Apprenez à  gérer votre capital temps

Qui n’a pas la fâcheuse impression de manquer cons-tamment de temps pour son travail ou même pour sa famille ? Chaque jour, c’est la même galère : la réalisation d’une tâche dure plus que prévu, les projets ont tendance à se compliquer en cours de route, les échéances sont trop serrées…Pour ne rien arranger, on est constamment interrompu dans son travail par le téléphone, une visite inopinée d’un client, fournisseur, collègue ou autre. Ce qui fait que les expressions favorites les mieux partagées que l’on entend à longueur de journée sont : «pas moyen d’être tranquille», «je n’ai pas le temps», «je n’ai pas de minute à vous consacrer». Chez les managers s’ajoute un leitmotiv : celui de passer son temps à régler de «faux problèmes».

A symptômes divers, un mal unique : nous ne gérons pas notre temps de manière optimale. Et de nos jours, c’est une denrée de plus en plus rare, surtout au niveau professionnel.
«Il y a quelques années, les échéances étaient plus ou moins tenables. Les clients réagissaient en une semaine ou deux après avoir reçu un devis. Aujourd’hui, il n’est pas rare de se voir répondre: “c’est pour hier”», note le directeur commercial d’une société informatique. Car de la notion de rapidité est né un culte : celui de l’urgence. Les différents sondages effectués auprès des cadres montrent que les tâches urgentes prennent de plus en plus le pas sur les autres tâches quotidiennes, nouvelles ou répétitives.

Avec le développement des nouvelles technologies et plus précisément l’internet, les choses se sont gâtés. Tout va vite. Du coup, les cadres ne savent plus sur quel pied danser. Souvent des ménages battent de l’aile parce que les conjoints n’arrivent pas à harmoniser leur emploi du temps : ou ils sont tous pris par leur travail, ou l’un des deux se montre zélé sur le plan professionnel. Le président d’une société nous a d’ailleurs supris, alors qu’il discutait avec sa femme au téléphone. «Je prend rendez-vous avec elle pour un déjeuner en milieu de semaine. Nous n’avons pas le temps de nous voir ces derniers jours». Et pour cause, elle a un agenda aussi chargé, sinon plus, que le sien.

Méthode et organisation : les mots d’ordre d’une bonne gestion
Heureusement, tout le monde ne cultive pas le même rapport face au temps. Il nous arrive à tous d’être surbookés. Mais ceux qui se disent débordés utilisent souvent mal le temps dont ils disposent, soit parce qu’elles passent trop de temps à parler au téléphone ou à discuter de futilités avec des collègues, soit parce qu’elles s’entêtent à effectuer des tâches qu’elles pourraient facilement déléguer.
Pour éviter de se laisser déborder et parvenir à atteindre sans trop de stress les objectifs d’une journée de travail, la gestion de son «budget» temps est donc plus que jamais capitale.

Comment y parvenir ? «En mettant de l’ordre dans son emploi du temps, en hiérarchisant ses priorités, en se servant des bons outils, en n’hésitant pas à ranger et classer ce qui doit l’être. Bref, en privilégiant méthode et organisation», résume Mohamed Tazi, responsable formation à LMS ORH.

Primo, il faut éviter d’aggraver le stress résultant de l’urgence. Abdellah M., dirigeant d’une PME, estime que si le travail impose son rythme, «il faut veiller à ne pas subir la fausse pression, qu’elle vienne du client ou du manager. Il ne faut pas non plus bousculer sans raison les collaborateurs, sinon il risque d’y avoir des incidences négatives sur la qualité de leur travail».

Il faut laisser la place aux imprévus et sollicitations de tout genre
Secundo, il faut se trouver soi-même le temps de réaliser ses tâches. En ce sens, la capacité à s’isoler au maximum et à déléguer le plus possible une des clés précieuses pour gagner en efficacité.
Suffisant pour être zen ? Pas du tout !
Tertio, parfois, le problème relève aussi d’une mauvaise organisation du travail dans l’entreprise, auquel cas, quels que soient les efforts individuels de chacun le budget temps sera constamment bousculé.
Quarto, on doit s’abstenir de remettre au lendemain ce que l’on peut faire aujourd’hui, sachant qu’il y a toujours des imprévus. Par conséquent, même si on arrive à planifier, il est important de laisser des plages de temps libre pour gérer ce genre de situations.

Autre entrave à la bonne gestion du temps, les sollicitations intempestives des collaborateurs, bien connu des managers. Certes elles font partie de la mission d’encadrement, mais si l’on arrive à développer une culture de l’organisation, le phénomène peut être très limité. Un conseil, ne pas non plus fermer la porte à une sollicitation. Veillez à rester à l’écoute tout en développant votre capacité à faire la différence entre un problème urgent (à gérer toutes affaires cessantes) et un «souci» dont la résolution peut être planifiée (ne pas oublier de s’en occuper).
Amine Benkirane, directeur commercial dans une société de confiserie, planifie une semaine à l’avance son emploi du temps, en y aménageant des plages horaires pour les imprévus ou encore les sollicitations de ses collaborateurs. «C’est une manière de ne pas négliger les tâches importantes tout en conservant le contact avec l’équipe», explique-t-il.

Enfin, et quand on n’a pas le luxe de s’offrir une assistante capable d’organiser ses journées, et en dehors du classique agenda, les outils ne manquent pas pour gagner en efficacité. Les mordus de la technologie peuvent toujours recourir aux agendas électroniques et autres organiseurs qui peuvent maintenant servir d’ordinateur de poche. A chacun son dada. L’essentiel tient en deux phrases : ne pas perdre son temps en futilités et ne pas laisser les petits problèmes s’accumuler. Facile à dire, dira-ton, mais avez-vous réellement essayé ?.

La montre et la boussole
Dans la plupart des cas nous sommes régis par la montre. Il faut faire ceci avant telle heure, livrer avant tel jour, se réunir à tel moment… Il est donc naturel de planifier son temps en minutes. Pourtant on oublie que la planification, les tâches, n’ont de sens qu’à travers la réalisation d’un objectif. D’où l’idée de remplacer, la montre par la boussole en posant la question : où veux-je aller et comment ? A partir de là il s’agit de définir les tâches importantes et celles jugées urgentes et de les hiérarchiser. Le reste, tout le reste, peut attendre ou passer à la trappen