Organisation des assemblées générales : Rappels et recommandations de l’AMMC

L’AMMC apporte un éclairage concernant certaines mesures introduites par la loi n° 27-20 assorti de recommandations afin d’ y répondre au mieux  dans le contexte actuel.

Au volet organisation des Assemblées Générales (AG), l’autorité rappelle aux émetteurs- devant tenir leurs assemblées pendant la période d’état d’urgence sanitaire-  que les dispositions de la loi 27.20 introduisent des mesures exceptionnelles relatives à la tenue des réunions des organes de gouvernance et des AG des sociétés anonymes (SA). Ainsi, l’article 3 de ladite loi 27.20 autorise, pendant cette période, toutes les SA à tenir leurs AG par les moyens de visioconférence ou moyens équivalents, et à recourir aux formulaires de vote visés à l’article 131bis. Bien entendu, l’utilisation de ces modes de participation à distance doit remplir certaines conditions. Ils doivent, notamment, répondre à des caractéristiques techniques garantissant une participation effective à la réunion, dont les délibérations sont retransmises de façon continue. Ils doivent aussi permettre d’identifier préalablement les personnes participant par ce moyen à la réunion. En outre, les formulaires de vote par correspondance doivent être remis ou adressés à tout actionnaire qui en fait la demande, par tous moyens prévus par les statuts ou l’avis de convocation. Et,  ce à compter de la convocation jusqu’à un délai de 10 jours avant la tenue de l’assemblée. Les formulaires de vote par correspondance doivent être transmis à la société au plus tard 3 jours avant l’assemblée.

L’AMMC appelle donc les sociétés faisant appel public à l’épargne à tenir leurs AG en recourant aux moyens précités et en respectant ces recommandations, à savoir : La préparation, en amont de l’assemblée, des moyens techniques nécessaires pour permettre la participation à distance la plus large possible des actionnaires ou obligataires, appelés à se réunir en AG. Lesdits moyens doivent être adaptés au nombre de participants à l’AG, et portent notamment sur la mise en place de processus permettant de remplir des fonctions comme l’identification des personnes habilitées à participer à l’AG et des droits de vote respectifs dont ils disposent éventuellement. Le partage électronique des documents à mettre à la disposition des participants à l’assemblée générale, ainsi que le recueil des propositions de résolutions de la part des participants justifiant des conditions requises. Et,                l’enregistrement, l’archivage et la restitution ultérieure des délibérations de l’assemblée.

L’AMMC conseille également les entreprises concernées de mettre en place une communication claire sur les modalités de tenue de l’assemblée générale, notamment sur des informations relatives aux modalités particulières précises de déroulement de l’AG, ainsi qu’aux modalités d’exercice des droits des participants à l’assemblée

Enfin, au volet autorisation des émissions obligataires, l’autorité rappelle aux sociétés faisant appel public à l’épargne et désirant procéder à des émissions obligataires qu’en application des dispositions de l’article 4 de la loi 27.20 précitée, lesdites émissions obligataires peuvent, pendant la période d’état d’urgence sanitaire, être autorisées par le conseil d’administration ou le directoire, sans recours à l’assemblée générale ordinaire des actionnaires.

Le conseil d’administration ou le directoire qui fait usage de cette faculté doit en rendre compte, dans un rapport, à la plus prochaine assemblée générale des actionnaires, à convoquer dans un délai maximum de 15 jours après la fin de l’Etat d’urgence sanitaire.