Mise en place d’un intranet performant : mode d’emploi

L’intranet est un accélérateur de l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Au-delà de la dimension technologique du projet, la mise en place d’un tel chantier nécessite la prise en considération de plusieurs paramètres.

Le premier est sans conteste la définition d’une vision et d’un objectif pour la mise en œuvre d’un tel moyen de communication. «Le déploiement d’un intranet doit être un moyen pour dresser une problématique de l’entreprise et non pas un effet de mode et une cosmétique technologique», indique Abdelmouneim Fawzi, directeur associé à Capital Consulting.

En corrélation avec la vision, l’implication de la direction générale est aussi une condition qui détermine l’avenir d’un tel chantier. Cette condition sine qua non découle de la spécificité du projet intranet. Il s’agit de la mise en œuvre d’un nouvel modèle «électronique» de partage des connaissances au sein de l’entreprise.

«La direction générale est la seule en mesure, au moins dans la phase de démarrage de projet, de faire sauter les résistances pour la mise en ligne des informations et des services en ligne au profit des collaborateurs de l’entreprise», précise Karl Stanzick, Dg de MTDS, société de service informatique et d’ingénierie. Dès lors, lorsqu’un intranet est en place, la diffusion de l’information au sein de l’entreprise devient gratuite et instantanée. Une mise à jour sur le serveur intranet est immédiatement accessible pour la totalité des collaborateurs.

Des configurations souples et évolutives
Troisième préalable au bon déroulement de la mise en place de l’intranet, l’affectation d’une ressource dédiée pour assurer la mise à jour du contenu des différentes rubriques de cet espace communautaire numérique. Traduisez : on ne peut lancer un intranet avec des dizaines de rubriques sans garantir en amont une structure et une ressource qui assureront l’animation éditoriale.

Généralement, et en fonction de l’organisation de l’entreprise, l’intranet est géré soit par la direction communication & marketing soit par la direction des RH. «Indépendamment du département en charge, l’enjeu est de garantir la continuité et la mise à jour de l’intranet pour générer le trafic interne, puisque l’outil doit refléter la dynamique interne et externe de l’entreprise», insiste M. Stanzick.

Quid du volet sécuritaire ? L’administration d’un intranet est primordiale. Les utilisateurs deviennent des comptes (identifiant/mot de passe) dotés de droits d’accès aux applications selon la fonction qu’ils occupent. Ces choix sont liés à la politique de l’entreprise. Qui peut accéder à quels documents ? Qui est autorisé à aller sur le web ?, etc. Ces configurations doivent donc être souples et évolutives. Une charte d’accès et de publication s’impose pour respecter les degrés de confidentialité de l’information.

Enfin, quels que soient les choix technologiques de l’intranet (solutions propriétaires ou open source), l’essentiel est de respecter les normes d’échanges et de production de contenu (XML/XSS, RSS, Web Services) pour permettre une interopérabilité avec le système d’information de l’entreprise.