Optimiser les conf call

J’ai de plus en plus de conf call à  organiser et je me demande s’il y a des astuces pour optimiser ces moments d’échange. Car je sens bien que je ne suis pas au top.

Une conf call est comme une réunion, «en mieux». En effet, elle permet à chacun de rester sur place et donc d’économiser un temps précieux en déplacements, mais aussi, vu sa nature «virtuelle», elle amène les participants – en général- à rentrer dans le vif du sujet plus rapidement tout en étant beaucoup plus concis. Maintenant, sans établir en amont des objectifs clairs à cette conf call, pas de résultats tangibles possibles ! Aussi, prévoyez lors de l’invitation (à lancer au minimum 4 jours à l’avance) d’être clair sur l’ordre du jour et surtout l’objectif du résultat à atteindre ! Ce qui permettra à chacun de se préparer en conséquence et évitera les longues palabres hors sujet qui nous crispent tous ! Enfin, n’oubliez pas que «le diable se niche dans les détails» et même si la conf call est devenue un exercice routinier pour la plupart d’entre nous, ce n’est pas le cas pour tout le monde ! Alors, attention au décalage horaire si vous devez convier des personnes de différents pays (annoncez l’heure locale pour chaque personne) et soyez précis dans la démarche à suivre (numéro à appeler, code…).

Participants

Plus de 5 participants à une conf call et vous aurez beaucoup de mal à avancer dans vos échanges, aussi évitez de convier des dizaines de personnes à ce rendez-vous ou alors seulement dans le cas où vous auriez un message important à délivrer mais très peu de questions/échanges de la part des participants en prévision. Assurez-vous également que chaque participant se sera bien exprimé et non pas le «bavard de l’équipe» qui aura monopolisé la parole pour développer et re-développer la même idée, laissant les «timides» silencieux
Soyez de votre côté bien préparé pour être le plus factuel et concis possible, par exemple prévoyez des fiches pour répondre et argumenter chaque point et surtout prenez des notes EN DIRECT et non après la conf call, car vous risquerez d’oublier des éléments importants. Enfin, soyez concentré et ne faites surtout pas autre chose (comme consulter vos emails par exemple) pendant ce temps, une perte de concentration lors d’une conf call se voit tout de suite (si, si) par les autres participants et, en plus, vous, risquez de rater un moment important !
L’attention -optimale-  d’un adulte ne peut durer qu’un maximum de 20 minutes. En plus, si vous avez annoncé la durée de la conf call et que vous la dépassez, vous risquez de stresser certaines personnes qui, de toute façon, se demanderont : «Quand va-t-on terminer, je vais être en retard pour mon rdv avec mon super client» et se déconnecteront complètement du sujet débattu. Aussi, soyez réaliste dans votre agenda, si vous prévoyez 17 points «ardus» à débattre et que le temps consacré à la conf call est de 30 mn, sachez d’avance que vous ne pourrez pas respecter le timing…

Résumez et faites le suivi

A la fin d’une conf call il est encore plus important, lors d’une réunion «normale», d’en faire le résumé. Donc à vous de rappeler les décisions prises, les responsabilités de chacun tout en vous assurant que tout le monde est bien d’accord en POSANT la question car, là, vous n’avez pas le visage de la personne pour reconnaître certains points de désaccord mais seulement la voix que, souvent, pendant une conf call, nous n’entendons pas de façon optimale
Enfin, mettez en place un système de suivi simple pour vous assurer que cette conf call n’était pas un simple coup d’épée dans l’eau mais bien un moyen de travailler vite et efficacement !