Les managers refusent les restrictions

Je suis responsable des achats au sein d’une entreprise assez importante. Depuis la crise, nous avons mis en place un plan de réduction des coûts. Nous avons décidé la réduction de certaines notes de frais, notamment les déplacements en avion, le renouvellement de voitures de fonction, etc.Ce plan concerne tout le monde.
Tous, sauf les managers qui continuent de chercher à  obtenir des exceptions.
Et c’est justement CES MANAGERS qui devraient être plus conscients que les autres de la situation. Ce qui m’agace, c’est qu’ils arrivent à  contourner les nouvelles règles à  chaque fois que je tente de les faire appliquer.
Que me conseillez-vous ?

Une simple présentation au CODIR et une note interne pour l’ensemble du personnel ne semblent pas suffisants pour véritablement informer et convaincre l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise  de votre démarche. Aussi, à vous de «marketer» votre plan de restriction en mettant le focus sur les changements et sur l’impact de ces derniers sur la profitabilité de l’entreprise et la sauvegarde de certains acquis plus importants. Cela étant, il s’agit de managers, habitués à un certain statut et qui peuvent être déstabilisés par ces nouvelles règles du jeu sans pour autant ne pas vouloir catégoriquement les suivre. C’est à vous de mieux comprendre vos clients internes, leurs attentes et les raisons réelles de ces agissements.

Obtenez l’appui de la DG

Sans l’appui et l’EXEMPLARITE de votre direction générale, vous ne pourrez rien obtenir… En effet, si, à chaque fois que vous émettez un refus sur une dépense et que la personne concernée «passe par la DG» pour outrepasser ce refus avec succès, votre démarche sera toujours vaine !
Si vous voyez également certaines incohérences dans votre plan, rectifiez rapidement le tir. Si, à chaque fois fois, vous êtes obligé d’obtempérer, l’exception deviendra la règle et il s’agira de la formaliser clairement au risque de décrédibiliser l’ensemble de votre plan.

Donnez le rythme

Tout cela dépend bien entendu du profil de votre DG, s’il sait rester ferme par vents contraires et qu’il est lui-même un modèle d’exemplarité, vous arriverez certainement à vos fins. Dans le cas contraire, assurez-vous de bien confirmer ses attentes et les moyens d’y parvenir. Lors du CODIR, donnez le rythme en communiquant les indicateurs clés de votre plan de restriction et en démontrer la pertinence. Démontrer ainsi que votre plan est LEUR plan et que sans travail d’équipe rien ne pourra être accompli ( surtout si ce plan a été élaboré sans leur «input»).
Enfin, n’oubliez pas de rester  en permanence à l’écoute de vos clients internes et – surtout si vous changez certains prestataires pour de nouveaux avec qui vous n’aviez pas l’habitude de collaborer- de vous assurer qu’ils respectent bien leurs engagements.

Soyez tenace

Vous n’arriverez pas à obtenir gain de cause du premier coup, aussi, réservez votre énergie pour un LONG parcours du combattant et soyez tenace. Pour cela il va vous falloir une sacrée dose de leadership mais aussi de diplomatie. Voici quelques principes Dale Carnegie qui pourraient vous aider : «Rendez heureux les autres en leur faisant faire ce que vous leur suggérez». En effet, motiver plutôt qu’exiger reste la meilleure voie pour convaincre ! Aussi, même si certains changements sont difficiles, démontrer avec rigueur leur importance et apporter des faits irréfutables pour étayer vos propositions. «Laissez votre interlocuteur sauver la face», personne n’aime être le vilain petit canard du groupe. Aussi, appliquez ce principe le plus souvent en vous rappelant que ce qui est important ce n’est pas de démontrer que vous aviez raison et qu’eux ont tort, ce qui est important c’est de réussir au mieux ce plan !
A vous de jouer !