Pourquoi Microsoft Excel est le premier outil de reporting au monde

Savez-vous quel est l’outil de reporting le plus utilisé dans le monde ? Microsoft Excel. Ni les progiciels de gestion décisionnelle, ni les applications spécifiques n’ont encore réussi à détrôner le tableur de l’américain Microsoft.
D’après une étude du cabinet suédois Compass Management Consulting, réalisée en début d’année, 85% des entreprises consultées reconnaissent se servir de ce logiciel pour créer, développer et diffuser des tableaux de bord. C’est impressionnant pour cet outil dont la première version date du début des années 80, une éternité en informatique.

Mais, en fait, cela ne doit pas nous étonner pour plusieurs raisons.
D’abord, la suite bureautique Office (dont Excel fait partie) est installée dans la quasi-totalité des ordinateurs et PC au monde et son utilisation se trouve également accessible à de nombreuses personnes. Le Microsoft Office est quasiment devenu la connaissance de base en bureautique. Si vous jetez un coup d’œil sur les CV de vos collaborateurs et des candidats au recrutement, vous y trouverez certainement l’un des deux mots: Excel et Office.
D’un autre côté, et parmi la cinquantaine d’applications existant sur le marché, Excel fait la différence car il est intégré à la suite Office, adapté à de nombreux secteurs professionnels et, mieux encore, son installation et son utilisation sont faciles.
De plus, les fonctionnalités des logiciels bureautiques sont, la plupart du temps, sous-exploitées : en creusant davantage et en en détournant quelques-unes, on arrive à faire des miracles.

Il est ainsi clair que la plupart des entreprises n’ont pas besoin d’une application dédiée pour effectuer un reporting satisfaisant.
Néanmoins, en cette époque où la performance est plus qu’une nécessité, faut-il s’arrêter à ce niveau et se contenter d’un outil qui reporte d’une manière plate l’activité de l’entreprise ? Ou alors faut-il creuser et aller plus loin pour disposer d’un outil performant ?
En fait, le choix d’un outil décisionnel est la dernière (ou avant-dernière étape) dans le processus de mise en place d’un système de reporting. Ce choix doit être précédé par l’identification du besoin, soit une démarche de réflexion sur la définition des indicateurs d’activité et leur pertinence : peut-on atteindre les objectifs qu’on s’est fixés ? A-t-on engagé les ressources nécessaires pour cela ? Y a-t-il des écarts ? Peut-on les expliquer ?

Une fois cette étape conceptuelle franchie, il est nécessaire de penser aux sources d’informations : disposons-nous des informations nécessaires pour calculer ces indicateurs ? Où sont-elles localisées (sources internes ou externes à l’entreprise ?), et doivent-elles subir un traitement intermédiaire pour pouvoir être utilisées ?
Le cabinet Gartner a estimé que 70% de l’information de l’entreprise se trouve dans le poste client de ses salariés et non dans les serveurs et que cette donnée prend souvent la forme d’un classeur Excel.
Avouez que les premières étapes sont plus critiques et primordiales que le choix de l’outil. En effet, si nous ne savons pas quoi calculer, nous ne le trouverons jamais quand bien même nous disposerions de la Rolls-Royce des logiciels. Identifions d’abord le besoin: que veut-on mesurer et contrôler ? Vérifions si l’information est disponible, sous quelle forme et dans quel environnement ?, libre à nous par la suite de sélectionner l’outil pour la calculer.
Le choix d’Excel comme outil de confection de tableaux de bord s’avère comme le choix le moins risqué et le moins onéreux, peut-être même une solution improvisée pour répondre à un besoin immédiat. Certes, il présente certaines limites, notamment lorsque le volume de l’information à traiter est énorme : il a été estimé qu’un classeur Excel ne doit pas dépasser 30 Mo de taille. Au-delà de ce volume, l’utilisateur souffrira de la lenteur des traitements de ses données. Néanmoins, cette limite contenterait largement la majeure partie de nos PME.
Pour avoir une idée sur les possibilités que peut offrir Excel et la diversité des utilisations qui en sont faites, un blog est particulièrement recommandé, celui de Hervé Thiriez, alias «Monsieur Excel en France», qui grouille d’astuces et de pistes de réflexion pour créer des multitudes de tableaux, formules, macros, états, etc. :
http://monsieur-excel.blogspot.com
Après cela, nul besoin de vous étonner si vous apprenez qu’Excel est le premier outil de gestion commerciale au monde. Au Maroc, il y a même des entreprises cotées à la Bourse de Casablanca qui gèrent leurs comptabilités avec ce tableur.
Moralité : réfléchissez deux fois avant d’investir dans des applications coûteuses.