Comment tirer profit d’un entretien d’évaluation

Pour certaines entreprises, l’heure est à la préparation des évaluations annuelles qui ont souvent lieu au cours des premières semaines de la toute nouvelle année civile, soit juste à la fin d’un exercice. Ces face-à-face annuels ont l’avantage de tracer une feuille de route commune entre évaluateur et évalué, sur les objectifs à atteindre et les améliorations à prendre en considération.
Pourtant, ces enjeux sont parfois mal appréhendés aussi bien par les évalués que par les évaluateurs. Pourquoi ? Pour la simple raison que l’outil est pris comme une fin en soi et non comme un support pour la mise en œuvre d’une politique de ressources humaines, pour la concrétisation d’une culture de l’entreprise ou d’une conception du management.
Mais, en dépit du scepticisme des uns et des autres, le procédé permet à l’évalué de se défendre et à l’évaluateur (le supérieur hiérarchique en général) de disposer d’informations permettant de mieux gérer ses équipes.
Afin que l’opération se passe dans de bonnes conditions, «certaines entreprises informent les membres de leur personnel une quinzaine de jours à l’avance afin qu’ils puissent préparer leurs arguments», explique Luce Rosalba, DRH du groupe Mercure.com.
De toute évidence, une préparation est nécessaire pour que l’entretien ne se transforme pas en simple formalité. De son côté, l’évalué doit mettre toutes les chances de son côté pour ne pas rater son évaluation. Voici quelques pistes pour tirer le meilleur profit d’une évaluation.

Préparer ses arguments
Attendre le dernier moment pour préparer son entretien est déconseillé. «On ne vient pas pour parler de la pluie et du beau temps. C’est un rendez-vous qui doit être bien préparé», martèle la DRH du groupe Mercure.com. Et de poursuivre: «Généralement, quatre sources d’incertitude créent le besoin d’un entretien chez l’évalué : que pense mon chef de mon travail ? Qu’attend-il de moi ? Quel est mon avenir dans l’entreprise ? Me suis-je bien fait comprendre ?».
Si la date de l’entretien est annoncée une ou deux semaines à l’avance, sa préparation se fait au quotidien, en collectant des informations utiles et en analysant vos forces et vos faiblesses. Comment ? En identifiant les missions réalisées et en faisant une synthèse des faits les plus significatifs : chiffre d’affaires, nombre de contrats conclus, développement du portefeuille de clients, délais de réalisation des projets… Privilégiez les faits saillants. L’évaluateur n’oubliera pas de vous questionner aussi sur vos difficultés. Restez constructif : appuyez-vous sur un exemple de mission qui vous a donné du fil à retordre, identifiez les causes de vos problèmes, et proposez des solutions qui pourraient vous éviter de retomber dans les mêmes difficultés.
Généralement, les évalués disposent d’un document portant sur le précédent entretien. Dans ce cas, ils peuvent s’appuyer dessus pour adosser les résultats obtenus par rapport aux objectifs. A ce stade, c’est un constat factuel des réussites, demi-réussites et échecs.

Rester à l’écoute de son interlocuteur
Une fois les arguments préparés, il va falloir passer à l’acte. Il faut savoir qu’un entretien dure généralement une heure et demie, voire plus. Certains évaluateurs essayeront de conclure rapidement l’entretien. C’est à l’évalué de prendre le temps de tout passer en revue. Il faut savoir que 25% du temps de l’entretien est consacré à la rétrospective des réalisations ; 25% à l’analyse et au diagnostic des réalisations et 50% au plan d’action et plan de progrès à réaliser.
Généralement, c’est l’évaluateur qui est aux commandes de l’entretien. C’est lui qui doit introduire l’entretien en rappelant son objet, en évoquant les sujets qui seront abordés et en fixant le timing. Si les deux parties débutent dans l’exercice, il est préférable de laisser la parole à l’évalué. Ce dernier a tout intérêt de ne pas tomber dans le piège du règlement de comptes.
Si la relation entre un manager et son collaborateur est difficile, ou si des contentieux n’ont pas été résolus, chacun doit être capable de le dire. L’entretien représente l’occasion de se parler, dans un échange d’adulte à adulte. Il peut ainsi permettre de désamorcer les conflits ou, au moins, de reconnaître que l’on est en conflit, ce qui demande du courage.
En tout cas, Mme Rosalba recommande de privilégier l’écoute active. «C’est la première marque d’intérêt. L’interlocuteur se concentre sur ce qui est dit, recueille les signaux révélateurs, incite à une plus grande expression». La reformulation permet par ailleurs de vérifier la compréhension de l’information, avec des phrases du type : «Ainsi, selon vous…», «vous voulez dire que…», «si je vous ai bien compris…». Surtout, éviter d’être agressif et de chercher à déstabiliser l’interlocuteur.

Construire le futur
L’entretien d’évaluation est aussi le moment d’exprimer vos envies de changements. Présentez-vous avec une idée claire des missions qui vous intéressent, voire de la fonction vers laquelle vous souhaitez évoluer. Il faut faire coïncider votre stratégie personnelle avec celle de l’entreprise. Et n’oubliez pas d’argumenter votre demande en vous fondant sur votre bilan.
N’hésitez pas non plus à manifester votre intérêt pour des projets transversaux et stratégiques, tels l’implantation d’une filiale localement ou à l’étranger, le développement d’un réseau de vente, la mise en place d’un logiciel de CRM… Faites des propositions dans ce sens, en ayant bien préparé, en amont, votre argumentation. Vous montrerez ainsi votre implication.
La rémunération, enfin, viendra clore les débats. C’est en effet le moment de la renégocier pour l’année à venir. Fixe, pourcentage de variable, critères d’attribution : tout doit être remis à plat. Si toutes les décisions ne sont pas bonnes à prendre pendant l’entretien d’évaluation, en revanche, n’hésitez pas à tout évoquer. «L’entretien réussi est celui d’où chacun ressort avec le sentiment qu’il n’y a pas eu d’arnaques ou de paroles complaisantes», souligne Abdelillah Jennane, directeur exécutif de l’Institut des ressources humaines (IRH). Le manager a un vrai contrat d’objectifs avec son collaborateur, et ce dernier a des repères pour travailler.
Enfin, certaines entreprises n’hésitent pas à organiser l’entretien sur toute l’année pour apporter des actions correctives tout au long de cette période et avoir le temps de s’expliquer, car il y a souvent des incompréhensions, des interprétations erronées, des ressentis qu’il faut exposer…