Ponctualité, repas, attitudes…, des conseils pour vos voyages d’affaires

Une bonne préparation des différentes étapes d’un voyage d’affaires est nécessaire pour éviter de faire échouer des négociations.
Habitudes à  table, habillement, façon de saluer…, tout est scruté.
Des sujets comme la religion ou la politique sont à  proscrire pendant les conversations.

Même si la mondialisation a contribué à uniformiser certaines pratiques, il existe une multitude «de façons de faire des affaires à travers le monde aussi différentes que les façons de manger», souligne Mark Mc Crum, auteur de On se fait la bise ?, le guide international des bonnes manières aux éditions Seuil. «Les mentalités sont effectivement différentes en fonction du contexte : milieu des affaires, langue ou encore fuseau horaire», rappelle Rabia El Alama, DG de la Chambre américaine de commerce au Maroc (Amcham). C’est pour dire qu’une bonne préparation des différentes étapes d’un voyage d’affaires est nécessaire au risque de rater ses négociations. Il y a des points sans importance dans un environnement donné, mais qui ont une grande dimension dans d’autres.
Par exemple, la manière de parler business au cours d’un repas diffère énormément d’un pays à l’autre. Alors, ne soyez pas étonné si vous déjeunez autour d’un plateau-repas en France. En effet, «les déjeuners d’affaires sont de moins en moins une règle, notamment à Paris où l’on pourra vous proposer un plateau-repas lors d’une réunion. Celui-ci pourra être d’excellente qualité mais pris sur place, dans la salle de réunion, au sein de l’entreprise. Cela permet de continuer à travailler efficacement avec l’ensemble des documents et des moyens techniques et cela évite de perdre du temps en déplacement. Le fait de ne pas être invité au restaurant ne doit pas être pris comme un manque d’estime mais plutôt comme une preuve du souci d’efficacité», explique Dominique Brunin, DG de la Chambre française du commerce et d’industrie au Maroc.
Sachez qu’au Royaume-Uni, les usages à table diffèrent des nôtres. Les mains doivent rester sous la table et il ne faut pas poser son pain à même la nappe, on utilise systématiquement une serviette à cet effet. Les règles de savoir-vivre à table sont nombreuses et obéissent à des règles précises en fonction du pays où vous vous trouverez. Un conseil : ne les négligez pas.
A l’inverse, les règles en matière de tenue vestimentaire sont plus souples. Pour un homme, un costume et une cravate classiques et sombres peuvent faire l’affaire dans n’importe quel pays ou presque. Les femmes, quant à elles, devront être attentives à ne pas porter des vêtements trop suggestifs, des jupes courtes, etc.

La ponctualité est vitale

Mais parfois un détail anodin peut se transformer en une situation très embarrassante. Saïd Bensaïd, cadre financier, en a fait les frais lors d’un voyage en Chine. «Etant donné les enjeux, mon déplacement à Shanghai avait été préparé et organisé de manière très méticuleuse. Mais j’avais oublié un détail qui pouvait paraître insignifiant : un trou dans ma chaussette. Certes, cela n’a pas eu de conséquence sur la signature du contrat, mais j’aurais pu éviter de me retrouver dans une situation gênante. Je sais dorénavant qu’il est fréquent de se déchausser dans les restaurants asiatiques».
Au-delà de l’enjeu que représente votre déplacement à l’étranger, la connaissance des us et coutumes locales prouvent aussi votre sens de l’adaptation. Les relations humaines et d’affaires marocaines sont très proches des pays latins comme l’Espagne ou encore l’Italie. Le souci du détail et le formalisme ne sont généralement pas notre fort tout comme la ponctualité. Mais si vous n’êtes pas du genre à respecter les horaires de travail, sachez qu’en Allemagne, les réunions s’achèvent à l’heure prévue. «Il ne faut pas oublier de préparer son intervention et surtout soyez précis et concis», conseille Susanne Blask en charge des relations publiques et publications à la Chambre allemande de commerce et d’industrie au Maroc. De même, un retard est synonyme d’irrespect en Chine ou au Japon. Il est même recommandé d’arriver 15 minutes en avance.

Le partenaire peut parfois être gêné par trop d’attention à son égard

Célèbres pour notre hospitalité, nous faisons généralement preuve de familiarité dès le premier contact : s’appeler par son prénom, se tutoyer et même s’embrasser sont des usages fréquents et sont plutôt signe d’estime. Il est aussi courant de convier nos hôtes à déjeuner, à dîner voire à un mariage. C’est l’occasion de louer la richesse de la culture marocaine pour favoriser des relations cordiales. A ce niveau, les ressemblances avec certains pays sont évidentes. Ainsi, dans le sud de l’Europe ou en Amérique du Sud, les gens ont besoin de se connaître et d’apprécier la compagnie de chacun avant de parler business. Mais il est déconseillé de pousser la gentillesse jusqu’à étouffer le partenaire. A cet égard, on retiendra que les Allemands et les Asiatiques (Chinois et Japonais) font preuve de plus de retenue.
Au Maroc, on a aussi tendance à chouchouter ses clients, la mise à disposition d’un chauffeur pour les accueillir à l’aéroport est chose courante. «En déplacement d’affaires en France avec un groupe d’opérateurs marocains, une de nos délégations a été invitée à visiter une entreprise. Celle-ci souhaitait nous ouvrir ses portes, mais la délégation n’a pas répondu positivement à l’invitation. La société française en question n’a pas prévu un dispositif de transport du groupe depuis l’hôtel. La délégation marocaine a mal vécu le fait de ne pas être totalement prise en charge. Alors qu’il est courant à Casablanca d’envoyer un chauffeur à l’aéroport, il l’est beaucoup moins en France où le fait d’ouvrir son entreprise est déjà un gage de confiance», se souvient ce cadre de la Chambre française de commerce et d’industrie au Maroc. Ce genre d’incidents est de nature à gâcher une relation. Respecter son partenaire, c’est aussi se plier à ses modes de vie et d’organisation. Dans certains pays, les notes de frais sont disséquées à la loupe. Ce faisant, aucun cadre ne s’engagerait à dépasser le plafond autorisé.
Enfin, soulignons que tout homme d’affaires averti évitera d’évoquer avec la plus grande réserve des sujets tels que la religion ou la politique.
Comme le rappelle l’ensemble des Chambres de commerce et d’industrie basées au Maroc et le Consulat général de Grande-Bretagne, qui nous ont aidés à réaliser ce dossier, il est bien sûr indispensable de maîtriser un minimum de langues les plus couramment utilisées dans le milieu des affaires : l’anglais et l’espagnol.
Sous toutes les latitudes, les façons de se saluer, de s’habiller ou encore de manger sont multiples. Vous trouverez en pages suivantes quelques conseils pour réussir votre voyage d’affaires à l’étranger.


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