Plusieurs projets en même temps ? Je ne peux pas !

J’ai un job qui me plaît dans une entreprise qui «bouge». Seulement, de jour en jour, les projets s’accumulent. Je commence à  prendre du retard et qu’il va falloir agir vite, sachant que repousser les délais est impossible. Entre les imprévus et les réunions, je rentre le soir avec le sentiment de n’avoir rien fait et c’est vraiment frustrant !

Que me conseillez-vous ?

Rabat – K.M.

En réalité, la fonction «Chef de Projet» est celle de tout le monde aujourd’hui. Car les entreprises fonctionnent de plus en plus en «mode projets». Vous avez besoin avant tout de prendre du recul face à votre charge de travail et savoir «de quoi il est question».
La meilleure façon en la matière est de travailler à la planification de chacun.
C’est une tâche qui prend du temps et c’est d’ailleurs la raison pour laquelle peu de personnes s’y tiennent. On se contente en général de préparer les grandes lignes du projet, de les présenter en réunion, puis au mieux d’y travailler sans réelle organisation et au pire de les oublier jusqu’à ce qu’il ne reste que quelques semaines avant la date du livrable. Aussi, «mettez les choses à plat», détailler les grandes étapes et surtout les sous-étapes de chacun de vos projets et soyez réaliste par rapport justement à vos autres tâches.
Enfin, sachez qu’une personne connue dans l’entreprise pour adopter une planification rigoureuse est beaucoup plus crédible et écoutée lorsqu’elle demande un délai plus long pour un nouveau projet voire lorsqu’elle est amenée à le refuser.

Délégation et suivi

A chaque fois que nous sommes amenés à accompagner des participants dans des formations en conduite de projets, nous nous apercevons qu’ils intègrent rarement dans leurs tâches quotidiennes les étapes de leurs projets. La planification a été faite (souvent l’objet de très belles présentations en CODIR) mais une fois cela fait, plus rien… Or, nous devons décliner en tâches quotidiennes nos projets, sinon, rien n’arrivera !
Il s’agit donc pour vous d’inscrire dans votre support de planification quotidien (outlook, blackberry, agenda papier, peu importe le format) deux types de tâches : en bleu celles qui concernent votre quotidien et en rouge celles concernant vos projets. Ainsi vous serez certain de faire avancer votre puzzle au quotidien. D’autre part, lorsque vous planifierez votre journée, faites-le par exemple pour 5 heures de travail car il est démontré que chaque personne active  se retrouve à gérer en moyenne 20 à 30% de son temps pour des imprévues.
En procédant de la sorte, vous aurez plus de chance d’avoir dédier le temps suffisant à vos tâches quotidiennes ! Vous n’êtes certainement pas le seul à travailler sur ces projets. Vous avez une équipe ! Aussi, à vous de déterminer les tâches que vous devrez déléguer. Dépêchez-vous de planifier votre délégation pour permettre à chacun de s’organiser en fonction de ses propres tâches quotidiennes et de ses imprévus. Prévoyez de faire le point très régulièrement de manière à rectifier le tir «sans douleur». J’ai vu très souvent des équipes «s’apercevoir» d’un retard très important sur un livrable et devoir travailler 18 heures par jour, week-end compris, pour rectifier le tir.
N’oubliez pas : vous êtes le pilote, c’est vous qui conduisez la machine et non le contraire.

Alors, bonne route !