Leurs clés pour gagner en efficacité

Ma recette pour être efficace ? Un planning rigoureux et du temps, chaque jour, pour prendre du recul. En ce début d’année, nous avons un agenda chargé.

Mohammed Benouarrek, DRH dans une multinationale
«Planning rigoureux et délégation»
«Ma recette pour être efficace ? Un planning rigoureux et du temps, chaque jour, pour prendre du recul. En ce début d’année, nous avons un agenda chargé. Evaluations, consolidation du plan de formation, plan de recrutement, benchmark des salaires… Pour faire face, il faut s’attaquer aux priorités et aux urgences, en bannissant les fausses priorités et les décisions qui traînent. Pour cela, je délègue, si nécessaire, en gardant un œil sur le bon déroulement des tâches déléguées. En tant que DRH, je peux être sollicité à tout moment. Je réserve donc toujours une heure ou deux dans la journée pour gérer les imprévus. Il faut apprendre à en tenir compte et à les programmer à son agenda.»

Mohamed Alami, entrepreneur
«Je commence par l’identification des priorités»
«Etre efficace, c’est avoir une vision claire des priorités. En tant que dirigeant de PME, j’ai constamment plusieurs chantiers en tête. Nouveaux contrats avec les fournisseurs, importation de nouveaux produits, recherche de nouveaux débouchés, suivi des comptes clients avec les commerciaux… Ma recette ? Prendre une demi-heure chaque matin, très tôt de préférence (avant d’être submergé par les collègues) et autour d’un café, pour identifier les priorités de la journée.
De même, il arrive que mes collaborateurs me sollicitent constamment pour un sujet prioritaire à leurs yeux. L’essentiel est de collecter le maximum d’informations, de les synthétiser et de définir par conséquent les principales priorités. Malheureusement, je ne délègue pas assez souvent. J’aime la perfection. C’est pourquoi je préfère faire moi-même les choses.»

Mounia El Mesri, chargée de recrutement
«S’imposer une discipline de fer»
«E-mails, téléphone, courrier, réunions, reporting quotidien… des voleurs de temps pareils peuvent inhiber votre efficacité à tout moment. Il faut savoir agir en conséquence. Quand j’effectue un travail de concentration, je coupe mon téléphone. 24 heures, c’est court pour gérer tous les problèmes. Ainsi, je liste mes priorités sur outlook ou sur mon agenda personnel. Cela permet de dégager l’essentiel du superflu. Il faut aussi s’imposer une discipline de fer et garder son sang-froid quand on a un planning chargé car, à force de se prendre la tête avec les problèmes, on sombre dans le stress négatif.» Adil M., directeur exécutif
«Faire le point tous les soirs et plusieurs fois par jour»
«Le meilleur moyen d’être efficace au démarrage de la journée est de faire le point avant de quitter le bureau, la veille. Qu’est-ce qui doit être fait, à quel moment, par qui ? Je mets cela noir sur blanc en veillant à ce que ma liste des tâches soit bien visible. Une astuce très simple : ranger son bureau et dépouiller son courrier à la fin d’une journée de travail. Basique mais l’efficacité est prouvée. Vous commencez votre journée en étant immédiatement opérationnel. Par ailleurs, il faut savoir se ménager des plages, en cours de journée, pour faire le point et réaménager sa liste des tâches. On peut ainsi mesurer le degré de réalisation des objectifs quotidiens. Enfin, à moins d’une urgence, je coupe l’écoute quand je traite un dossier. Une “pause” de cinq minutes se transforme vite en arrêt d’une demi-heure, si l’on n’y prend pas garde.»