Les technologies de l’information pour rajeunir la communication interne

Internet, intranet, e-mail, messagerie instantanée, SMS, affichage dynamique…
sont les nouveaux outils de communication interne.
Pour une utilisation optimale, il faut lutter contre l’analphabétisme numérique.
Deux aspects à  surveiller : la confidentialité et la protection des données
vis-à -vis de l’extérieur.

C’est une tendance lourde. L’ère de la communication orale, du tableau d’affichage et de la lettre d’information distribuée avec le bulletin de paie à  chaque fin de mois est révolue. Aujourd’hui, grâce à  la généralisation de l’équipement informatique et à  la démocratisation de l’accès internet, de plus en plus d’outils technologiques sont mis à  la disposition des managers pour mieux communiquer en interne avec leurs collaborateurs. Sur la place, nombreuses sont les entreprises, grandes et petites, à  avoir franchi le cap, non pas pour «faire comme les autres» ou montrer des signes extérieurs de modernité, mais pour des raisons d’efficacité. Comme pour les usages internes, l’outil est également très prisé pour les messages sortants, précisément pour la communication externe.

Comme un peu partout dans le monde, le premier signal fort de rupture au niveau des méthodes de communication était l’arrivée d’internet et de sa fonctionnalité phare : le courrier électronique. Le virage internet a entraà®né dans son sillage l’explosion du phénomène des intranets. «Comparable à  un réseau internet privé, l’intranet améliore la communication interne et apporte de nouveaux outils interactifs, favorisant le travail en groupe. Il valorise le savoir-faire et la connaissance de l’entreprise, en les partageant entre les salariés», précise Hafid Limam, consultant TIC et manager de la société MyPartnet basée au Technopark de Casablanca.

Dans le même sens, «l’affichage dynamique est en pleine expansion et prend le pas sur les panneaux d’affichage», relève Fatima Zahra Abbadi, directrice des ressources humaines et de la communication interne chez Méditel.

De larges possibilités d’extension sont offertes
Cependant, l’instauration d’un tel mode de communication ne se limite pas à  la mise à  disposition de gadgets ou d’outils high-tech. L’implication de la direction générale pour l’aboutissement des projets est une condition sine qua non qui détermine l’avenir de ce chantier. Cette condition découle de la spécificité de tels projets.
Côté utilisateur, la réussite de l’appropriation de ces différents outils passe par la lutte contre l’analphabétisme numérique des salariés et la généralisation de l’équipement informatique et du courrier électronique.

A cet égard, il est important de retenir que l’octroi des adresses e-mails au sein des entreprises ne doit pas être guidé par l’élitisme (privilégier les cadres et le top-management au détriment des autres catégories de collaborateurs), faute de quoi on risque de créer un fossé numérique avec deux classes : les info-riches (collaborateurs connectés) et les info-pauvres (collaborateurs déconnectés).
Sur un autre registre, la dynamique d’innovation du processus de communication interne n’a pas de limites. Des entreprises plus créatives telles que Microsoft ou General Electric ont poussé la logique de communication interne plus loin dans une perspective de gestion efficiente du knowledge management de l’entreprise. Ces entreprises ont déployé, en effet, des plates-formes de blogs et de podcasts en interne pour permettre à  leurs employés de s’exprimer en multimédia sur leurs projets et chantiers.

Une charte interne d’utilisation s’impose
Cette logique est certes porteuse de valeur ajoutée, mais l’utilisation d’un tel système de communication n’est pas sans risques pour l’entreprise. En effet, la fluidité de l’information en interne pose avec acuité la problématique de la confidentialité. Un employé peut facilement transférer un e-mail sur un nouveau produit ou une décision organisationnelle à  un concurrent ou aux médias.
Autrement dit, toute information annoncée en interne peut être transmise à  l’extérieur dans les secondes qui suivent – par les moyens hors contrôle de l’entreprise – texto et photo numérique prise par téléphone portable, par exemple. «Seule la mise en place en interne d’une charte relative aux informations de l’entreprise qui circulent sur support électronique peut permettre de prévenir de tels dérapages», indique Hafid Limam.

Indépendamment de la profusion des outils de communication, l’enjeu est de créer une logique de complémentarité entre les différents supports. «D’un côté, il faut enrichir les outils en développant un portail interne et de l’affichage dynamique. Et de l’autre, il faut dynamiser constamment les supports existants dits “classiques” avec une touche innovatrice. Le tout, pour mieux communiquer», conclut Mme Abbadi.