Ne pas confondre priorités et urgences dans la gestion du temps : avis de Malgorzata Saà¢dani, DG du cabinet ANC Communications

Déléguer : la solution pour mieux s’occuper des priorités.

Agir dans l’urgence, répondre à toutes les sollicitations, des échéances serrées, des dossiers qui se compliquent… Une journée de travail est émaillée d’imprévus. Pour garder de l’efficacité, il est donc important de bien maîtriser son agenda. Heureusement, les parades existent. Explications avec Malgorzata Saâdani, Coach certifié et DG du cabinet ANC Communications.

Comment peut-on définir ce qu’est une priorité ?
Une priorité se définit généralement par rapport à un contexte ou une situation. Souvent, elle entretient une contradiction entre le fait de vouloir ou de devoir accomplir une mission. Il faut souligner également que plusieurs facteurs, internes et externes, entrent en jeu dans la définition personnelle d’une priorité.
Les facteurs internes sont liés à des convictions et à des valeurs personnelles. Ce sont des principes qui nous guident dans la vie et influencent notre jugement sur ce qui est (…) prioritaire. Je pense notamment à la perception personnelle que nous avons par exemple de l’honnêteté, du sens du devoir, de la sincérité, de notre rapport avec l’argent…
Les facteurs externes sont plutôt liés à l’environnement : la pression émanant des conditions matérielles et des relations avec les autres (hiérarchie, collaborateurs, clients, fournisseurs, amis, famille…)
Et donc, les priorités se définissent par rapport à tous ces facteurs.

Comment les identifier ?
Le manager doit avant tout hiérarchiser ses priorités en fonction de leur caractère d’urgence, mais également d’importance : ce qui est à la fois urgent et important est une priorité. En revanche, ce qui est urgent et non important peut être négocié. Par ailleurs, une tâche importante et non urgente doit absolument être planifiée pour ne pas se retrouver à devoir la réaliser à la dernière minute dans des conditions qui auraient un mauvais impact sur la qualité du travail rendu.
Cette façon de hiérarchiser ses priorités permet de mieux planifier ses activités, ce qui offre une meilleure visibilité sur l’organisation. On peut ainsi mieux définir son planning de la journée, de la semaine, du mois… En d’autres termes, avoir le sentiment de maîtriser son temps.
Pour déterminer l’importance et l’urgence d’un élément, il faut toujours le relier aux objectifs stratégiques de son entreprise, à sa fonction, au périmètre de son poste et à ses obligations.
Par exemple, pour un manager, il faut se poser la question de savoir à quel point il faut être dans l’opérationnel, c’est-à-dire répondre aux sollicitations courantes ou au contraire se concentrer sur la stratégie à moyen et long terme, à savoir développer de nouveaux projets pour l’entreprise.
C’est pourquoi il faut toujours s’interroger sur certains aspects à savoir quelle est ma mission principale dans le cadre professionnel ? Quelles sont les valeurs auxquelles je suis le plus attaché ? Quelle est ma priorité de vie ?
Il faut aussi que la personne sache fonctionner sur un système d’organisation de travail qui lui est propre. Elle doit inciter les autres à le respecter, mais aussi s’adapter à eux quand c’est nécessaire.

Vous arrive-t-il souvent d’être sollicitée pour des formations sur la gestion des priorités ?
J’aborde le plus souvent cette thématique, lors des séances de coaching individuel. Je constate souvent une quête des managers sur la gestion du temps et par conséquent la gestion des priorités.
Pour une bonne gestion du temps, il faut une prise de conscience que le temps peut se gérer et que l’on travaille beaucoup plus efficacement sans stress excessif. Il faut aussi faire preuve d’humilité et accepter ses limites : ne pas croire que l’on peut être performant 24h/24, 7 j/7 sans jamais avoir besoin de décompresser. On ne peut pas être responsable de tout et tout gérer. Et donc, il faut se prendre du temps pour soi-même, prendre du recul pour ne pas se perdre dans l’exécution des tâches et penser à d’autres paramètres importants.
C’est pourquoi une bonne partie de mes séances de coaching est consacrée au travail sur soi afin de relativiser les situations et prendre du recul. On rappelle souvent cette devise : penser d’abord, agir ensuite.

Le sujet interpelle-t-il réellement managers et cadres ?
En tout cas, on constate qu’une mauvaise gestion des priorités provoque un malaise chez eux. Souvent, ils se fixent des objectifs irréalistes, commencent à se remettre en cause et, par conséquent, cela impacte leur confiance en eux. Un coach vient souvent poser ce regard neutre sur ce qui peut être prioritaire pour l’individu. En travaillant sur les raisons profondes, les managers  prennent alors davantage conscience de leurs propres convictions et croyances et par conséquent font plus facilement des choix.
Mais, à mon avis, une mauvaise gestion des priorités ne serait pas liée uniquement à une problématique d’individus, mais aussi à l’organisation de l’entreprise. Si les dirigeants de l’entreprise ne possèdent pas de vision claire sur les principales priorités, si une bonne communication n’est pas bien instaurée, cela se répercute automatiquement sur le travail des collaborateurs. On se laisse déborder par la charge de travail, d’où le stress et la confusion en ce qui concerne les priorités stratégiques.
On remarque également que les managers ont parfois du mal à déléguer les responsabilités. Ainsi, au lieu de se concentrer sur leurs propres tâches et priorités, ils interfèrent constamment dans le travail de leurs collaborateurs et se retrouvent, en fin de compte, à exercer tout type d’activités, souvent sans rapport direct avec leur mission principale.
Un autre piège à éviter également, c’est aussi  l’exigence de la réactivité instantanée à tout type d’interpellation (importantes ou non), provoquée par des nouveaux modes de communication performants et rapides. Savoir y répondre avec discernement est très important pour garder le cap et ne pas perdre de vue ses priorités.

Il n’est donc pas bon d’être un touche-à-tout ?

Il est vrai qu’il existe dans la vie d’entreprise des moments difficiles où un manager doit se montrer solidaire, voire proche de ses collaborateurs. Cela contribue à la performance collective et à la cohésion des équipes. Toutefois, ces situations sont exceptionnelles. Il ne faut pas oublier que quand on gère en permanence plusieurs tâches à la fois, on finit par s’épuiser physiquement et moralement et par conséquent on tombe dans le burn-out. C’est pourquoi je reviens toujours à l’idée de départ : se donner le temps de réfléchir, agir ensuite.