Apprenez à  gérer vos réunions : Avis de Karim El Ibrahimi, DG du cabinet RMS Conseil

Notre réunion hebdomadaire est programmée le lundi matin. Elle a pour objectif d’orienter les équipes vers les résultats souhaités et d’engager les actions de la semaine. Il s’agit de faire en sorte que les équipes aient une mission bien définie et des informations utiles.

La séance commence par un rappel des actions précédentes et des résultats obtenus ainsi que les actions à venir. C’est aussi l’occasion pour clarifier certaines questions, lever des ambiguïtés, apaiser des craintes… Il s’agit de réduire la part d’inconnu que recèle chaque réunion.

Souvent, je démarre la séance par une anecdote ou une citation. Par ailleurs, je me réserve d’aborder les points critiques en individuel. Une réunion est d’abord un outil de motivation et de cohésion.

Pour une équipe qui se déplace beaucoup chez le client, il est important de cadrer le sujet dans un laps de temps court et pour une semaine qui défile rapidement.
Chaque fin de semaine, je rencontre individuellement chaque personne pour faire un débriefing rapide avant de préparer la réunion du lundi.Une réunion est aussi importante pour faire passer des messages comme le respect des engagements, l’intégrité, l’esprit d’initiative…

Bien évidemment, les voleurs de temps sont toujours là pour perturber les séances.

Ce qui les gâche souvent, ce sont les imprévus, les  réunions mal préparées ou mal conduites. Cela peut aussi concerner les  objectifs et priorités de la réunion qui sont vagues et changeants, les décisions trop rapides ou encore l’inaptitude à distinguer l’essentiel de l’accessoire.