La carte de visite, un support de communication inestimable : comment bien l’exploiter

Souvent, nous nous penchons sur la stratégie de communication personnelle et institutionnelle, et ce, sans oublier ses supports : les publications commerciales, le courrier, les présentations multimédia, le site web, etc. Parmi eux, il y en a un qui parle particulièrement de nous: notre carte de visite. Sous-estimée -à tort- en termes d’image, elle présente pourtant plusieurs marqueurs de distinction : la qualité du papier et de l’impression, le graphisme (couleurs, logos et polices), le nombre et la nature des informations contenues. Cela paraît simple, et pourtant nos classeurs sont remplis de contre-exemples en matière de cartes de visite…
Historiquement, l’utilisation des cartes de visite avait pour objectif de remplacer la visite personnelle.
Les règles de son utilisation suivaient les étiquettes des cours royales et princières et les milieux aristocratiques et diplomatiques de l’époque, en accord avec les coutumes locales.
De nos jours, seulement certaines de ces fonctions ont été préservées. La carte de visite peut servir à envoyer un bref message lorsque la situation ne nécessite pas la conversation directe et constitue un outil de communication indispensable, particulièrement en affaires. L’échange des cartes à différentes occasions (réceptions, foires et salons, conférences et séminaires) a pour l’objectif principal de maintenir les contacts entre les gens.
Traditionnellement, dans la diplomatie et dans les relations amicales, l’échange des cartes a lieu à la fin d’une rencontre ou d’un entretien. Par contre, dans la pratique des milieux des affaires, il est plus fréquent de présenter sa carte au début. Grâce à ça, notre interlocuteur saura immédiatement notre identité (l’identité et le titre, surtout), ce qui lui permettra de bien prononcer notre nom et d’améliorer la qualité de la relation. Remettre la carte de visite à quelqu’un est toujours un acte individuel et la personne qui la reçoit doit se sentir distinguée par ce fait. Ainsi, nous devons éviter la distribution «en chaîne» ou – pire – de déposer la carte sur la table vide avant l’arrivée de notre interlocuteur. En fonction de la culture, on peut apporter une importance particulière à la remise d’une carte de visite : par exemple les Japonais la transmettent en la tenant soigneusement dans les deux mains et en s’inclinant profondément. Dans tous les cas, si nous recevons une carte, il est de bon usage de la regarder attentivement avant de la ranger, en témoignant ainsi notre intérêt à son titulaire.

Pour le graphisme, il est important de privilégier la simplicité

L’aspect de notre carte de visite donne beaucoup d’informations sur nous. Il est donc nécessaire de la soigner et de veiller sur son esthétique, sans oublier le plus important – les informations qu’elle contient. Il va sans dire qu’elle doit être propre et non froissée. Pour cela, il est préférable de ranger nos cartes dans un petit étui spécial. La carte de visite doit être fabriquée en papier bristol, de couleur blanche ou crème, lisse ou légèrement tramé, mate ou discrètement brillant. Ses dimensions standard (90×50 mm) permettent de l’insérer facilement dans un classeur destiné à cet effet. Il existe aussi des cartes détachables sous forme d’un classeur, mais leur aspect n’est pas très élégant : il reste des traces de la perforation et le papier peut se froisser au moment de détacher.
En ce qui concerne les informations, leur nombre est décroissant en fonction de l’importance du poste occupé par le titulaire. S’il occupe un poste de la plus haute responsabilité publique, sa carte contient seulement son nom et prénom, sa fonction et les armoiries, éventuellement le nom de la capitale. Dans le business, il est préférable d’avoir à l’esprit le côté pratique des choses, et insérer toutes les données nécessaires qui permettront de maintenir le contact avec nous. Les données de base sont : le nom et le prénom, le nom de l’institution et son logotype, la fonction exercée et les coordonnées (adresse postale, électronique, téléphone, télécopie, e-mail, gsm). Sachant que ces informations seront utilisées dans un cadre professionnel, il est déconseillé de faire figurer les numéros de téléphone de domicile ou portable privé sur les cartes professionnelles qui sont distribuées aux nombreuses personnes. En cas de besoin, ce type d’information peut être ajouté manuellement au moment de la remise de la carte à une personne précise. Ceci est un signal clair pour elle de ne pas transmettre ces données à d’autres personnes.
La composition graphique d’une bonne carte de visite se caractérise par une simplicité maximale. Elle peut contenir le logotype ou les armoiries en couleur (et éventuellement en relief) et deux types de police. L’impression recto-verso est à éviter parce que cela empêche de prendre des notes personnelles sur la partie libre de la carte. Cette pratique est cependant justifiée lorsqu’il s’agit d’une personne dont la langue maternelle s’écrit avec un alphabet peu connu dans le pays où il exerce. Dans ce cas, l’impression recto-verso : exp. arabe-français, chinois-anglais, est plus pratique et donc acceptable.

Eviter d’imprimer sur le fond de couleur foncée

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes en ce qui concerne les cartes de visite ? La liste pourrait être longue, citons alors celles qui sont les plus fréquentes ou les plus choquantes : tout d’abord la carte surdimensionnée, imprimée sur le papier à grammage trop faible ou – pire encore – plastifiée pour lui donner plus de rigidité.
Vient ensuite la mauvaise qualité d’impression et la sur-utilisation des couleurs et des polices, voire le choix d’une police inadéquate. Un autre défaut serait d’imprimer sur le fond de couleur foncée, ce qui empêche toute inscription et rend difficile sa lecture. En matière de contenu, la plus grande extravagance serait d’insérer une photo du titulaire (oui, ça existe !) ou les images censées illustrer l’activité, ou encore présenter une longue liste de ses titres scientifiques et fonctions, actuels et passés.
Dans la pratique, la charte d’une carte de visite varie en fonction du secteur d’activité : elle sera très sobre dans la diplomatie et le secteur financier ; plus libre dans les métiers de la créativité artistique ou le show-business. Ce qui est le plus important, c’est que ce support de communication soit cohérent avec l’image globale de nous-mêmes et de notre entreprise, que nous souhaitons communiquer à l’entourage. L’utilisation de la carte de visite doit donc correspondre à cet objectif, tout en restant un témoignage de l’élégance et de la bonne éducation.