Les facteurs clés de succès d’un système d’évaluation

La construction d’un système d’évaluation repose sur cinq étapes incontournables. L’instauration d’une vraie culture d’évaluation reste le véritable challenge pour toute entreprise.

Consultante au sein du cabinet Diorh
Consultante au sein du cabinet Diorh

Dans un environnement marqué par une très forte compétitivité, l’évaluation du personnel s’est imposée comme un outil primordial de management des entreprises. En effet, la performance d’une entreprise est fortement liée aux performances individuelles de ses collaborateurs et dépend de la bonne utilisation des ressources mises à sa disposition.

Ainsi, de nombreuses entreprises mettent en place des outils visant à évaluer les performances individuelles de leurs salariés. L’objectif étant double : à la fois apprécier le travail du collaborateur en mesurant l’écart entre ses compétences actuelles et les exigences du poste qu’il occupe, mais également évaluer sa performance réelle, c’est-à-dire ses réalisations concrètes, le niveau d’atteinte des objectifs qui lui ont été fixés. L’enjeu étant de pouvoir orienter les comportements et les priorités individuels en les alignant sur ceux de l’entreprise. L’évaluation du personnel joue également un rôle essentiel pour la direction des Ressources humaines, lui permettant d’alimenter une série de processus RH tels que le plan de formation, la gestion des carrières et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Toutefois, selon la manière dont les systèmes d’évaluation sont conçus puis mis en place, les résultats peuvent être en deçà des attentes et les processus qui en découlent inadaptés. Les effets négatifs peuvent alors être nombreux: salarié déçu et démotivé en l’absence d’impact des évaluations sur les décisions en termes d’évolution professionnelle, d’augmentation salariale, de prime de performance, d’accompagnement individuel (formation…), difficulté à mesurer le niveau réel des compétences disponibles et mesurer les écarts par rapport au requis, difficulté au final à atteindre les objectifs stratégiques fixés…

L’entretien individuel constitue en particulier une étape essentielle du processus d’évaluation. Cependant, il n’est pas toujours perçu comme un outil de management et d’amélioration continue des performances mais plutôt perçu comme une session de notation permettant d’avoir une prime et/ou une augmentation individuelle.

Quels sont donc les facteurs clés de succès de la mise en place d’un système d’évaluation ?

Communication sur le processus d’évaluation

Avant le démarrage du processus annuel d’évaluation, un plan de communication précis et détaillé doit être défini. Les destinataires de ce plan sont l’ensemble du personnel de l’entreprise. De plus, l’équipe en charge du projet doit s’assurer du niveau de clarté des objectifs du processus d’évaluation, de ses étapes et des différentes échéances. L’objectif principal de cette étape étant de sensibiliser les collaborateurs sur l’importance du processus (feed-back sur les zones d’amélioration, sur les opportunités d’évolution, identification des besoins individuels d’accompagnement, de formation…) et les rassurer sur sa transparence et la recherche maximale d’objectivité.

Préparation et formation des managers

Le succès du processus d’évaluation dépend d’une bonne préparation des managers qui y participeront. Cela implique d’expliquer à ces derniers l’importance du processus d’évaluation pour l’entreprise et en particulier pour le développement de leurs collaborateurs, d’expliquer comment le processus fonctionne et enfin de les former à donner des feedback constructifs et utiles à leurs collaborateurs. Outre la bonne préparation des managers, l’enjeu est également de s’assurer de leur adhésion et objectivité.

Définition des critères à évaluer

Il est fondamental que l’évaluation de la performance soit objective et surtout fructueuse pour l’entreprise. L’une des étapes clés est donc d’établir des critères d’évaluations clairs et objectifs.

Dans le cas des critères de tenue de poste, critères plutôt qualitatifs, il est conseillé de les traduire en comportements clairs et observables faciles à évaluer sur la vie quotidienne d’un professionnel. Et cela pour chaque niveau défini. Par exemple, le critère «Orientation client» est très vague. Pour le traduire en critère clair et objectif, il est nécessaire de le transformer en un comportement spécifique, tel que «ne jamais laisser un client interne ou externe sans réponse».

Dans le cas des critères quantitatifs qui concernent souvent les niveaux d’objectifs à atteindre, l’utilisation d’indicateurs de performance clés prédéfinis et essentiels à la fonction des tâches du collaborateur est recommandée. L’implication du collaborateur dans la prédéfinition de ces indicateurs de performance est cruciale pour son acceptation, son adhésion et son engagement. Quelques exemples d’indicateurs de performance clés sont la productivité, le chiffre d’affaires ou le volume de transactions conclues. De plus, les objectifs définis doivent être alignés aux objectifs stratégiques de l’entreprise, puisque le but est l’atteinte de la performance collective. Ils sont donc une déclinaison des objectifs stratégiques.

Selon la nature et la taille de l’entreprise, il est éventuellement nécessaire d’envisager des collèges différents, c’est-à dire des catégories de salariés regroupés par périmètre et/ou niveau de responsabilité, etc. Les critères d’évaluation, et donc les grilles d’évaluation, différeront selon les collèges.

Follow-up

L’évaluation ne doit pas être un processus isolé qui se limite à une évaluation de routine stricte. Elle devrait aider les salariés à s’autoévaluer et à leur proposer de meilleures solutions pour leur développement professionnel. Pour cela, les résultats de l’évaluation doivent être pris en compte lors de la définition des autres processus RH, à savoir notamment :

Les plans de formation pour améliorer les compétences individuelles des collaborateurs.

Les plans de carrières pour motiver et fidéliser le personnel. 

La gestion de la rémunération fixe et variable (primes/ bonus annuel) pour la reconnaissance des efforts fournis par les collaborateurs.

Mise en place d’une entité ou d’un comité spécifique

En complément des facteurs clés de succès cités ci-dessus, la mise en place d’une entité ou d’un comité spécifique en charge de l’évaluation du processus dans sa globalité permet de réduire au maximum les injustices et la subjectivité des résultats. En effet, tous les managers n’évaluent pas de la même manière et certaines pratiques dans les évaluations peuvent fausser l’exercice (par exemple, la tendance des managers à évaluer leurs collaborateurs de manière égale afin d’éviter d’éventuels conflits, ou la tendance à reconduire les évaluations antérieures…). De plus, certains évaluateurs sont plus exigeants que d’autres. La mise en place d’une entité ou d’un comité spécifique permet alors d’effectuer un étalonnage et contrôle de cohérence globale, de corriger les incohérences détectées et de revenir vers l’évaluateur en cas de besoin.

Le système d’évaluation du personnel reste un outil vital pour toute entreprise qui se veut compétitive et concurrentielle ; toutefois, des points de vigilance sont à prendre en compte lors de sa mise en œuvre pour garantir son bon fonctionnement. L’instauration d’une vraie culture d’évaluation reste ainsi un vrai challenge pour les entreprises marocaines d’aujourd’hui.