Mon collaborateur répète les mêmes erreurs

Je gère un département de 10 personnes, tous des anciens. Depuis le temps qu’ils pratiquent, le travail devrait être rôdé, mais pas du tout! Je suis constamment en train de corriger les mêmes erreurs et j’ai beau expliquer et réexpliquer, rien n’y fait ! Je commence vraiment à me sentir las et je perds de plus en plus facilement mon calme quand je découvre pour la énième fois la même erreur !
Que me conseillez-vous ?

«La seule véritable erreur est celle qui se répète» : c’est ce que m’a dit un jour un directeur général lors d’une séance de coaching. C’est ce qui, selon vous, se passe dans votre équipe.

il NE SAIT PAS COMMENT FAIRE ce travail

Pourtant, même si cela vous paraît étonnant, ce n’est pas forcément le cas pour vos collaborateurs. Revoyez donc la méthodologie de transfert des compétences que vous pratiquez. Etes-vous passé trop vite sur un point qui, à vous, paraît très simple mais qui, pour eux, peut être très complexe ? N’avez-vous pas noté sur le visage de votre interlocuteur un signe indiquant qu’il n’avait pas vraiment compris, alors même qu’il affirmait le contraire ?
Parfois ce n’est même pas la méthodologie de traitement d’un dossier qui est incomprise. Il s’agit simplement du manque de maîtrise de certains outils comme l’informatique. Ainsi, si votre collaborateur n’est pas très sûr de lui, il n’osera peut-être pas vous dire qu’il ne sait pas utiliser certaines fonctionnalités d’un logiciel et, plus le temps passera, plus il lui sera difficile de l’avouer !

communiquez-lui les POINTS DE CONTRôLE

«J’en perds mon latin. J’ai beau expliquer comment on doit traiter un dossier, chaque fois que je le contrôle, je retrouve les mêmes erreurs». Ce participant a découvert, lors de notre formation en leadership, qu’en fait, son collaborateur ne connaissait pas les POINTS DE CONTRôLE qu’il suivait pour valider le dossier. Une fois qu’il a expliqué son mode de contrôle à son collaborateur, ce dernier a procédé lui-même à la vérification avant de remettre le dossier. Aussi, lorsque vous déléguerez à nouveau un dossier, pensez à communiquer à votre collaborateur les points de contrôle que vous utilisez pour qu’il puisse les appliquer AVANT de vous le remettre.

expliquez-lui POURQUOI il doit procéder ainsi

«Je ne voyais vraiment pas pourquoi ce reporting que nous remettions mensuellement à un de nos clients devait être si détaillé. Après tout, nous avions des réunions très régulières avec lui et je pensais que cela suffisait largement pour le tenir informé. Jusqu’au jour où mon manager a pris le temps de m’expliquer que ce reporting permettait d’avoir une base solide et concrète de négociation en cas de problème avec ce client, mais était également très utile pour mettre en valeur notre travail auprès des autres personnes (également décisionnaires) au sein de cette entreprise.» Ainsi, pensez à expliquer – sans démagogie – le POURQUOI de ce travail.

TROP D’INTERVENTION DéRESPONSABILISE

«A quoi bon soigner mon dossier puisque, de toute façon, le boss va le revoir et le modifier complètement. J’ai compris la mécanique depuis longtemps, aussi, je ne prends même plus la peine de relire mes dossiers avant de les lui remettre puisqu’il le fait si bien !»
Ainsi, à l’instar de ce responsable, peut-être avez-vous tendance à trop intervenir lors du processus de délégation. Si cette habitude est connue au sein de votre équipe, celle-ci va continuer à se désengager quant à l’aspect qualitatif de son travail. Aussi, prônez la responsabilité à tout va !

il est découragé car on ne reconnaît pas ses points forts

«Quel que soit le dossier remis ou le travail fait en général, je n’ai jamais de compliment mais seulement des critiques négatives, j’en arrive à me demander pourquoi cette entreprise continue à m’employer puisque ce que je fais est si médiocre !»
Pensez donc à reconnaître D’ABORD les points forts dans le travail qui vous est remis, enchaînez ensuite sur ce que nous appelons, à Dale Carnegie, les axes d’amélioration. Vous obtiendrez ainsi un résultat très précieux en tant que manager : l’engagement de votre équipe !
A vous de jouer !