Surtout, éviter les sujets personnels pendant l’entretien

L’évalué doit bénéficier d’une formation pour se familiariser avec les supports et les procédures du système.
Il peut recourir à une tierce personne en cas de contestation.

Dialogue informel ou exercice codifié, l’entretien d’évaluation est un rituel de fin d’année pour beaucoup de cadres. Si la majorité le juge utile, sa réussite dépend beaucoup de la fiabilité des critères retenus et des résultats attendus. Explications avec Omar Benaini, consultant associé à LMS ORH.

La Vie Eco : Nous sommes en plein mois de décembre, période propice aux évaluations annuelles. Est-ce une grande opération pour les entreprises ?
Omar Benaini : Tout à fait ! C’est une période importante surtout pour les entreprises à gros effectifs. Imaginez une entreprise de plus de 800 salariés, cela équivaut à 800 entretiens au moins. Pour certaines, les évaluations démarrent en novembre et s’achèvent en février.

Quels sont les systèmes d’évaluation qu’on retrouve actuellement dans les entreprises ?
Deux grandes tendances. Les premières concernent les systèmes de notation ou
les systèmes d’échelle. Archaïques, ces systèmes sont en voie de disparition même si malheureusement ils persistent encore dans certains établissements publics ou même privés. Ils ne correspondent plus aux exigences actuelles des entreprises. Ces systèmes comportent encore quelques aberrations ou reposent sur des critères hors contexte de l’entreprise.
La deuxième tendance est à mettre à l’actif des systèmes d’appréciation de performances, les SAP. Ces derniers s’imposent de plus en plus comme des outils performants, à condition qu’ils soient évolutifs et que leur utilisation soit objective.

Pour exemple, Lydec, Redal, l’OFPPT, Drapor, la Conservation foncière et bien d’autres sont passés de l’ancien système au nouveau.
Dans la pratique, certaines entreprises utilisent le SAP mais sans entretien d’évaluation. D’autres préfèrent encore le tester sur leurs managers avant de l’étendre à tous les salariés. D’autres sont allées plus loin en mettant en place un système où les dirigeants et autres supérieurs hiérarchiques sont évalués par leurs subordonnés.

Comment appréciez-vous ces outils ?
Je considère qu’il existe trois grandes familles de critères génériques valables pour tous les corps de métier et secteurs d’activité. D’abord, les critères liés à l’atteinte des objectifs (qualitatifs et quantitatifs), ensuite des critères liés à la tenue du poste (qualitatifs et quantitatifs) et enfin des critères liés au management des équipes. Cet ensemble permet d’avoir une évaluation homogène de l’évalué. Bien évidemment, tout système n’est pas figé. Il faut savoir l’entretenir car les critères évoluent avec le temps. On constate de plus en plus que certaines entreprises prennent en considération l’aspect hygiène et sécurité ou encore éthique et valeurs. Il faut mettre en place les critères qui correspondent aux valeurs de l’entreprise.

Entre les partisans et les opposants d’une évaluation liée à une augmentation de salaire, comment tranchez-vous ?
A mon avis, un SAP qui ne valorise pas le mérite perd de son attractivité. A moyen et long terme, l’outil peut devenir routinier. Il faut créer un environnement de compétitivité sans tomber dans les excès. L’idéal serait que le système soit lié à une prime variable selon les performances des uns et des autres. Un système doit être simple, réaliste, discriminant pour attirer les performants, et évolutif.

Y a-t-il de mauvaises méthodes d’évaluation ?
Ce qui est dangereux, c’est de laisser percevoir l’évaluation comme un tribunal car on risque de démotiver les gens. Une belle évaluation sur le papier, mais qui est mise en œuvre par des managers non formés et qui ne débouche sur rien de concret sera contre-productive pour l’entreprise.

Les managers sont-ils formés pour cette opération?
Malheureusement non. C’est loin d’être la règle car il existe un présupposé selon lequel un manager sait toujours évaluer ses équipes. De plus, l’entretien d’évaluation est souvent considéré comme une exigence coûteuse en termes de temps.

Comment l’évalué doit-il préparer ces moments ?
Il doit avant tout pouvoir bénéficier d’une formation d’appréciation pour se familiariser avec les supports et les procédures du système. Ensuite, l’évalué doit pouvoir établir son plan d’action pour défendre ses chances lors de l’entretien. Pendant le face-à-face, il doit être capable de commenter ses contributions tout en explicitant ses attentes en termes de formation, de mobilité, de conditions de travail…

Quelques sont les points à éviter par l’évaluateur lors d’un entretien ?
Il faut surtout éviter d’évoquer des sujets personnels ou de fuir les points de désaccord. Les jugements de valeur et les a priori sont également à bannir.

L’évalué peut-il contester sa notation ?
Il y a d’abord l’entretien formel avec le manager direct, qui permet généralement de régler les désaccords. Mais il est toujours possible de recourir à un niveau hiérarchique supérieur ou à la DRH pour contester l’évaluation. L’apprécié peut demander un entretien complémentaire, soit à son supérieur direct soit à sa DRH. Ceci dit, ce recours est généralement réservé aux personnes qui ont obtenu des notes très faibles.

omar benaini Consultant associé à LMS ORH
«Une belle évaluation sur le papier, mais qui est mise en œuvre par des managers non formés et qui ne débouche sur rien de concret sera contre-productive pour l’entreprise».

Les dix questions que doit se poser l’évalué
Avant l’entretien
Mes missions essentielles sont-elles bien assurées ?
Quelle est ma performance par rapport à mes objectifs initiaux et au plan d’action ?
Quels sont mes meilleurs succès ?
Quelles sont mes difficultés, mes problèmes ?
Après l’entretien
Ai-je mieux compris ce que le responsable attend de moi ?
Me suis-je basé sur des faits ?
Ai-je passé en revue tous les sujets qui m’ont préoccupé cette année ?
Quels moyens ont été prévus pour réaliser mes objectifs ?
Ai-je le sentiment que le responsable a pris en compte mes suggestions, mes aspirations, mes désirs de progrès.