Les vastes bureaux ne sont plus d’actualité

A cause de la cherté du foncier, les entreprises sont dans une logique d’optimisation des espaces de travail.
L’open space répond aux enjeux de réactivité et du travail en équipe.
Il peut contribuer à 
l’augmentation du stress pour les employés qui ont besoin d’intimité ou de calme.

Plus de convivialité entre les équipes,meilleure circulation de l’information, suppression des barrières hiérarchiques, mais aussi parce qu’il permet d’économiser des mètres carrés, l’open space et les bureaux partagés gagnent du terrain.Mais il n’y a pas que des avantages. Explications avec Regis Monot, directeur commercial chez Steelcase Maroc, société spécialisée dans l’aménagement d’espace de travail.

Quelle est la tendance en matière d’aménagement d’espace de travail ?
On observe aujourd’hui une mutation des espaces traditionnels dits cloisonnés vers des espaces de travail plus ouverts. Cela implique le partage des bureaux, d’espaces, d’équipements et d’espaces collaboratifs. Aujourd’hui, la réflexion des entreprises ne s’articule pas uniquement sur la stratégie, l’organisation de travail et la gestion des ressources humaines et du système d’informationmais aussi sur l’aménagement des espaces de travail. Ces entreprises veulent se faire accompagner pour mieux comprendre le mode d’organisation et le type d’aménagement qu’il leur faut.

Par quoi peut-on expliquer cette tendance ?
Actuellement, les entreprises sont dans une logique d’optimisation des espaces de travail. Le coût du foncier est assez élevé et l’on se rend compte que les vastes bureaux ne sont plus d’actualité. Autre facteur important, les entreprises sont aussi soucieuses du bien-vivre au bureau et ce, dans une optique de fidélisation de leurs ressources humaines.Des études ont montré qu’un cadre de travail agréable est un bon moyen pour retenir les collaborateurs. Enfin, les entreprises sont dans une dynamique de changement. Le mode et l’organisation du travail changent.Par conséquent, elles s’interrogent Pour revenir à la question, je dirais que oui puisque, comme je l’ai souligné précédemment, les entreprises sont dans une logique d’optimisation des postes de travail. On le voit bien dans les centres d’appel ou encore les SSII. Si la tendance est à l’open space c’est parce qu’il répond aux enjeux de réactivité et du travail en équipe.

Mais le concept a évolué, tout de même, depuis…
Oui. On est revenu à des tailles plus humaines, c’est-à dire des espaces de dimension plus réduite. En quelque sorte, on a de mini open spaces dans un grand open space.On recherche l’équilibre entre les espaces privatifs et les espaces collaboratifs ou partagés. On va aussi vers plus d’ergonomie des postes de travail avec du mobilier plus agréable, plus flexible… Dans certaines entreprises, par exemple,des espaces complémentaires, comme des petits box pour les réunions formelles ou informelles ou encore les rendez-vous individuels. En somme, il faut penser aux bonnes conditions matérielles : rangements pour le bureau, bonne climatisation, lumière appropriée, et des règles de vie en commun. On observe également une tendance vers les postes de travail complètement anonymes, dépersonnalisés.Dans ces cas de figure, les salariés peuvent se mettre dans n’importe quel poste pour travailler. Pour le moment, ce n’est pas encore le cas pour une majorité d’entreprises au Maroc.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un open space ?
Les avantages sont nombreux : plus de convivialité entre les équipes,meilleure circulation de l’information, suppression des barrières hiérarchiques…. L’open space séduit également pour des raisons économiques car il permet d’installer davantage de personnel dans moins de mètres carrés comme je l’ai souligné. En revanche, il y a moins d’intimité. L’aménagement en open space peut être un changement difficile à faire accepter par les salariés. C’est un facteur supplémentaire de stress pour les employés qui ont besoin d’intimité ou de calme. En effet, le niveau sonore et l’agitation restent des inconvénients majeurs.Le fait d’être dérangé par les collègues, le manque de confort ou d’espace sont autant de facteurs négatifs dans un open space. En général, ce type d’agencement nécessite certaines précautions pour éviter le fiasco : il faut imposer un minimum de discipline et de respect.

Comme vous venez de le souligner, ces espaces ouverts sont souvent exposés au bruit et il est parfois difficile de se concentrer. Comment faire pour y remédier ?
En effet, ces espaces restent sensibles aux bruits.Aujourd’hui, il existe ce qu’on appelle les pièges à son ou encore des masques. Ce sont des dispositifs qui permettent d’atténuer les niveaux de son les plus élevés. Il y a aussi des solutions comme les moquettes et les faux plafonds qui permettent d’assurer une meilleure insonorisation. De même, les écrans et autres panneaux acoustiques absorbent le bruit. Il existe aussi des «cloisonnettes » en mousse recouvertes de tissu qui capturent les bruits. Les bureaux partagés requièrent également un certain savoir-vivre.Ceux qui veulent converser doivent se rendre dans une salle prévue à cet effet.

Des espaces fermés sont donc toujours nécessaires ?
Oui. Ils sont indispensables pour accueillir les réunions d’équipes, les longs coups de fil , les tâches exigeant une forte concentration…Attention au confort de ces box.On doit penser à leur climatisation, leur ventilation…

Y a-t-il un nombre maximum pour un open space?
Il n’y a pas de limites. Le plus important est de bien segmenter l’espace partagé pour le rendre plus agréable.