Les bons gestes pour rendre vos réunions plus efficaces

Organisation.

Avant même de commencer une réunion, il est indispensable de respecter les conditions suivantes.

Chercher à sortir de la réunionnite en limitant tout d’abord le nombre de réunions (s’interroger sur les raisons de la réunion et quels autres moyens peuvent être envisagés) et ensuite en limitant le nombre de participants :
Qui doit impérativement assister à la réunion ? Et à qui puis-je déléguer ma participation ?
Il est donc conseillé d’espacer les réunions régulières, et de préférer plusieurs petites réunions à 3 ou 4 plutôt qu’une grande de 15 ou 20 personnes.

Structurer des réunions courtes et efficaces :
– choisir le moment le plus pertinent;
– définir le thème et l’objectif précis.

Etablir un programme, le canevas d’animation. (Sujet, temps alloué, ordre des intervenants et arrêter le contenu, les 3 ou 4 points clés à faire passer absolument.).
Il faut donc prévoir les objectifs, les méthodes de travail et les règles du jeu. 

Maîtriser l’organisation matérielle. Choisir un lieu accessible et une salle adaptée, charger quelqu’un de la préparation de la salle. Il est donc utile de  rédiger une lettre d’information, ensuite d’avoir une liste des participants et des chevalets pour les noms et enfin de préparer des dossiers individuels d’information si nécessaire.

Animer avec efficacité. Lors de cette phase, l’animateur doit veiller à respecter deux fonctions : impliquer et contrôler. 
Impliquer consiste à mettre en place des communications efficaces et fédératives et à favoriser la
participation de tous sans favoritisme ni dénigrement et enfin
savoir récompenser les efforts
fournis par les participants à la réunion.

Contrôler ensuite. ça consiste à vérifier les résultats et à prendre des mesures préventives et correctives pour éviter les écarts entre
les objectifs et les résultats attendus.
Comment faire alors ? L’animateur doit :
– respecter l’horaire de début malgré les retardataires ;
– finir à l’heure pour respecter l’emploi du temps des participants;
– présenter les objectifs ;
– rappeler l’ordre du jour et les règles;
– suivre le canevas ;
– faire le point régulièrement ;
– poser des questions pour éclaircir;
– faire respecter les temps ;
– conclure en résumant les points essentiels et les décisions prises.

Assurer le suivi  en rédigeant ou faire rédiger le compte-rendu tout en fixant l’échéance de diffusion, ensuite en listant  les décisions prises et les informations à communiquer et enfin en listant les actions à mener.