Word, Excel, Powerpoint, ce qu’il faut savoir

Ils sont indispensables pour tous les décideurs et leurs collaborateurs directs.
Il faut entre 3 et 9 heures de formation pour saisir les subtilités d’un outil.
Une formation complète sur un logiciel revient à 1 400 DH.

Word, Excel, Powerpoint… autant d’outils qu’on utilise forcément dans notre quotidien. Et pourtant, on ne maîtrise pas toutes les ficelles de ces outils. Pour ces trois applications, les formations durent au maximum 9 heures à raison de 3 heures par jour. Pour chaque outil, il faut compter 1 400 DH. Un grand nombre de cabinets proposent des modules uniques ou un pack regroupant les trois outils.
Avant de se lancer, voici quelques tuyaux pour se familiariser avec eux.

Excel
Rien de tel qu’un tableau pour organiser et mettre en valeur des informations. Pour cela, rien ne vaut Excel, l’outil le plus prisé des tableurs.

Utilisez le mode plan pour les grands tableaux
Lorsque vous disposez d’importantes données chiffrées avec des sous-totaux intermédiaires, le mode plan permet d’afficher et de masquer d’un seul clic certains niveaux de détail, pour obtenir une vue plus synthétique. Pour cela sélectionnez votre tableau, puis cliquez sur «données/grouper» et créer un «plan automatique»
Un plan peut comporter jusqu’à huit niveaux de détail. En cliquant à gauche du tableau sur le chiffre 1, seul le total général s’affiche. Les chiffres intermédiaires détaillent les sous-totaux. Le plus élevé réaffiche le tableau complet.

Vous voulez insérer un logo sous JPEG ou autre, sous votre grille Excel :

Format/feuille/arrière plan s’ouvre un panneau vous présentant vos images pour sélection ; choisissez puis validez.
Pour le supprimer, même procédure Format/feuille/supprimer arrière plan

Vous souhaitez associer un commentaire explicatif à une cellule

Vous positionnez votre curseur sur la cellule à commenter, vous cliquez droit sur la cellule, puis «Insérer un commentaire»… vous rédigez et il est validé lorsque vous cliquez.

Vous désirez personnaliser le format d’un commentaire

Il faut se positionner sur la cellule «Commentée», cliquez droit pour «Modifier le commentaire», positionnez le curseur dans l’angle en bas à droite du commentaire, jusqu’à faire apparaître la petite double flèche inclinée. Puis cliquez droit ; lorsque vous y êtes, sélectionnez «Format du commentaire».
Vous avez maintenant accès à une palette de réglage beaucoup plus riche.
Vous pouvez, par exemple, choisir la couleur de fond, le format et la couleur du texte, les traits, le dimensionnement automatique, etc.

Powerpoint
Les présentations Powerpoint sont souvent utilisées pour présenter un bilan, un rapport annuel à des clients, pour présenter son entreprise, ses produits et services à des prospects, pour illustrer des présentations orales pour le lancement d’un produit ou pour partager des informations avec ses collaborateurs.
Loin d’être une succession d’images statiques, votre document Powerpoint peut inclure des animations textes et images, des vidéos, des sons ou des liens vers du contenu multimédia.
Powerpoint est un support visuel, attractif et dynamique, pour vos présentations orales. Inclure un Powerpoint dans votre présentation permet de mettre en valeur les points importants de votre argumentaire et de maintenir l’attention des participants.

Comment lire un fichier PPS

Les fichiers PPS sont des diaporamas créés avec le logiciel PowerPoint. Il s’agit simplement de fichiers PPT dont l’extension du nom de fichier a été modifiée en PPS. Il est possible de les ouvrir avec un des logiciels suivants:
– Avec le logiciel Microsoft PowerPoint.
– Avec la visionneuse pour Microsoft PowerPoint
– Avec le logiciel XnView, gratuit, à condition que ce fichier ne contienne que des images Xnview
– Avec la suite gratuite et libre OpenOffice (voir site : OpenOffice.org )
Parmi les outils collaboratifs disponibles sur le marché, certains proposent l’option partage de documents.
Avec Collibry, vous créez votre document Powerpoint en équipe. Collibry est une solution de gestion de présentation Powerpoint en ligne. Avec ce logiciel, vous pouvez gérer votre bibliothèque de diapositives sur votre intranet ou à distance. Collibry dispose d’une fonction partage de fichiers.
Avec Google Pack Pro, vous pouvez travailler sur des documents partagés en temps réel. «Google Docs Présentations», concurrent en ligne de Powerpoint, dispose des fonctions partage et travail collaboratif.

Comment extraire les images et sons d’un fichier Powerpoint

Le logiciel PowerPoint permet d’exporter directement les fichiers images et sons par le biais d’une manipulation très simple :
Si le nom du fichier est au format *.pps, on fait clic droit/renommer et on change l’extension en *.ppt.
Ouvrir ensuite le fichier avec Powerpoint, puis menu Fichier/Enregistrer en tant que page web.
Cela crée un fichier *.htm et un dossier du même nom qui contient les différents éléments du diaporama, dont les images et les sons.
Si vous ne possédez pas Powerpoint, le logiciel PowerPointImageExtractor vous permettra d’extraire automatiquement toutes les images et fichiers sons (WAV) contenus dans une présentation au format PPT ou PPS !

Word
Un traitement de texte sert à rédiger des documents.En plus du texte, ces documents peuvent aussi inclure des images, des graphiques, des tableaux et plusieurs autres possibilités.

Récupérer un fichier qui bloque

Certains gros fichiers contenant généralement des images se mettent parfois, de façon «irrationnelle», à faire bloquer Word lorsqu’on veut les modifier…
Pour les récupérer, vous pouvez essayer l’astuce suivante :
1) Ouvrir le fichier et l’enregistrer sous le format RTF (cela peut prendre un certain temps, il faut être patient…)
2) Fermer Word une fois le fichier enregistré ! (important pour éviter un nouveau blocage)
3) Ouvrir le Rtf
4) Le sauvegarder sous doc.
Normalement, le nouveau fichier doc devrait fonctionner correctement.

Ajouter une image de fond

Il est possible sous Microsoft Word d’afficher une image en arrière-plan dans un document en cliquant sur le menu Format, puis sur Arrière-Plan et enfin sur Motifs et textures.
Dans l’onglet Image, cliquer sur le bouton «Sélectionner une image». Il suffit ensuite de parcourir l’arborescence dans la fenêtre ainsi ouverte et de sélectionner l’image.
Un clic sur OK permet d’insérer l’image.