Apprenez à  gérer vos réunions : Avis de Youssef Jermoumi, DG de Profesionnal training center

Généralement, les réunions sont efficaces quand elles sont bien gérées. Ce sont des moments de partage de connaissance, de résolution des problématiques et, qui plus est, permettent d’aboutir à des actions concrètes ou à des décisions à prendre.

Malheureusement, on voit bien aujourd’hui qu’il s’agit souvent de réunionnite, d’échappatoire ou encore d’une occasion, pour certains, pour régler des comptes.

Ce qui gâche le plus souvent, c’est les intérêts dispersés ou trop nombreux, les susceptibilités entre participants, le manque de décision…

Une bonne gestion de réunion demande quelques préalables à savoir la définition de l’ordre du jour, la limitation des participants, fixer les règles du jeu à savoir le temps consacré pour chaque étape…

Généralement, une réunion ne doit pas dépasser une heure de travail, sinon ce n’est plus une réunion. 

Le rôle de l’animateur est aussi important. Il est le personnage central pour atteindre l’objectif assigné à la réunion.

Non seulement organisateur des débats et de la progression, il est aussi le «facilitateur» qui se place au service du groupe pour l’aider à atteindre son objectif.

La réussite de la réunion dépend en grande partie de la personnalité de l’animateur, ensuite de son style d’animation et aussi de son guide d’animation. C’est à lui qu’incombe la tâche d’énoncer l’objectif de l’étape de la réunion, proposer le processus, annoncer le temps consacré à chaque étape, fixer les règles du jeu, préciser les rôles de chacun et de vérifier l’accord.

Enfin, il faut désigner un rapporteur qui sera chargé de faire le PV final.

Ce même rapport servira pour les prochaines réunions afin de ne pas répéter les mêmes problématiques.

A cet effet, j’utilise très souvent des tableaux avec les actions concrètes à mettre en place ainsi que les délais correspondants. Cela permet d’y voir plus clair et d’agir rapidement pour cadrer les actions.

Dans une réunion, il y a toujours ceux qui parlent et les autres. Elle est pourtant organisée pour que chacun puisse donner son avis même minime soit-il. Il faut donc éviter que les bavards puissent monopoliser la parole.

Les apartés tout comme les téléphones sont des tueurs de réunion. Un rappel à l’ordre, sans brusquer les gens, est toujours nécessaire pour ramener l’assistance à l’essentiel.

De même, une réunion ne doit pas dépasser 90 minutes en général, sinon on sombre dans la lassitude. Pour maintenir une réunion sur les objectifs, limitez les interventions dans un laps de temps précis.

J’ajouterais également que les priorités et objectifs confus et changeants gâchent également la bonne gestion des réunions.
Souvent, de bonnes idées émergent  lors de ces moments mais il faut apprendre à ne pas trop s’éloigner de l’ordre du jour.