Carrière
Les précautions à prendre pour ne pas rater un repas d’affaires
Ne pas confondre invité professionnel et ami. Les familiarités sont donc à éviter.
Le moment le plus propice pour parler affaires est le dessert ou le café.
Pour faire bonne impression, il ne faut pas hésiter à envoyer, le lendemain, un message de remerciements à l’invité.
Tous les jours de la semaine, pour le déjeuner ou le dîner, beaucoup de restaurants huppés, les indépendants comme ceux des hôtels de haut standing, font le plein. Ils ne sont pas seulement remplis de clients venus se faire plaisir; beaucoup sont là pour se plier à une contrainte professionnelle : discuter avec un partenaire en affaires, un client ou un fournisseur, faire des relations publiques avec des journalistes, rencontrer son banquier ou un responsable dans une administration donnée… De nos jours, le repas d’affaires est un incontournable. Pour les managers du privé comme pour ceux du public, il fait partie des règles de bienséance. Réserver une table, manger et discuter : pour beaucoup la procédure paraît simple. Pourtant, mener à bien un repas d’affaires n’est pas un exercice aussi facile qu’il n’y paraît. Il doit obéir à certaines règles en fonction des objectifs que l’on s’est fixés et du ou des partenaires qu’on va rencontrer.
D’abord, quand faut-il inviter ? Autrement dit, faut-il opter pour un déjeuner ou pour un dîner ? Les avis sont partagés. «En règle générale et pour un premier contact, je privilégie plutôt les déjeuners d’affaires. Je réserve les dîners aux clients que je connais de longue date ou ceux avec lesquels je suis déjà plus intime», confie Antoine Calandra, Dg de Publicis Maroc. D’autres préfèrent laisser le choix à leur client. En fait, il n’y a pas de règle standard, tout dépendra du client et du contexte.
Ensuite, il y a surtout des choses à faire et à ne pas faire. Le repas d’affaires est effectivement soumis à des codes de savoir-être et savoir-faire qu’il est essentiel de maîtriser. Pour éviter les impairs, la première règle de base est de se renseigner au préalable sur son invité : ses loisirs, ses habitudes et, bien entendu, sur ses préférences culinaires. Dans ce cas, il ne faut pas hésiter à prendre contact avec son assistante ou avec les membres de son équipe. Le lieu est aussi déterminant. «Je choisis systématiquement des restaurants que je fréquente pour être certaine de la qualité du service», précise Mahassine Bensaid, directrice associée d’Etymos, agence de conseil en communication et publicité. Mais il y aussi le cadre. Il est préférable d’éviter des endroits trop bruyants et «les endroits où vous avez de fortes chances de rencontrer de multiples connaissances ou relations», souligne M. Calandra.
En résumé, il est essentiel de mettre à l’aise son client avant et pendant le repas. C’est pourquoi, «il faut toujours privilégier la proximité et donc éviter de choisir un restaurant excentré ou trop loin du bureau de son client pour éviter tout retard», précise Youssef Iraqi, DG de Ice Concept.
Le restaurant que vous choisirez peut aussi faire la différence. L’astuce consiste à le choisir «en fonction de la personnalité et des préférences culinaires de son invité ; préférences qu’il vaut mieux essayer, dans la mesure du possible, de sonder un peu à l’avance», rappelle le DG de Publicis Maroc. Vous pouvez également pousser à l’extrême vos attentions vis-à-vis de votre invité et par exemple «suggérer au chef de préparer un plat qui ne figure pas sur la carte», souligne Abel Soulaymani, directeur développement Flat huting chez Capital Foncier. Ou encore choisir un établissement avec un voiturier.
Au Maroc, il existe une très forte dimension affective dans les relations professionnelles et on a tendance à faire facilement confiance, à parfois trop vite se confier. L’erreur serait de transposer ce schéma de pensée aux repas d’affaires. Comme l’explique Ali Serhani, il faut «toujours garder à l’esprit qu’il s’agit d’un repas d’affaires et non pas d’un repas amical ou de famille. J’insiste sur cet aspect car cela peut amener certaines personnes à sortir du cadre professionnel et devenir très vite trop familières». Attention donc à ne pas confondre invité professionnel et ami juste parce que le cadre s’y prête.
Pour s’assurer que l’invité a apprécié la rencontre, un débriefing s’impose dès le lendemain
Autre question qui revient souvent, c’est la consommation d’alcool durant les repas d’affaires. Ne pas boire d’alcool est recommandé et en particulier lors d’un déjeuner. Et cela pour deux raisons : pour avoir les idées claires tout au long du repas et pour rester efficace l’après-midi. Etant donné que c’est vous qui menez le bal, mieux vaut éviter de s’oublier et donc de nuire à votre image et à celle de votre société. Ali Serhani, Consultant RH, se souvient d’une personne «qui sous l’emprise de l’alcool a complètement perdu le contrôle lors d’un dîner avec des clients. Il s’est retrouvé à danser sur le bar et à ôter sa cravate, il a bien sûr tout fait capoter». La modération est donc de rigueur.
Sachez également qu’un repas d’affaires est «avant tout une rencontre et non un round de négociations», fait remarquer Mathieu Bihan, commercial grands comptes dans un groupe de presse. «Il n’a pas pour finalité de négocier ou de conclure un deal», ajoute Ali Serhani. «Un déjeuner ou un dîner représente une formidable opportunité de découvrir une personnalité, un tempérament au-delà de l’étiquette et de la carte de visite», rappelle le Dg de Publicis Maroc. C’est aussi un moment privilégié durant lequel une relation de confiance s’instaure.
D’ailleurs, «on dit souvent “chrakna tâame”, littéralement partager la nourriture, pour qualifier un certain degré d’intimité entre des personnes. Cela n’a jamais été aussi vrai pour le business», rappelle Youssef Iraqi. Pour parler affaires (si c’est un contrat qui se prépare), le moment le plus propice reste le dessert ou le café. Le but étant de mettre petit à petit son client à l’aise en commençant par aborder des sujets légers.
Enfin, n’oubliez pas qu’il y un après. Alors pour faire bonne impression, n’hésitez surtout pas à envoyer un message de remerciements à votre invité. Et bien sûr, «un débriefing s’impose le lendemain», souligne Mathieu Bihan, pour s’assurer que votre invité a apprécié cette rencontre et pour tâter le terrain en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés.
Choix du restaurant, contenu de la conversation, comportement, astuces…, découvrez des conseils pour réussir vos repas d’affaires.
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