Réunion professionnelle : Entretien avec Othmane Mdidech, DG d’Infiniweb

Quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, la réunion est nécessaire pour débattre de plusieurs points, à condition d’y mettre des règles, L’ordre du jour, la désignation des personnes impliquées, la date de la rencontre, la durée et les supports sont les éléments essentiels pour bien préparer une réunion et la rendre fructueuse.

Les réunions peuvent être organisées pour répondre à plusieurs objectifs. Faire le point sur la semaine, rencontrer les équipes des différents départements ou encore inviter des partenaires pour présenter leur produit. Othmane Mdidech, DG d’Infiniweb, détaille les nouvelles réalités découlant, entre autres, du travail à distance.

A quelle fréquence organisez-vous vos réunions ?

Nous avons à l’agence une réunion hebdomadaire de production chaque lundi matin, qui permet à chacun d’être au fait de ce qui s’est passé dans la semaine sur le plan commercial, mais aussi faire le suivi de nos dossiers. Durant cette réunion, nos 10 collaborateurs peuvent s’exprimer une dizaine de minutes maximum s’ils le souhaitent pour faire part des faits marquants de la semaine. C’est aussi durant cette réunion que nous invitons chaque mois un intervenant extérieur qui vient nous présenter un nouveau produit qui pourrait intéresser nos clients. Cela peut être une plateforme d’affiliation, des outils de tracking, une plateforme de e-reputation… Cette réunion est indispensable, elle dure rarement plus de 2 heures et est organisée autour d’un petit-déjeuner.

Nous avons ensuite une réunion commerciale une fois par semaine avec nos directeurs de clientèle pour faire le point sur l’entreprise, la prospection réalisée, l’état des propositions en cours ainsi que sur le recouvrement. Cette réunion dure environ 1h30.

Des réunions ont aussi lieu entre les équipes de production et les équipes commerciales pour s’assurer du bon suivi des dossiers et toujours pour que chacun soit au courant de l’état d’avancement.

Pourquoi sont-elles importantes pour vous ?

La réunion est essentielle pour souder un groupe, motiver les différents collaborateurs et bien sûr créer des synergies et de l’interaction entre les différentes équipes.

Elles sont essentielles car elles permettent à un instant T de rassembler dans la même pièce les différentes personnes concernées par un projet. Elles peuvent se tenir au téléphone (conference call) qui se trouve être un exercice complètement différent mais parfois indispensable pour gérer des projets avec l’étranger. Ce genre de réunions évite de nombreux problèmes avec des clients se trouvant dans un autre pays.

Elles sont systématiques aussi avec du remote management, lorsqu’une entreprise travaille avec des collaborateurs espacés.

Chez Infiniweb, la réunion du lundi est indispensable et nécessaire et ne peut en aucun cas être annulée.

Quels sont les facteurs qui peuvent la tuer ?

Une bonne réunion doit être bien préparée. Donc déclencher une réunion interne ou avec un client sans avoir rien préparé peut rapidement la rendre monotone et non dynamique et surtout faire perdre beaucoup de temps aux présents.

Si les réunions peuvent être vécues par les collaborateurs comme des impératifs pour lesquels ils sont prêts à inventer toutes bonnes raisons de ne pas y participer… c’est bien parce qu’elles sont souvent mal préparées et surtout inutiles. Qui ne s’est pas un jour retrouvé assis autour d’une table sans savoir pourquoi…

Lorsqu’on anime une réunion, quelle est la meilleure attitude à adopter ?

Il ne faut pas être figé. N’hésitez donc pas à bouger, faire déraper votre voix pour changer de ton, regarder les gens dans les yeux quand vous décrivez une situation et enfin donner du rythme à vos exposés.

Attention à bien organiser aussi la réunion : qui prend la parole ? A quel moment? Qui prend la décision finale?

Il faut laisser chacun exprimer ses sentiments à sa manière et bien son avis… Un rire peut souvent en dire long sur l’attitude d’un collaborateur, comme le fait de parler fort… Il faut à ce moment là essayer de comprendre ce qui se passe pour corriger.

Enfin, le rythme. Pour qu’une réunion soit réussie, il est indispensable de ne pas s’enliser dans des problèmes qui ne sont pas forcément importants et s’assurer de prendre les bonnes décisions pour pouvoir passer à autre chose.

Comment la rendre finalement efficace ?

•D’abord en demandant aux collaborateurs de ranger les portables en entrant dans la salle.

•Définir un ou des objectifs précis liés à la réunion. On ne convoque pas pour rien, mais dans un but précis.

•Penser à bien la préparer en envoyant l’ordre du jour à l’avance pour s’assurer que les participants aient préparé avant de venir.

•Etre ponctuel. Clairement si une réunion démarre en retard, vous ne serez plus crédibles aux yeux de vos collaborateurs, qui seront beaucoup moins motivés à l’idée d’y participer.

•Faire venir uniquement les participants qui auront de la valeur ajoutée…, un collaborateur qui n’est pas concerné pourra rapidement décrocher de la réunion et le faire sentir aux autres…

•Animer en privilégiant de faire participer les autres…

•Penser à réguler le temps de parole et lorsqu’un problème accapare la réunion et l’empêche d’avancer, n’hésitez pas à le régler par la suite.

•Enfin, penser à synthétiser les résultats de la réunion à la fin, oralement dans un premier temps puis par écrit.