Tous veulent leurs vacances à  la même période !

Je gère une entreprise d’une trentaine de collaborateurs et chaque année, vers le mois de juin, c’est le même problème : tout le monde veut prendre son congé en même temps.
Résultat : c’est moi, le chef, qui me retrouve pénalisé puisque je dois faire l’intérim des responsables ! Et, bien entendu, personne ne pense à  la marche du travail, aux clients qui veulent être livrés et encore moins à  MES vacances !
Chaque année, dès que le mois de mai se termine, je commence déjà  à  stresser car je sais que, de toutes les manières, je serai critiqué dans mes arbitrages.
Que me conseillez-vous ?

On a tort de penser que les procédures ne sont réservées qu’aux grandes entreprises.
Etablissez des règles, et tenez-vous à ces règles. Il est par exemple courant de laisser le «premier choix» aux personnes mariées ayant des enfants d’offrir une préséance une année sur deux…
Renseignez-vous sur les méthodes de vos confrères, clients et partenaires et créez votre propre PROCEDURE DE CONGES !
Vous le savez, en négociation, c’est lorsque nous sommes pressés par le temps que nous entrons en zone de turbulences.

Démarrez tôt
Si vous lancez les demandes de congés fin mai, vous pouvez être certain que la plupart de vos collaborateurs auront déjà planifié leurs vacances avec réservation, acompte et «tutti quanti» ! Et donc, vous aurez très peu de marge de manœuvre lorsqu’il s’agira pour vous de négocier des changements dans leurs prévisions. De plus, ils seront eux aussi très pressés d’avoir votre réponse. Aussi, je vous suggère de lancer les demandes de congés d’été plus tôt dans l’année lorsque les esprits seront moins échauffés.
Cette histoire de congés est intéressante car elle cristallise l’essence même de l’entreprise concernée. En effet, si le problème est géré dans le respect, la compréhension et le sens de «l’autre», cela renseigne sur le niveau d’engagement et de travail d’équipe au sein de l’entreprise. Si, au contraire, ce problème aboutit à des conflits, des exigences non négociables et des tensions permanentes, alors vous avez là un indicateur sur le degré d’engagement de votre équipe.

Organisez-vous
Cela devrait vous faire réfléchir sur votre mode de management et votre capacité à créer et fédérer une équipe solide tournée vers un objectif commun. Si vous souhaitez apporter un service ininterrompu tant en termes de qualité que de quantité à vos clients, il va vous falloir vous en donner les moyens.
Vous ne pourrez raisonnablement jouer les Monsieur Loyal durant l’été remplaçant l’un ou l’autre de vos collaborateurs. Votre souci du client est honorable bien entendu mais peut être qu’un recrutement supplémentaire pourrait vous aider à vivre de façon plus sereine cette période.  D’autre part, à vous de «vendre» cette période à vos clients en les encourageant à passer leurs commandes avant et surtout en essayant de bien connaître à l’avance leur planning de commandes. C’est donc un plan d’actions à lancer chaque mois d’avril par exemple et vous verrez que tout le monde y trouvera son compte ! Pensez-y pour l’année prochaine !

Nous avons tous le droit à des vacances
En premier lieu, votre équipe qui a besoin de se ressourcer, de faire «un break» (personne ne peut tenir en étant «au top» sans moment de «respiration») mais VOUS AUSSI !
Pensez-vous que cela soit réellement raisonnable de votre part d’assurer l’intérim de vos collaborateurs en vacances ? Monsieur Carnegie a dit «il faut se reposer avant d’être fatigué», réfléchissez à cette phrase et dépêchez-vous d’organiser vos vacances.
A vous de jouer !