Les clés d’une réunion réussie

Les réunions sont souvent déstructurées, sans inspiration
et improductives.
Définir les objectifs, assurer la logistique, l’animation…,
des facteurs indispensables pour en retirer une plus-value.
L’animateur doit être ferme sur le timing et le respect de l’ordre du jour.

«Il est en réunion». Une petite phrase que l’on l’entend à  longueur de journée dès que l’on cherche à  joindre quelqu’un, patron ou simple cadre, au téléphone. Parfois, on donne cette instruction au standard ou à  la secrétaire simplement pour éviter les appels non essentiels. Mais il arrive souvent que la personne soit vraiment en réunion. Maladie chronique, la réunionite sévit en effet dans de nombreuses entreprises, au Maroc comme ailleurs.

Une étude américaine sur la productivité des réunions a montré qu’on perdait huit semaines sur l’année en réunions inutiles ou improductives. Une autre étude montre que, parmi les facteurs qui posent problème, figurent en premier lieu les retards des participants. Il y a également le manque de préparation, les appels téléphoniques, qu’il s’agisse de prises d’appel pendant les réunions ou de la sonnerie du portable qu’on n’a pas voulu éteindre.

Pour beaucoup, les réunions mal conduites sont le symptôme d’un management déficient. Absence de règles, manque de respect, objectifs et priorités de la réunion mal définis, excès d’engagements, manque de décision, décisions trop hâtives ou encore l’inaptitude à  distinguer l’essentiel de l’accessoire… et c’est le fiasco total.

Et pourtant, comme le précise Ahmed Bouanane, professeur universitaire et consultant en management (il anime notamment des séminaires sur la conduite de réunions), une réunion est un acte intellectuel collectif et organisé pour peu que l’on s’en tienne à  quelques règles de conduite.

Définir les objectifs de la réunion. C’est la première règle de base. La réunion est-elle indispensable ? Comme dit un proverbe chinois : «Quand on est pressé, il faut savoir faire un détour !», ce qui signifie qu’avant d’organiser une réunion, il faut réfléchir à  sa légitimité. Est-elle le bon support pour obtenir une réponse ? Si un mail, un coup de téléphone ou un rapport ne suffisent pas, une réunion peut alors être envisagée.

Il faut ensuite lister par écrit le thème et les objectifs à  atteindre : concertation, décision, résolution de problèmes… Pour Laurent Boleau, directeur commercial chez Steelcase Maroc : «Je mets tout dans un pense-bête. Cela me permet en fin de semaine de trier entre les éléments indispensables et le superflu».

Par souci de rentabilité ou de gain de temps, certains pensent que des chiffres, des statistiques et des tableaux suffisent au bon déroulement d’une réunion. Or, ces seules données peuvent au contraire freiner des échanges fructueux. Lorsqu’on veut bien percevoir la réalité d’une situation, il est nécessaire d’aller au-delà  des chiffres, au-delà  des apparences verbales, des comportements de façade et des attitudes sociales convenues.

Il est important, quelques jours avant la réunion, d’appeler chaque participant : cela clarifie certaines questions, lève des ambiguà¯tés, apaise des craintes… C’est la ligne de conduite de Karim El Ibrahimi, DG du cabinet RMS, qui fait des débriefings individuels en fin de semaine pour préparer la séance de travail du lundi.

Trouver un thème accrocheur. Une réunion sert aussi à  faire de la formation, surtout pour les jeunes arrivants. Dans certaines entreprises, ce sont même les nouvelles recrues qui doivent trouver des thèmes et les présenter lors de la réunion, parfois devant un comité de direction.
Certains n’hésitent pas à  rechercher des thèmes accrocheurs pour annoncer la réunion, du genre «Comment vendre la nouvelle gamme de produits» au lieu du classique «Présentation d’une nouvelle gamme». Il est bons d’indiquer quelques axes de réflexion pour donner aux participants l’envie de cogiter sur le sujet.

Rendre la réunion plus ludique et intéressante. Des bâillements à  répétition, des gribouillis sur papier, des apartés entre participants…, ces signes indiquent que la réunion est ennuyeuse. Chez Steelcase Maroc, on bannit ce genre de réunions. «Le plus souvent, on commence la séance par des notes positives, par exemple la meilleure performance d’un commercial. Cette pratique, inspirée du modèle anglo-saxon, permet de faire briller les gens, les motiver davantage. D’ailleurs, dans les entreprises nord-américaines, les applaudissements sont fréquents durant les réunions», souligne M. Boleau.

Assurer la logistique. Paperboard, rétroprojecteurs, PC portables, stylos…, rien ne doit être laissé au hasard. Chez Google, par exemple, les écrans sont partout. Sur un mur est projetée la présentation, alors qu’un autre projecteur affiche le compte-rendu en temps réel (un autre display affiche un chronomètre). Les cadres de Google croient beaucoup en la prise de notes en cours de réunion, ce qui permet, par l’affichage immédiat, d’intercepter à  la source les inconsistances et les inexactitudes, et de sortir de réunion avec une série de notes approuvée par tous.

Pour ajouter un peu de pression et maintenir les réunions centrées sur les objectifs, il y a souvent une grande horloge accrochée au mur qui décompte les minutes restantes pour achever la réunion ou un point à  l’ordre du jour.

Stopper les voleurs de temps. Apartés, sonneries du téléphone, conflits d’intérêt…, quand tout est cerné, il est plus facile de freiner les dérives. «Quand je vois des apartés qui s’engagent, je marque un grand silence. Les gens comprennent tout de suite et se concentrent de nouveau sur la réunion. Il faut toujours essayer de recadrer en douceur et ne pas brusquer les participants», souligne le directeur commercial de Steelcase Maroc.

Et de continuer : «Une manière moins abrupte d’empêcher les participants d’utiliser leur portable est de leur recommander, en début de réunion : et n’oubliez pas de rallumer vos portables à  la fin de la séance. à‡a marche à  tous les coups».

Les réunions ne se limitent pas au bureau. On en tient beaucoup à  l’extérieur, chez la clientèle, avec les administrations, ou même dans le cadre de séminaires. Quand on doit en diriger, les clés de la réussite sont identiques.

Lecture
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