a beaucoup plus de mal à s’imposer et encore fort peu utilisé, en dehors des traditionnelles statistiques d’effectifs, de rotation du personnel et d’absentéisme, cet outil de pilotage et d’aide à la prise de décision est appelé à un très rapide développement.

C’est devenu une obligation pour la fonction RH de sortir de son rôle technique et administratif pour devenir un partenaire stratégique contribuant, au même titre que les autres, aux résultats économiques et sociaux de l’entreprise en orientant la pensée des décideurs pour la prise de bonnes décisions. Et ceci ne peut avoir lieu qu’à l’aide d’un SIRH et des tableaux de bord RH pertinents.

Quelles sont les conditions de réussite d’un tableau de bord ?

Il n’y a pas de bon ou de mauvais tableau de bord, le plus important c’est qu’il réponde au besoin de l’utilisateur en l’aidant à prendre la bonne décision en temps opportun et lancer les actions adéquates alignées sur les orientations stratégiques de l’entreprise, cohérentes et intégrées dans la chaîne de création de valeur globale. Encore faut-il que le tableau de bord RH soit conçu rationnellement, qu’il mesure toutes les formes de performance et qu’il assiste au mieux les décideurs.

On ne peut pas parler des conditions de réussite du tableau de bord RH sans parler de la qualité et la cohérence du système d’information des ressources humaines (SIRH), selon Bernard Just dans son ouvrage «Pas de DRH sans SIRH», devenu l’outil incontournable des professionnels de la gestion des ressources humaines, et qui est la base pour la pérennité du tableau de bord RH déployés.

En guise de conclusion, les indicateurs de performance RH sont les vecteurs de changement les plus puissants dans le système décisionnel. Bien sûr, il ne s’agit pas ici de tableaux de bord -reporting, mais de véritables tableaux de bord de la performance RH.

Faut-il communiquer sur ces tableaux de bord ?

La meilleure manière de communiquer sur les tableaux de bord RH, et comme il l’a bien illustré le philosophe chinois Confucius dans sa célèbre citation «Une image vaut mille mots», passe obligatoirement par la data visualisation (ou encore dataviz) qui nous permet alors de véhiculer des messages clairs et simples à fort impact via une visualisation interactive et facile à comprendre.

Je rappelle que selon Charles Miglietti, expert en visualisation de données et co-fondateur de Toucan Toco, «la data visualisation, c’est l’art de raconter des chiffres de manière créative et ludique». C’est en quelque sorte mettre en musique l’information chiffrée. Cela consiste à communiquer sur des chiffres ou des informations brutes en les transformant en objets visuels : points, barres, courbes, cartographies… En alliant fonctionnalités simples et esthétisme, elle offre un gain de temps conséquent dans la recherche et l’analyse des données.