Managers, quelques repères pour bien mener vos évaluations

Certains managers ont du mal à entreprendre une évaluation.
Une telle opération doit être gérée comme une opportunité de
réussite pour un collaborateur.
Jugez le travail et non la personne évaluée.

Lorsqu’on se trouve en position d’évaluer ses colloborateurs immédiats, on doit l’assumer dans le sens où on doit accepter d’exercer le pouvoir, de diriger (récompenser, sanctionner, évaluer, donner des ordres, etc.) quelles que soient nos capacités et nos limites. L’évaluation des collaborateurs est un moment critique de cet exercice parce qu’il porte sur l’évaluation et le jugement des performances de vos collaborateurs. Certains managers, parce que suffisamment conscients de l’enjeu humain de cet exercice hésitent, appréhendent mal ce moment, s’interrogent sur ce droit lorsqu’ils ne l’abandonnent pas tout simplement ou font seulement semblant de l’exercer. Quelles que soient nos capacités et nos insuffisances, il est bon de s’entourer de quelques précautions de nature à limiter les dérives et dérapages auxquels cet exercice peut donner lieu, et ceci en prenant les précautions suivantes.

Débarrassez-vous des préjugés et étiquettes sur votre collaborateur : agir ainsi suppose de ne pas vous laisser influencer par des idées préconçues sur votre collaborateur (positives ou négatives) provenant de l’environnement.

Prenez votre collaborateur pour ce qu’il est : cela consiste tout simplement à éviter de l’apprécier à travers vos propres valeurs, préjugés, préférences au point de chercher à ce qu’il vous ressemble.

Gérez l’évaluation comme une opportunité pour aider votre collaborateur à réussir : cela a trait à votre capacité à lui consacrer suffisamment de temps, à vous placer à son service, à prendre en compte ses données personnelles, sociales, familiales et à intégrer ses difficultés, tout en étant compréhensif et attentif à ses qualités et faiblesses.

Célébrez la réunion d’entretien comme un acte important : le jour de l’entretien est un moment très attendu par votre collaborateur. Il sera très sensible particulièrement à la manière de vous rendre disponible pour l’entretien et de vous montrer plus attentif et plus convivial que les autres jours.

Œ Fondez votre appréciation sur les faits : votre évaluation sera d’autant plus objective qu’elle se fondera sur des faits : événements particuliers de l’année, performances, chiffres, et autres données factuelles, etc. (voir encadré à gauche).

Développez un climat positif : pour cela, vous commencerez votre évaluation en énumérant d’abord les points forts, en prenant le temps de féliciter votre collaborateur sur ces réussites, avant de souligner les insuffisances et les points de progrès. Enfin, veillez à conclure l’entretien sur des recommandations positives (voir encadré ci-contre).

Jugez l’accomplissement d’un travail et non votre collaborateur : il s’agit ici d’un risque majeur de dérapage qui guette le bon déroulement de l’entretien d’évaluation des performances qui tend à juger la personne et non ses faits, ses accomplissements et ses résultats.

Tenez vos engagements : votre crédibilité est en jeu. En effet, accepter d’exercer ce rôle implique aussi d’assumer les engagements pris lors de l’entretien pour aider votre collaborateur à se développer.

 
Que retiendra votre collaborateur à l’issue de l’entretien ?

Votre collaborateur sera d’autant plus satisfait de l’entretien qu’il prendra conscience que vous avez :
déployé vos efforts pour comprendre son point de vue ;
gardé votre sang froid ;
parlé moins que lui ;
mis vos talents pour engager un échange constructif avec lui ;
manifesté une attitude d’estime à son égard ;
formulé des observations et des critiques qui vont l’aider à faire mieux ;
été équitable ;
associé vos recommandations à des moyens concrets pour l’aider à se développer.

 
les critères sur lesquels votre collaborateur jugera la qualité de l’entretien

Votre collaborateur est particulièrement attentif aux faits et gestes qui lui indiquent que vous avez préparé et géré avec sérieux l’entretien avec lui, en paticulier si :
Il est informé suffisamment à temps de la date et du lieu de l’entretien.
Vous avez pris des notes sur ses performances au cours de l’exercice et vous vous êtes muni des documents nécessaires à l’entretien, comme la fiche fonction, les tableaux de bord d’activité, etc.
Vous fixez l’heure de l’entretien à un moment privilégié de votre journée de travail qui garantisse que vous soyez en forme pour entreprendre l’entretien, et communicatif.
Vous respectez le rendez-vous pris pour l’entretien et sans écourter la durée initialement prévue.
Vous vous êtes organisé pour vous rendre entièrement disponible pour l’entretien, en évitant les interruptions ( coups de téléphone, visites, etc.).

 
Check-list du manager pour la préparation d’un entretien d’évaluation

Ai-je prévu le planning des entretiens ?
Ai-je diffusé l’information auprès de mes collaborateurs ?
Me suis-je assuré de la disponibilité du lieu ou se déroulera l’entretien ?
Ai-je pris en considération les objectifs de mon entreprise, de ma direction, de mon département, de mon service… ?
Ai- je examiné les objectifs de mes collaborateurs pour l’année écoulée ?
Ai-je pris des notes sur les faits saillants relatifs aux performances et aux comportements de mes collaborateurs durant l’année écoulée ?
Ai-je fait un bilan de mes engagements auprès de mon collaborateur au cours du dernier entretien ?
Ai-je préparé une première formulation des objectifs pour le prochain exercice pour tous mes collaborateurs ?
Ai- je à ma disposition le dossier complet du collaborateur (description du poste ) ?