Apprenez à  gérer vos relations Apprenez à  gérer vos relations

Réussir une présentation devant les médias ne s’improvise pas. Le manager d’une société informatique l’a appris à ses dépens. Lors d’une conférence de presse consacrée à la présentation d’un nouveau produit, il s’est trop concentré sur les détails techniques. Au terme de son intervention, il y a eu un silence pesant : aucune question. Il a alors réalisé qu’il avait noyé son auditoire dans les détails. Depuis, il a suivi des formations pour mieux communiquer.

Pour rendre publics des résultats annuels, informer sur une nouvelle stratégie, présenter une nouvelle organisation, mettre en exergue une opération de mécénat ou circonscrire des rumeurs désobligeantes, les entreprises sont toujours amenées à communiquer. Aujourd’hui, plus qu’hier, le face à face avec la presse est inévitable parce que les clients, les fournisseurs et autres investisseurs ont besoin de savoir ce qui se passe à l’intérieur de l’entreprise. Mieux vaut donc faire en sorte que l’information transite par un canal officiel. Mais cela ne suffit pas. Pour bien faire passer un message, il est impératif de connaître les règles du jeu, sachant que le cadre des échanges n’est pas toujours le même. Il peut être formalisé, comme dans le cas d’une conférence de presse, ou être informel si l’on est approché pour des précisions ou une expertise sur un point précis.

Le discours doit être structuré, profond et de proximité
Quand il s’agit d’une conférence de presse, sachez préparer les arguments à l’avance. Gardez à l’esprit que l’auditoire ne retiendra qu’une partie de votre discours. D’où l’intérêt de bien le travailler afin de faire passer le maximum d’informations en un minimum de temps. Le discours doit être structuré, profond et de proximité. Il faut utiliser des mots simples et compréhensibles. Rien de plus exaspérant pour un journaliste que l’accumulation de déclarations aussi tonitruantes que vides de sens et d’objet.

Pour trouver les mots qui marquent, mettez-vous à la place de l’auditoire. S’il ne connaît rien à votre activité ou à votre secteur, utilisez des mots simples sans rien changer à votre manière de parler. Donnez aussi des chiffres ou des statistiques significatifs quand vous parlez de l’activité de votre entreprise.

Vous n’êtes pas là non plus pour débiter tranquillement votre discours et partir. Si les journalistes sont accrocheurs – et ils sont là dans leur rôle -, ils ne manqueront certainement pas de soulever des questions gênantes ou de vous pousser dans vos retranchements.

Dans ce cas, il faut, surtout, ne pas se dérober, cela équivaudrait à un manque de professionnalisme. «Je ne réponds jamais par des suppositions ou en faisant ce qu’on appelle du “management-fiction”. S’adresser à la presse, c’est parler un langage intelligent et faire passer un message clair», explique Zakaria Rbii, directeur général régional des ressources humaines Afrique de Toyota.
Dans les échanges, on essayera sans doute de vous interrompre ou de vous contredire à tout moment. Cherchez dans ces cas à reprendre le fil de votre raisonnement pour faire passer votre message. Certains intervenants, par exemple, marquent un temps d’arrêt après une question délicate, ce qui leur permet de rebondir. D’autres essayent de fragmenter une question longue en sous-questions et d’y répondre étape par étape.
De même, il est important de rester naturel, sans quoi on passe très rapidement à côté du sujet. Pour ce faire, une préparation intellectuelle et psychologique est indispensable, aiment à répéter les pros de la communication. Il est indispensable de trier et hiérarchiser ses idées. Un premier plan en tête constitue déjà la moitié du travail. Sur papier, c’est encore mieux.

Ne pas abuser des «off»
L’interview est un autre type de rencontre formalisée. Quand on reçoit un journaliste, la première règle est d’avoir un minimum d’informations sur ses attentes : quel thème compte-t-il traiter ? Sous quel angle ? S’agit-il d’une interview ou d’une simple déclaration. Là aussi, il est indispensable de se préparer.
S’il s’agit d’un entretien par téléphone, en urgence, ou d’une discussion impromptue en marge d’une manifestation, nous sommes alors dans un cadre informel et le manager, s’il n’est pas sûr de maîtriser le sujet, peut toujours demander à contacter le journaliste ultérieurement, le temps de rassembler quelques idées essentielles.

Il y a cependant des messages qui ne peuvent être divulgués même pour permettre aux journalistes de mieux comprendre la situation. Si une relation de confiance existe avec le journaliste en question, une déclaration «en off» est toujours possible. C’est une pratique assez courante, respectée par certains médias, mais pas tous, il est nécessaire de le préciser. A l’heure des technologies de l’information où tout propos peut être capté par des moyens sophistiqués et mis à la disposition du public, les «off» dans un groupe même restreint sont à éviter, sauf si c’est pour crever l’abcès.

Plan social, incendie, affaire de malversation, commercialisation d’un produit défectueux… L’exercice de communication se corse en cas de crise. Pour Thami Ghorfi, animateur télé et directeur de la radio Aswat, «la politique du no comment est à éviter». Même son de cloche auprès de Marc Thépot, DG d’Accor Maroc. Ce dernier souligne qu’il est arrivé à son groupe de «prendre les devants pour communiquer ou éclaircir certains points concernant une crise interne. Cela permet de démystifier le problème et de couper court aux rumeurs».

En somme, une relation avec la presse doit être claire, transparente et empreinte de respect. Il ne suffit pas de faire des déclarations à droite et à gauche pour faire la sourde oreille au moment où il faut parler. Pour garder de bonnes relations avec les médias, certains n’hésitent pas à livrer des scoops et à informer sur des projets à venir. Mais, surtout, ne jamais chercher à manipuler la presse, sinon, gare au retour de bâton !