Mon bureau est une gare !

J’ai une équipe formidable, nous nous entendons à  merveille et elle est vraiment professionnelle. Mais, il y a quelque chose qui me gêne c’est que je suis constamment dérangée par des visites impromptues de mes collaborateurs. Il en est ainsi que je sois en réunion ou pas. Je dois avouer que cela commence à  me perturber fortement, mais je ne sais pas trop comment initier le changement car l’équipe s’est habituée à  cet environnement informel.

Bravo ! Etre capable de créer l’environnement que vous décrivez ça c’est la vraie victoire d’un vrai manager. En effet, gagner l’engagement de son équipe n’est pas chose simple mais, lorsque c’est le cas, nous arrivons à obtenir d’excellents résultats, le tout avec le sourire…
Maintenant, vous avez raison de vouloir changer cela et de le faire graduellement…

Votre style de management

Chaque profil de manager influe sur une équipe par la spécificité de son profil justement. Ainsi, c’est le manager qui donne le «LA», le tempo sur lequel l’équipe jouera la partition commune. Aussi, si vous êtes arrivé là, cela est certainement dû à votre mode de fonctionnement. Et vous devez en prendre conscience rapidement, car, dans le cas contraire, tout ce que vous ferez pour remédier à cette situation serait voué à l’échec. Vous avez certainement besoin vous-même de travailler dans ce cadre informel. Vous vous y retrouverez… La question est de savoir jusqu’où vous êtes prêt à déplacer votre curseur ? Pourquoi est-ce important pour vous ? Quel est votre degré de besoin de contrôle ? Que déléguez-vous : des tâches d’exécutants ou des responsabilités ?

Identifiez les interruptions que vous auriez pu éviter

Plus concrètement, je vous propose de jouer à un jeu pendant une semaine. Discrètement, à chaque fois que vous serez dérangé, notez l’heure, le nom de la personne et la raison pour laquelle elle est venue vous voir.
A la fin de la semaine, faite une liste de toutes ces raisons. En face de cette liste, inscrivez combien de minutes cette interruption a duré (histoire de faire le compte du «temps qui passe»), si cette interruption était justifiée ou non, puis indiquer si la réponse est oui, comment vous auriez pu faire pour l’éviter. Les réponses peuvent concerner une procédure mal ficelée qui, du coup, requiert en permanence votre arbitrage, ou encore une délégation faite «à la va-vite» qui génère de la part du collaborateur un besoin de complément d’information.  En fonction des réponses, mettez en place des actions correctives dont vous verrez les bénéfices très rapidement. Si vos collaborateurs ne peuvent jamais vous voir par exemple dans le cadre d’une réunion d’équipe, eh bien, il est tout à fait normal qu’ils vous interrompent en permanence ! Par contre, si l’équipe sait que vous avez une réunion par exemple chaque jeudi matin (pourquoi toujours les lundis, changeons un peu les normes) de 8h30 à 9h15 pour faire le point avec vous et vous poser toutes les questions possibles, alors ils auront certainement beaucoup moins besoin de vous importuner dans la journée !
Aussi, à vous d’instituer cette réunion, de vous y tenir (il est incroyable de voir que ce type de réunion passe aussi facilement à la trappe sous prétexte d’urgence ou de choses plus importantes) En effet, qu’y a-t-il de plus important que de vous assurer que votre équipe pourra avancer sur son travail ? Et d’en respecter la durée (les réunions de briefing qui durent des heures ne sont plus à la mode et c’est tant mieux).

Un signal clair

Pour vous assurer que personne ne viendra vous déranger (et notamment lorsque vous serez en réunion par exemple) rien de mieux qu’un signal clair.
Vous pouvez utiliser celui de la porte fermée. Celle-ci étant en permanence ouverte, lorsqu’elle ne l’est pas, votre équipe saura que vous ne souhaitez pas être dérangé. Un petit panneau indiquant l’heure à laquelle vous serez à nouveau disponible lui permettra d’être fixée sur le moment où elle pourra revenir.
Je sais, cela peut paraître un peu «scolaire» mais imaginez quelques secondes que vous êtes à votre bureau, en train de travailler un dossier complexe et sachant que personne ne viendra vous interrompre dans vos réflexions, vous gardez votre concentration, vous avancez vite et vous n’êtes pas stressé : sympathique non ?
A vous bien entendu de bien communiquer sur cette nouvelle approche et pourquoi pas proposer à votre équipe de l’adopter également pour elle-même.

A vous de jouer !