Mes réunions me prennent trop de temps !

Manager depuis des années, j’ai l’impression de passer ma vie en réunions et ne commence à  réellement travailler qu’à  partir de 19h30. Le pire c’est que toutes mes réunions dépassent largement le timing prévu. De plus, pour certains, je dois être là  simplement pour donner l’impulsion nécessaire aux dossiers, «montrer que j’accorde de l’importance»… mais, sinon, sincèrement, ma présence n’est d’aucune utilité. Et puis les gens sont si bavards et si peu ponctuels ! Que me conseillez-vous ?

K.C. RABAT

Vous êtes nombreux à vous plaindre de cet outil qu’est la réunion. Car, à la base, la réunion est censée réunir différentes parties pour avancer sur certains dossiers/réflexions…, plus rapidement. Aujourd’hui, la réunion est devenue un réflexe pour apporter des solutions à de nombreuses problématiques : réunion de brainstorming, de crise, de mise au point, de CODIR, de bilan d’étape, de projets…

Agenda de réunion

N’acceptez pas d’assister à une réunion sans en avoir au préalable reçu un agenda qui en stipulera les points à traiter (et vous permettra de décider ou non de votre présence), les résolutions prises lors de la précédente réunion et surtout l’heure prévue de FIN de réunion.
Usez et abusez d’un outil qui a fait ses preuves : l’horaire précis de début de réunion comme 14h20, par exemple. Cela obligera les retardataires à arriver à l’heure, surtout si vous annoncez également l’heure de la fin qui sera 14h35 : même pas de marge pour arriver en retard, sous peine d’être complètement absent. Egalement, spécifiez la durée d’intervention de chaque participant (et oui, la concision est le résultat d’une bonne préparation) qui devra donc être bien préparé et surtout ALLER DROIT AU BUT lors de son intervention.

Conf call

Un outil -à mon sens pas encore assez utilisé- est la conf call, ou la conférence téléphonique.
En effet, le fait de donner un timing précis de démarrage fait que le nombre de retardataires est très réduit et puisque nous ne nous voyons pas, nous nous sentons moins obligés de nous enliser dans d’interminables entrées en matière. La conf call est très souvent plus professionnelle et amène les personnes à plus de précision et de brièveté. De plus, elle élimine les pertes de temps masquées d’une réunion : temps de déplacement, attente de retardataires…
Si vous avez besoin d’assister à beaucoup de réunions juste pour «taper du poing sur la table», cela signifie qu’il y a un déséquilibre de leadership.

Empowerment

C’est à vous de trouver des moyens pour doter vos managers de plus de «pouvoir». Commencez par certains parapheurs qui continuent de passer par votre bureau, alors que vous pourriez déléguer la signature de certains documents à vos managers, enchaînez par la relecture de leur CV et fiche de poste, histoire de vous rafraîchir la mémoire sur les compétences de ces personnes que vous avez recrutées. Précisez les champs de responsabilités en amont et contentez-vous de recevoir des bilans d’étapes par email. Enfin, n’oubliez pas d’être le plus clair possible dans vos attentes en termes de résultats, moyens à déployer et deadline à respecter. Ainsi vos managers seront ravis d’être investis de plus de pouvoirs et vous de plus de temps pour vos dossiers.

Journée sans réunion

Préférez-vous avoir chaque jour une ou deux réunions ou une journée au moins par semaine SANS AUCUNE REUNION ? Certainement la deuxième option. Aussi, annoncez que vous serez disponible tous les jours de la semaine pour des réunions sauf le LUNDI ! Pourquoi le lundi ? Et bien tout simplement, car en général tout le monde est en réunion ce jour-là et vous serez enfin tranquille pour travailler sans être dérangé. Alors à vos dossiers.

Et bonne année.