Mettre en place un progiciel de gestion des ressource humaines, mode d’emploi

L’investissement peut atteindre des millions de dirhams, c’est pourquoi on doit s’entourer de précautions avant de choisir une solution

Pour éviter les erreurs d’appréciation, il est important de constituer une équipe chargée du projet.

Le SIRH (Système d’information sur les ressources humaines) est une notion récente et souligne davantage la dimension d’intégration informatique de la fonction ressources humaines au système d’information de l’entreprise. Le SIRH est un système central, utilisé par les services de gestion des ressources humaines et de gestion de la paie. Lorsque le système est conçu pour être utilisé par tout l’organisme (directeurs fonctionnels, superviseurs et employés), on parle alors de «système de gestion des ressources humaines» (SGRH).
Aujourd’hui, les différents acteurs dans la gestion des ressources humaines des entreprises sont conscients que l’outil informatique peut apporter beaucoup de solutions aux problèmes quotidiens.
Ils savent également que l’apport ne concerne pas exclusivement la charge de travail mais peut être surtout qualitatif, sachant que ces outils permettent le développement des hommes pour le bien de l’entreprise et du salarié.
Mais si tout le monde en est convaincu, tout le monde n’utilise pas, ou utilise mal, cet outil pour la gestion des ressources humaines.

Certaines personnes vous diront qu’elles utilisent l’outil informatique pour la GRH dès lors qu’elles traitent la paie du personnel. Or, le traitement informatisé de la paie du personnel ne signifie pas que la GRH est informatisée, et c’est un peu le cas de la plupart des entreprises. De manière générale, l’outil couvre tous les domaines de la gestion des ressources humaines. Il peut :
– gérer les effectifs, leurs profils, leurs mouvements, leur nombre, leur classification…
– gérer les descriptifs des postes et fonctions ;
– gérer les absences, les classer par type et par direction ;
– gérer la formation, les prévisions, les réalisations ;
– gérer la paie du personnel ainsi que les avantages sociaux ;
– gérer l’organigramme de l’entreprise ;
– contrôler la présence, l’absentéisme et gérer le temps ;
– administrer les contrats de travail ;
– prévoir les remplacements et gérer les affectations ;
-évaluer le rendement des collaborateurs ;
– gérer les emplois et les postes ;
– gérer l’organisation du temps de travail ;
– gérer le recensement des compétences et la planification des carrières ;
– gérer le suivi de la formation ;
– gérer les accidents du travail et la santé ;
-élaborer le bilan social.
Cette liste n’est pas exhaustive et l’entreprise a besoin de beaucoup plus. En effet, il faut espérer, une fois que les données sont saisies, que la DRH oriente ses priorités vers la mise à la disposition du personnel, avec accès sélectif, de l’information, ce qui n’est pas encore le cas dans toutes les entreprises.
Cet accès sélectif permettra au personnel de «participer» à l’actualisation de son dossier personnel en insérant de nouvelles données comme la situation familiale qui change. Il lui permettra aussi d’effectuer la saisie des demandes habituellement faites par écrit.
L’introduction des systèmes de libre-service permet aux employés de saisir leurs informations personnelles (adresse, situation matrimoniale…), données exploitées par les cadres pour établir la politique de rémunération. C’est là une véritable révolution culturelle, que toutes les entreprises n’ont pas forcément la capacité d’assumer.
Il reste entendu que ceci n’est possible qu’au niveau du personnel «lettré».
L’utilisation d’un progiciel dédié à la GRH, entre la licence, la mise en œuvre, la formation, l’installation, etc. coûte cher. Le coût dépend des fonctionnalités et de la politique de tarification des fournisseurs. Il dépend aussi du nombre de salariés à gérer, de sites géographiques à couvrir et d’utilisateurs, mais il dépend aussi de l’architecture: système fonctionnant sur unité centrale, client serveur, accès internet… Si on prend en considération toutes ces données, on peut dire que la facture peut aller de 100 000 à plusieurs millions de DH.
Par conséquent, l’acquisition d’une solution se justifie à partir d’un certain effectif, et selon un certain nombre d’autres critères comme l’existence d’une stratégie GRH déclinée à partir d’une stratégie globale. Dans tous les cas, le choix doit suivre un processus précis.

Il est important pour la direction générale d’obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes. Un logiciel RH n’est pas seulement l’affaire de la direction concernée parce que, aujourd’hui, on parle de plus en plus d’une fonction partagée. Pour que l’outil soit à la mesure des attentes, il faut :
– organiser et composer une équipe chargée du projet ;
– définir une stratégie globale ;
– définir les besoins actuels et futurs en fonctionnalités, les résultats attendus et les processus RH à modifier si un système est déjà en place ;
– définir les caractéristiques de l’environnement technique de base pour la nouvelle application ;
– estimer le budget ;
– spécifier les fonctionnalités souhaitées ;
– définir un cahier des charges précis (l’aide d’un consultant externe peut être un plus) ;
– contacter plusieurs fournisseurs possibles ou faire un appel d’offres ;
-évaluer les propositions reçues des fournisseurs.
Par ailleurs, il est important de privilégier, dans l’offre des fournisseurs, la réponse à vos exigences fonctionnelles, l’intégration à votre plate-forme, le coût des produits et des services.
Au moment de la négociation, il ne faudra pas non plus oublier de détailler le devis par coûts d’acquisition (achat de l’application du fournisseur) et coûts d’implémentation (formation, expertise, modification du système livré, conversion des données, etc.)