Je suis noyé dans les emails

Marre de tous ces emails !
J’en reçois en permanence, je suis en copie de nombreux emails inutiles sans parler des «répondre à  tous avec historique» qui encombrent ma boîte de réception. Certains jours, je n’arrive plus à  faire autre chose que de traiter tous ces emails ! Que me conseillez-vous ?

Ala base, l’email est un moyen simple et rapide pour communiquer. Mais au fil des années, sa raison d’être a complètement changé pour devenir le voleur de temps n°1.
Plusieurs styles sont ainsi apparus.Toujours est-il que vous devrez sensibiliser votre entourage – et notamment votre équipe – à certaines règles de bonne conduite en la matière.

A quoi sert le CC ?
Lorsque nous sommes en copie d’un email cela signifie que l’expéditeur souhaite nous informer mais n’attend pas de nous une action concrète suite à son envoi. Et cela dépend bien entendu des règles mises en place, par exemple au démarrage d’un projet ! Aussi, n’hésitez pas à informer vos collaborateurs de ce qu’ils devront faire à ce sujet.
Le nombre d’emails reçus ayant pour objet «urgent» est impressionnant n’est-ce pas ? Le problème c’est lorsque nous en recevons 30 dans la même journée qui comportent cet objet : par lequel commencer ? Qui y a-t-il derrière cet URGENT ? Aussi, essayez cette astuce en général très appréciée : demandez à tous vos collaborateurs de détailler l’objet de leur email, ainsi un email qui apparaît sur votre écran, avec pour objet «décalage de la réunion avec le client  Y de 15 h à 17 h», est-il bien plus efficace que «URGENT»!

Consultation
Sincèrement, il est rare que dans le monde de l’entreprise il soit indispensable de consulter ces emails toutes les cinq minutes ! Or, que faisons-nous la plupart du temps? Nous n’arrivons pas à résister à la tentation ! Et à chaque fois qu’un email survient, nous laissons tout tomber pour le consulter ! Résultat ? Déconcentration totale, perte de temps, voire énervement lorsque nous nous apercevons que cet email fait une nouvelle fois partie des emails «voraces», ceux qui ne servent à rien! Aussi, ne consultez vos emails qu’à des moments très précis de la journée !
Nous recevons aussi certains emails que nous n’avons pas sollicités. Dans ce cas, prenez quelques minutes pour vous «désabonner» ou encore utilisez la fonction «bloquer les emails de cet expéditeur». Cette technique simple vous évitera les encombrements inutiles de votre boîte de réception. De même, n’oubliez pas le classement vertical très efficace également : à savoir supprimer tous les emails qui ne servent à rien et notamment ceux qui comportent des fichiers encombrant inutilement votre serveur.

Le téléphone ça marche aussi !
Lorsque vous avez affaire à un «emailaddict» au sein de votre équipe, ayez le réflexe de répondre à ces emails par TELEPHONE !  En effet, le téléphone comporte de nombreux avantages: rapide et efficace, il est surtout et avant tout un moyen de communication tout de même plus humain que l’email ?
Alors commencez par vous-même et donnez l’exemple en remplaçant 50% de vos emails par des appels brefs et efficaces. Enfin, les vacances arrivent, alors pour éviter d’être dérangé par votre téléphone qui sonnera toutes les 5 minutes pour vous informer d’un nouvel email (que vous ne résisterez pas à consulter) ou d’être accueilli de retour de vacances par des centaines d’emails, commencez dès maintenant à annoncer vos dates de congés à vos correspondants pour leur permettre d’exprimer leurs besoins avant cette date ( et ainsi être mieux servis !) et marquez leurs esprits quant à l’inutilité de vous envoyer un email à cet période !

A vous de jouer !