Les étapes à  suivre pour mieux gérer un projet

Un projet, quel qu’il soit, requiert de plus en plus une démarche organisée et réfléchie pour être géré comme il se doit. Fixation des étapes, coaching des équipes, communication autour du projet, analyse des risques… Les étapes clés.

Prendre en charge le lancement d’un produit ou un service, créer une entreprise, conduire une restructuration, mettre en place une nouvelle organisation, organiser un événement… Gérer un projet, quel qu’il soit, requiert de plus en plus une démarche organisée et réfléchie. Comment l’entamer ? Comment formaliser les étapes clés ? Qui doit mener le projet ? Quelle équipe sera chargée du projet ? Quels délais se fixer ? Quels sont les budgets à mettre en place ? Autant de questions à se poser avant de s’aventurer. Voici quelques pistes à suivre dans ce dossier.

Identifier les étapes clés et établir les budgets

«La première étape à réaliser est celle de dresser la liste des tâches à réaliser. C’est cette étape qui est la plus délicate, car elle pose les fondations du projet. Si l’on oublie une tâche à ce moment-là, le projet sera faussé, et sa gestion le sera donc aussi», souligne Youssef Jermoumi, DG du cabinet IP Expert. Comme il l’explique, pour certains projets, notamment pour le compte de clients, il est important d’établir un cahier des charges pour éviter tout quiproquo par la suite. «Trop souvent, il arrive qu’on identifie de nouveaux périmètres pendant la réalisation du projet. Les consigner dans le cahier des charges évite justement de ne pas tomber dans des divergences», explique- t-il.
Il va sans dire qu’il est primordial pour le démarrage d’un projet de fixer, dès le départ, les budgets alloués à chaque démarche . Outre le budget, ces paramètres se scindent en plusieurs étapes : celles touchant aux objectifs du projet, à son développement et enfin à sa finalisation.

Quantifier les paramètres-projets

Les objectifs doivent toujours être clairement énoncés, sans quoi il est parfois impossible de déterminer quand il se termine complètement. Il va de soi que les objectifs doivent être quasi définitifs, sauf à être divisés en objectifs à court, moyen et long terme, et donc en phases de projet.
La feuille de route doit être par ailleurs constamment mise à jour : tâches accomplies et restant à accomplir ; temps, machines et nombre de développeurs alloués à chaque tâche…

Sélectionner les personnes impliquées

Très souvent, un projet demande l’implication de nombreuses personnes. Qui doit mener le projet ? Quelles sont les tâches assignées à chaque personne ? C’est pourquoi le travail en synergie est plus qu’important. Le manager ne peut plus tout faire lui-même ! La délégation est un formidable outil de motivation car tout collaborateur cherche à être responsabilisé réellement. C’est aussi un outil de promotion pour les deux parties : le manager qui a su développer de nouvelles compétences au sein de son équipe et le collaborateur qui, par sa montée en compétences, mérite d’occuper une fonction plus importante.
«Nous constatons bien souvent un réel déficit dans la qualité de l’animation des équipes dans l’un ou l’autre des deux niveaux. Soit au niveau du pilotage individuel comme par exemple dans la qualité des objectifs fixés, des délégations mises en place…, soit au niveau collectif, c’est-à-dire la capacité du manager à mettre en place des processus qui incitent les membres de son équipe à développer des relations positives, de collaboration…», note Zakaria Fahim, DG du cabinet BDO. C’est pourquoi un mauvais encadrement finit toujours par créer un climat malsain au sein d’une équipe.

Etablir un calendrier

Un projet, c’est aussi un calendrier à gérer. L’idée est de ne pas se stresser à cause d’un planning trop serré. L’évaluation des délais étant délicate, il faut savoir prévoir des marges de sécurité afin de ne pas mettre en péril la date de clôture du projet.
«Il s’agit également de corriger le tir, ensuite accepter l’incertitude et le fait qu’il y a plusieurs routes possibles pour arriver à un même port. Il est bien possible d’atteindre ses objectifs sans se sentir harcelé ou brimé si toutefois on est arrivé, avec tous les intervenants à bien les définir», souligne, pour sa part, Emmanuelle Boleau, DG du portail SeleKtimmo.com
De même qu’il est important de se renseigner sur les étapes déjà finalisées, les étapes en cours de réalisation : de ce fait, un gain de temps peut être généré en réadaptant le rétro-planning d’un projet proche de celui mené au départ.

Gérer les risques potentiels

Délais repoussés, dépassement de budget, conflits relationnels…, les risques potentiels sont nombreux lors d’un projet. Pour limiter leur impact et éviter le pire, le chef de projet doit faire preuve de grandes capacités managériales.
Si le projet présente des signes de dérapage, il est possible d’anticiper en établissant une grille d’analyse des risques. On y dresse la liste des risques recensés (matériels, juridiques, humains, techniques…), leur probabilité d’apparition ainsi que leurs conséquences. On peut ainsi repérer les risques potentiels : opérer un reporting plus fréquent, prévoir une solution alternative, comptabiliser un budget de secours… Autre élément important, la flexibilité dans la gestion du projet. Et donc savoir intervenir quand il le faut pour ne pas rater le coche.

Communiquer sur le projet

La politique de communication à l’intérieur du projet doit être soigneusement établie. Chacun des acteurs doit recevoir en temps et en heure les informations nécessaires à sa bonne contribution. Elles peuvent êtres assez différentes selon les cas et regroupent des données techniques mais aussi des éléments sur le niveau d’avancement global du projet et sur ce qui se passe au sein des autres équipes pouvant avoir un impact. Cette communication permet notamment de maintenir la dynamique collective.

Finaliser le projet et remercier les participants

«Tout projet a forcément une fin sinon votre projet devient une tâche permanente dont vous ne voyez pas le bout et la frustration de ne rien achever peut rapidement être là», souligne Emmanuelle Boleau. Enfin, il faut savoir remercier l’équipe impliquée dans le projet. Cette étape est essentielle car elle motive tous les acteurs et permet de relancer d’autres projets dans un esprit positif.