Les conf’call, réunions de nouvelle génération

J’ai de plus en plus de clients et collègues qui proposent d’organiser des conf’call à  la place de réunions. Mais j’ai souvent la sensation de ne pas suivre correctement les «règles de conduite» en la matière. Je voudrais donc maîtriser cette nouvelle méthode de communication.

Que me conseillez-vous ?

Les conf’call se sont multipliées ces dernières années en même temps que les coupes budgétaires et la mondialisation. Elles permettent en effet de réunir très facilement plusieurs personnes situées à divers endroits géographiques et réduisent donc les coûts ainsi que le temps perdu en déplacements.  Vous le voyez les conf’call présentent de nombreux avantages, à condition d’en respecter quelques règles simples…

Pourquoi une conf’call ?

Pour résoudre des détails assez SIMPLES d’un dossier ou projet. En effet, inutile d’envisager une conf’call pour dénouer un dossier sensible impliquant de nombreuses personnes. Aussi, réservez les
conf ‘call pour faire le point sur un plan d’action impliquant pas plus de 5 à 7 personnes (et ce pour faciliter et permettre les échanges avec tous les participants). Une autre occasion peut-être de communiquer une information nécessitant plus qu’un email mais rendant très difficile de réunir par exemple 200 commerciaux disséminés à travers tout le pays.
 Avant toute chose, vérifiez les détails techniques avec précision, et surtout si vous en êtes l’organisateur. Un agenda doit être fixé et envoyé aux participants (en même temps que le numéro à appeler ainsi que le code d’accès), ce qui permet à chacun de se préparer et d’arriver avec un maximum de solutions, et non de questions ! La conf call nécessite beaucoup de concentration. Aussi, pensez à vous isoler dans un endroit calme afin de préserver la confidentialité des échanges mais aussi d’être en mode écoute optimal !

Règles de conf’call

Si la ponctualité est un problème lors d’une réunion normale, elle l’est d’autant plus lors d’une conf’ call car il est d’usage d’attendre que tous les participants se connectent pour la démarrer ; aussi, organisez-vous de manière à rejoindre la conf’ call au max à la minute près ou, mieux, quelques minutes avant. Il est d’usage d’abord de s’annoncer dès que nous rejoignons la conf’ call, et ce, afin de permettre aux autres participants de savoir que vous êtes là.
N’interrompez pas votre interlocuteur et pensez lorsque vous émettez une suggestion à terminer votre phrase par  : «Qu’en pensez-vous ?, Etes-vous d’accord ?» et ce, pour vous assurer que vous avez la validation de chaque participant (vous n’avez que la voix pour vous en assurer à contrario d’une réunion physique ou vous pourriez noter un rejet sur le visage de certains !).
Egalement, restez DANS le sujet et soyez bref : une personne qui se met à aborder des sujets imprévus éloigne les participants de l’objectif fixé, et pour être franc «agace», alors soyez bref et précis dans vos interventions (ce qui signifie que vous aurez préparé votre argumentation au préalable)
Enfin n’oubliez pas de vous rapprocher le plus possible de votre haut-parleur car une conf’ call, dont nous entendons à peine certaines interventions, est vraiment épuisante pour tout le monde ! Une conf’ call nécessite de la concentration, or nous avons naturellement tendance à «décrocher» au bout d’environ 20 mn, alors évitez de checker vos emails ou de parcourir un dossier pendant ce temps car vous risqueriez de manquer des moments importants.  Pour garder notre concentration, une bonne méthode consiste à prendre note des décisions prises et pas seulement de celles qui vous concernent. Cela vous permettra d’avoir un  compte-rendu «dans la foulée» pendant que vos idées sont bien claires dans votre esprit. Puis de planifier dans votre agenda les tâches qui vous incombent. Pensez également à donner de la vie à vos messages, car, rappelez-vous que si vous pouvez décrocher vos interlocuteurs le peuvent aussi. Alors, jouez sur l’intonation de votre voix, l’articulation et la passion que vous communiquerez…

A vous de jouer !